सहकारी समिति में सचिव का क्या काम होता है? बैठक, रिकॉर्ड, लेखा और ऑडिट की ज़िम्मेदारियाँ

उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि सोमवार की सुबह एक ही दिन में तीन चीज़ें आती हैं। रजिस्ट्रार कार्यालय का पत्र कि "पिछली बैठक का कार्यवृत्त भेजें"। एक सदस्य जो पूछ रहा है कि उसका नॉमिनी रजिस्टर में दर्ज क्यों नहीं है। और ऑडिटर की सूचना कि अगले हफ़्ते वाउचर और नकद की जाँच होगी। तीनों का जवाब किसके पास माँगा जाता है? ज़्यादातर समितियों में — सचिव के पास।

सचिव को अक्सर "समिति का सारा काम करने वाला" कह दिया जाता है, पर यह बात किसी के काम नहीं आती। असल सवाल यह है कि रोज़ के काम में सचिव के ज़िम्मे क्या-क्या आता है, कानून उसमें क्या कहता है, और कौन-सा काम किस रिकॉर्ड में दिखना चाहिए। यह लेख इसी का नक्शा है: बैठक और कार्यवृत्त, पत्राचार और रिकॉर्ड, रसीद-भुगतान और वाउचर की निगरानी, सदस्य-रिकॉर्ड, रिपोर्टें, और ऑडिट के दस्तावेज़।

📘 संक्षेप में: सचिव समिति का कार्यकारी पदाधिकारी है — बैठकें बुलाना और कार्यवृत्त लिखना, पत्राचार और रजिस्टर संभालना, वाउचर और नकद-बैंक के हिसाब पर नज़र रखना, सदस्य-रिकॉर्ड अद्यतन रखना, रिपोर्टें तैयार रखना और ऑडिट के लिए दस्तावेज़ व्यवस्थित करना। हरियाणा अधिनियम में सचिव के कर्तव्यों की सूची नहीं है — उसका सटीक दायरा उपविधि, RCS के आदेश और सेवा-नियमों से तय होता है; पर बैठक, रजिस्टर, रिकॉर्ड की अभिरक्षा और ऑडिट के बारे में कानून साफ़ बातें कहता है, जो नीचे हैं।

अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष की भूमिकाओं की एक नज़र वाली तुलना अलग लेख अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष की भूमिकाएँ में है; यहाँ सिर्फ़ सचिव के काम की गहराई है।

इस लेख में

1. कानून में सचिव कहाँ है, और क्या नहीं कहा गया
2. बैठक और कार्यवृत्त
3. पत्राचार और रिकॉर्ड
4. रसीद-भुगतान और वाउचर की निगरानी
5. सदस्य-रिकॉर्ड
6. रिपोर्टें तैयार रखना
7. ऑडिट के लिए दस्तावेज़ व्यवस्थित करना
8. PACS के सचिव: निर्धारित पोर्टल की प्रक्रिया अलग रखें
9. कैलेंडर, आम गलतियाँ, FAQ

कानून में सचिव कहाँ है — और क्या नहीं कहा गया

हरियाणा सहकारी समिति अधिनियम, 1984 की धारा 2(m) में "officer" की परिभाषा में अध्यक्ष, उपाध्यक्ष, प्रबंध निदेशक, सचिव, प्रबंधक, समिति-सदस्य, कोषाध्यक्ष और अन्य ऐसे व्यक्ति शामिल हैं जिन्हें नियमों या उपविधि से समिति के कामकाज के बारे में निर्देश देने का अधिकार है। यानी कानून की नज़र में सचिव officer है, और उसकी हर चूक एक जवाबदेह पद की चूक है।

जो कानून में नहीं मिला: अधिनियम और नियमों के जो पाठ मैंने पढ़े, उनमें सचिव के कर्तव्यों की कोई गिनी-चुनी सूची नहीं है, न कार्यवृत्त लिखने की विधि या समय-सीमा का साफ़ नियम। ये बातें उपविधि, रजिस्ट्रार/RCS के आदेश, PACS/समिति के सेवा-नियम और ऊपरी संस्था के निर्देश से आती हैं। इसलिए नीचे की चेकलिस्ट को अच्छा अभ्यास पढ़ें; जहाँ कानून की धारा दी है, वहीं उसे कानून मानें।

1. बैठक और कार्यवृत्त (Minutes)

बैठक बुलाना, उसकी तैयारी करना और उसका रिकॉर्ड रखना सचिव के सबसे ज़्यादा दिखने वाले कामों में है, और यही वह जगह है जहाँ चूक का नतीजा सबसे भारी है (धारा 26(3))।

बैठक से पहले

• ☐ बैठक का प्रकार तय करें: वार्षिक आम सभा (AGM), विशेष आम सभा, प्रबंध समिति की बैठक या उप-समिति की — सूचना और एजेंडा हर एक के लिए अलग।
• ☐ सूचना समय पर और उपविधि के अनुसार तरीक़े से (कितने दिन पहले, किस माध्यम से, यह उपविधि में देखें)।
• ☐ एजेंडा लिखित: AGM में धारा 25(3) के बिंदु शामिल हों, यानी ऑडिट रिपोर्ट, चूककर्ताओं की सूची, निधियाँ और, जब देय हो, चुनाव।
• ☐ माँग-पत्र आए (धारा 26(1)) तो उसकी तारीख़ दर्ज करें और एक माह की गिनती शुरू करें।
• ☐ AGM की पूरी तैयारी के लिए AGM की तैयारी चेकलिस्ट देखें।

बैठक के दिन और बाद में

• ☐ उपस्थिति (हस्ताक्षर सहित) और कोरम लिखें — कोरम कितना होना चाहिए, यह उपविधि बताती है।
• ☐ कार्यवृत्त बैठक के तुरंत बाद लिखें, जब बात ताज़ा हो; हर निर्णय, प्रस्तावक, समर्थक और परिणाम (सर्वसम्मति/बहुमत) के साथ।
• ☐ अगली बैठक में पिछला कार्यवृत्त पढ़कर पुष्ट करवाएँ और हस्ताक्षर लें।
• ☐ वित्तीय स्वीकृति वाले प्रस्ताव में राशि, मद और अधिकृत व्यक्ति साफ़ लिखें। (प्रस्ताव कैसे लिखें और Certified True Copy कब चाहिए: Board Resolution गाइड।)

💡 धारा 27 के कारण प्रस्ताव का शब्दांकन मायने रखता है: जो प्रस्ताव "अधिनियम/नियम/उपविधि की शक्तियों से बाहर" दिखे, उसे रजिस्ट्रार निलंबित कर सकता है। इसलिए कार्यवृत्त में सिर्फ़ "निर्णय हुआ" नहीं, किस अधिकार के तहत भी लिखें।

💡 सचिव के लिए: बैठक की सबसे बड़ी झंझट सब कुछ याद रखना है: कौन-सी बैठक कब हुई, किस नंबर की, उसमें क्या तय हुआ। SahakarLekha का Meeting Register हर बैठक — AGM, विशेष आम सभा, बोर्ड या समिति — की संख्या, तारीख़, समय, स्थान, एजेंडा, उपस्थिति, प्रस्ताव, कार्यवृत्त और स्थिति (निर्धारित/संपन्न/स्थगित/रद्द) एक ही जगह रखता है। कार्यवृत्त लिखना आपका काम रहता है; पर बाद में "फलाँ बैठक में क्या तय हुआ था" का जवाब खोजने में आधा दिन नहीं जाता।

2. पत्राचार और रिकॉर्ड

रजिस्ट्रार, ऊपरी बैंक, फेडरेशन और सदस्यों से रोज़ पत्र आते-जाते हैं। सचिव का काम सिर्फ़ जवाब देना नहीं, यह दिखाना भी है कि कौन-सा पत्र कब आया और क्या कार्रवाई हुई।

• ☐ आवक-जावक रजिस्टर: हर पत्र की तारीख़, भेजने/पाने वाला, विषय, और कार्रवाई की स्थिति।
• ☐ फ़ाइल-व्यवस्था: विभाग-पत्राचार, बैंक, ऑडिट, सदस्य, कर्मचारी, प्रस्ताव — अलग-अलग फ़ाइलें।
• ☐ अभिरक्षा-सूची (धारा 49 और नियम 36): कौन-सा रजिस्टर, बही, प्रतिभूति किसके पास है, अभिरक्षक के हस्ताक्षर; नियम के अनुसार सहकारी वर्ष की शुरुआत में बनाएँ और अभिरक्षक बदलने पर नई सूची।
• ☐ पता और पंजीकृत जानकारी: पते में बदलाव हो तो 30 दिन में रजिस्ट्रार को सूचना (धारा 119)।
• ☐ समय-सीमा वाले पत्र अलग चिह्नित करें — रजिस्ट्रार ने जो समय दिया (जैसे ऑडिट-आपत्ति का जवाब) उसकी अंतिम तारीख़ कैलेंडर में हो।
• ☐ पद-हस्तांतरण पर सुपुर्दगी: सचिव बदले तो सब रिकॉर्ड, चाबियाँ और पासवर्ड लिखित सुपुर्दगी के साथ। न करने पर धारा 117(5) में दंड का प्रावधान है।

💡 सचिव के लिए: रिकॉर्ड-कीपिंग का मतलब सिर्फ़ फ़ाइलें नहीं, "मैंने समय पर कार्रवाई की" का सबूत है। SahakarLekha का Compliance Calendar TDS, GST, आयकर, PF/ESI और ऑडिट की आने वाली सांविधिक तारीख़ें समिति की सेटिंग से निकालकर दिखाता है (अभी यह देखने के लिए है; "फ़ाइल हुआ" का ट्रैक नहीं रखता), ताकि तिथि सचिव के दिमाग़ में नहीं, पन्ने पर रहे। रजिस्ट्रार के पत्र का जवाब देने की तारीख़ का ट्रैक आपको अपनी आवक-जावक में ही रखना होगा।

3. रसीद-भुगतान और वाउचर की निगरानी

अगर कोषाध्यक्ष कोष और नकद पर नज़र रखता है, तो सचिव रोज़ के लेन-देन की प्रविष्टि और उनके कागज़ात का प्रभारी है, खासकर उन समितियों में जहाँ सचिव ही बही भी लिखता है। दोनों की भूमिकाओं के बीच साफ़ बँटवारा हो, तो गड़बड़ी की गुंजाइश घटती है। कोषाध्यक्ष के हिस्से की पूरी सूची कोषाध्यक्ष का लेखा-काम में है।

सचिव के नज़रिये से रोज़ और महीने की सूची:

• ☐ हर प्राप्ति की रसीद क्रमवार, और हर भुगतान का वाउचर आधार-दस्तावेज़ (बिल, प्रस्ताव, चालान) के साथ। (क्या-क्या संलग्न करें: वाउचर विवरण व दस्तावेज़।)
• ☐ वाउचर बनाने और मंज़ूर करने वाला अलग हों — यह एक नियम सबसे ज़्यादा काम आता है।
• ☐ भुगतान से पहले मंज़ूरी जाँचें; तय सीमा से बड़े भुगतान पर प्रबंध समिति का प्रस्ताव।
• ☐ TDS/GST जहाँ लागू हो, वाउचर में ही दर्ज करें। (TDS और 26Q, GST।)
• ☐ महीने के अंत में Cash Book, Bank Book और वाउचर-फ़ाइल का मिलान; BRS बना है या नहीं। (BRS कैसे करें।)
• ☐ बिना वाउचर या बिना मंज़ूरी की प्रविष्टि की सूची बनाकर अध्यक्ष/प्रबंध समिति को लिखित में बताएँ।

💡 सचिव/लेखाकार के लिए: हर वाउचर पर हस्ताक्षर लेने और "कौन-से वाउचर बिना मंज़ूरी रह गए" ढूँढने में सबसे ज़्यादा समय जाता है। SahakarLekha का Voucher Approval पन्ना लंबित, स्वीकृत और अस्वीकृत वाउचर अलग-अलग टैब में दिखाता है, इसलिए समीक्षक एक जगह से सब लंबित वाउचर देखकर मंज़ूर या अस्वीकार कर सकता है। वाउचर बनाने की विधि: वाउचर एंट्री गाइड।

4. सदस्य-रिकॉर्ड

सदस्य-रजिस्टर समिति का सबसे बुनियादी रिकॉर्ड है, और धारा 40 के कारण उसका कानूनी वज़न भी है: रजिस्टर में दर्ज सदस्यता की तारीख़, सदस्यता समाप्ति की तारीख़, शेयर की संख्या और कब से, और नामिती — प्रथम-दृष्टया साक्ष्य माने जाते हैं। यानी अगर रजिस्टर में कुछ दर्ज नहीं, तो विवाद में उसे साबित करना मुश्किल हो सकता है।

• ☐ सदस्य-रजिस्टर पूरा: नाम, पता, व्यवसाय, शेयर, सदस्य बनने की तारीख़, सदस्यता समाप्ति की तारीख़ (नियम 22 के कॉलम)।
• ☐ नामिती हर सदस्य का दर्ज और अद्यतन; सदस्य की मृत्यु पर शेयर-हस्तांतरण में यही काम आता है।
• ☐ शेयर रजिस्टर सदस्य-रजिस्टर से मेल खाता हो; शेयर की रकम बही के शेयर-पूँजी खाते से मिलती हो।
• ☐ नए आवेदन समय पर निपटें; सदस्यता-आवेदन की प्रक्रिया के लिए सदस्यता आवेदन गाइड।
• ☐ सदस्य छोड़े/निकाले जाएँ तो तारीख़ और कारण दर्ज; शेयर-वापसी का वाउचर।
• ☐ सदस्य-वार खाता (शेयर, जमा, ऋण, बकाया) — AGM में चूककर्ताओं की सूची (धारा 25(3)) इसी से बनती है।

हर सदस्य का हिसाब कैसे रखें, यह विस्तार से सदस्य व शेयर रजिस्टर में है, और सदस्यों के अधिकार यहाँ। डिविडेंड की सदस्य-वार सूची भी इसी रजिस्टर पर टिकी है (मेम्बर डिविडेंड गाइड)।

💡 सचिव के लिए: सदस्य-रजिस्टर काग़ज़ पर बनाना और हर बार शेयर-पूँजी बही से मिलाना महीनों का काम है। SahakarLekha में सदस्य और शेयर रजिस्टर अलग पन्नों में रहते हैं, और Form 1 सदस्य-सूची (नाम, सदस्य ID, पता, शेयर, शेयर-संख्या, जुड़ने की तारीख़, स्थिति, नामिती) PDF में निकल सकती है। हर सदस्य का अपना पन्ना (Member 360) उसका लेन-देन एक जगह दिखाता है।

5. रिपोर्टें तैयार रखना

रिपोर्ट बैठक और ऑडिट, दोनों के लिए सचिव की तैयारी का हिस्सा हैं। इतनी रिपोर्टें नियमित रूप से तैयार रखना काफ़ी है:

रिपोर्ट के साथ दो-तीन पंक्तियों का नोट रखें: पिछली बार से क्या बदला, कौन-सा अंतर अनसुलझा है, किस फ़ैसले की ज़रूरत है। रिपोर्ट पढ़ने का तरीक़ा वित्तीय रिपोर्ट कैसे पढ़ें और MIS रिपोर्ट में है।

⚠️ जो विवरणी या सूचना आप रजिस्ट्रार या किसी प्राधिकारी को देते हैं, उसमें गलत जानकारी जानबूझकर देने पर धारा 117(3) में जुर्माने का प्रावधान है। इसलिए भेजने से पहले आँकड़े बही से मिलाएँ।

💡 सचिव के लिए: बैठक से पहले रिपोर्टें जुटाने में सबसे ज़्यादा समय आँकड़े इकट्ठा करने में जाता है। SahakarLekha में Trial Balance, Receipts & Payments और Reports उसी बही से बनते हैं जो आप रोज़ भर रहे हैं, इसलिए बैठक से पहले अलग-अलग रजिस्टर जोड़ने की ज़रूरत नहीं रहती।

6. ऑडिट के लिए दस्तावेज़ व्यवस्थित करना

धारा 95(3) के अनुसार ऑडिटर को बही, काग़ज़ात, वाउचर, स्टॉक और संपत्ति तक खुली पहुँच है, और धारा 95(4) के अनुसार सचिव, प्रबंधक और हर officer ऑडिटर को माँगी गई जानकारी देगा। इसलिए ऑडिट से पहले का हफ़्ता तैयारी का नहीं, सिर्फ़ मिलान का होना चाहिए।

ऑडिट से पहले

• ☐ वाउचर-फ़ाइल महीनेवार, क्रमवार और आधार-दस्तावेज़ के साथ।
• ☐ बैंक-फ़ाइल: मासिक BRS, स्टेटमेंट, FDR रसीदें।
• ☐ सदस्य-रजिस्टर, शेयर रजिस्टर, ऋण-रजिस्टर, स्टॉक रजिस्टर अद्यतन।
• ☐ प्रस्ताव-रजिस्टर और कार्यवृत्त-पुस्तिका, हस्ताक्षर सहित।
• ☐ अभिरक्षा-सूची और पद-हस्तांतरण-पत्र।
• ☐ पिछले ऑडिट की आपत्तियों का निराकरण-पत्र।

ऑडिट के बाद

• ☐ ऑडिट रिपोर्ट (धारा 96(1)) में जो विसंगति, अप्राप्त राशि, कमी या संदिग्ध संपत्ति बताई गई, उसकी सूची बनाएँ।
• ☐ रजिस्ट्रार का निर्देश आए तो उसके दिए समय के भीतर दोष दूर करें और की गई कार्रवाई की रिपोर्ट भेजें (धारा 96(2))।
• ☐ हर आपत्ति पर: क्या हुआ, किसने, कब, किस दस्तावेज़ के साथ — लिखित में।

पूरी ऑडिट-तैयारी ऑडिट की तैयारी चेकलिस्ट में, और ऑडिट की प्रक्रिया सहकारी समिति का ऑडिट कैसे होता है में। साल-अंत की तैयारी के लिए वर्ष-अंत व FY लॉक।

💡 सचिव के लिए: ऑडिट-आपत्तियाँ अक्सर काग़ज़ों और WhatsApp में बिखर जाती हैं। SahakarLekha का Audit Register हर आपत्ति को श्रेणी (नकद, स्टॉक, ऋण, लेखा, अनुपालन) के साथ दर्ज करता है, सुधार की अंतिम तिथि रखता है और स्थिति (लंबित/निराकृत) व निराकरण की तारीख़ दिखाता है; Audit Schedules पन्ना राज्य के अनुसार ऑडिट-अनुसूचियाँ ट्रायल बैलेंस से निकालकर PDF/Excel में देता है। आपत्ति का जवाब देना और रजिस्ट्रार को भेजना आपका ही काम रहता है।

PACS के सचिव: निर्धारित पोर्टल की प्रक्रिया अलग रखें

अगर आप हरियाणा की PACS के सचिव हैं और आपकी समिति का काम निर्धारित ERP/पोर्टल (e-PACS) पर चलता है, तो इस लेख की चेकलिस्ट को उस पोर्टल की प्रक्रिया की जगह न समझें।

• रोज़ का डे-एंड, Maker–Checker, ऋण/जमा की एंट्री और विभाग को जाने वाली रिपोर्टें अपने निर्धारित पोर्टल और ऊपरी संस्था (ARCS/DCCB/HARCO बैंक) के आदेश के अनुसार ही करें।
• इस लेख का उपयोग पूरक के रूप में करें: बैठक, कार्यवृत्त, सदस्य-रिकॉर्ड, अभिरक्षा-सूची और ऑडिट-फ़ाइलें, जो पोर्टल के बाहर भी सचिव को संभालनी होती हैं।
• अगर आपकी PACS में कुछ काम निर्धारित पोर्टल पर हैं और कुछ आपकी अपनी बही में, तो दोनों का दायरा अलग लिखकर रखें, ताकि ऑडिट में दिखे कि कौन-सा रिकॉर्ड कहाँ है।
• सचिव की भर्ती, सेवा-शर्तों और प्रोन्नति के लिए अलग से PACS सेवा-नियम और e-PACS की जानकारी यहाँ देखें।

SahakarLekha पर खाता शुरू करने से पहले यह देख लें कि आपकी समिति पर कौन-सा पोर्टल या सॉफ़्टवेयर अनिवार्य है। यह तय करना आपके रजिस्ट्रार/ऊपरी संस्था के निर्देश पर है, इस लेख पर नहीं। जिन कामों के लिए निर्धारित पोर्टल है, वे उसी पर रहें।

एक साल का कैलेंडर: सचिव के लिए

एक छोटा काल्पनिक उदाहरण

(काल्पनिक: किसी वास्तविक समिति का नहीं।) मान लीजिए एक समिति ने पिछले दो साल से AGM नहीं की, क्योंकि "हर बार कोई न कोई बाधा थी"। कार्यवृत्त-पुस्तिका में आख़िरी प्रविष्टि 14 महीने पुरानी है, सदस्यों के नामिती आधे रजिस्टर में ही हैं, और ऑडिट की पुरानी आपत्तियों का कोई लिखित जवाब नहीं। एक दिन रजिस्ट्रार का पत्र आता है।

अगर सचिव हर महीने बैठक का कैलेंडर, हर तिमाही सदस्य-रजिस्टर की जाँच और ऑडिट के तुरंत बाद आपत्तियों की सूची बनाता, तो इनमें से कोई चीज़ इतनी बड़ी नहीं होती। यही इस पूरे लेख का सार है: सचिव का काम बहुत बड़ा नहीं, बहुत बिखरा है, और उसे बाँधने का तरीक़ा है एक नियमित कैलेंडर और एक जगह रिकॉर्ड।

आम गलतियाँ

1. AGM टालना। धारा 26(3) में समिति-सदस्यों की अयोग्यता और पदाधिकारी/कर्मचारी पर जुर्माने तक का रास्ता है।
2. कार्यवृत्त बाद में याद करके लिखना। निर्णय, प्रस्तावक और परिणाम अधूरे रह जाते हैं।
3. प्रस्ताव में अधिकार का आधार न लिखना। धारा 27 में निलंबन का जोखिम।
4. सदस्य-रजिस्टर और शेयर रजिस्टर का बेमेल। डिविडेंड, चुनाव और विवाद में फँसाता है।
5. नामिती दर्ज न करना। सदस्य की मृत्यु पर विवाद की सबसे आम जड़।
6. बिना वाउचर या बिना मंज़ूरी की प्रविष्टि। ऑडिट-आपत्ति की सबसे आम वजह।
7. पद-हस्तांतरण बिना सुपुर्दगी-पत्र। धारा 117(5) की ज़द में।
8. ऑडिट-आपत्ति को "ऑडिटर की बात" समझना। हर आपत्ति पर लिखित कार्रवाई करें।
9. ग़लत विवरणी भेजना। धारा 117(3) में जुर्माने का प्रावधान।
10. PACS में निर्धारित पोर्टल की प्रक्रिया की जगह अपना तरीक़ा चलाना। निर्धारित प्रक्रिया ही अंतिम है।

SahakarLekha से सचिव का काम कैसे हल्का होता है

ऊपर हर हिस्से में बताया है कि कौन-सा पन्ना कौन-सा बोझ उठाता है। एक नज़र में, और यह भी कि क्या आपका ही रहेगा:

यानी पोर्टल मिलान, रिकॉर्ड और रिपोर्ट का बोझ उठाता है, ताकि सचिव का समय निर्णय, जवाब और सदस्यों की सेवा में लगे: ढूँढने और जोड़ने में नहीं।

तीन बातें याद रखें

• 🗓️ सचिव का काम बड़ा नहीं, बिखरा है: बैठक-कार्यवृत्त, पत्राचार-रिकॉर्ड, वाउचर की निगरानी, सदस्य-रजिस्टर, रिपोर्ट और ऑडिट-फ़ाइलें, सब एक नियमित कैलेंडर में बाँधें।
• ⚖️ कानून बैठक (धारा 25, 26), रजिस्टर (धारा 40), रिकॉर्ड की अभिरक्षा (धारा 49, नियम 36) और ऑडिट (धारा 95, 96) पर साफ़ है; सचिव के कर्तव्यों की सूची उपविधि/RCS के आदेश/सेवा-नियम से आती है।
• 🧭 PACS में निर्धारित पोर्टल की प्रक्रिया अलग और अंतिम है; यह लेख उसका पूरक है, विकल्प नहीं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

सहकारी समिति में सचिव का क्या काम होता है? — बैठकें बुलाना और कार्यवृत्त लिखना, पत्राचार और रजिस्टर संभालना, वाउचर और हिसाब की निगरानी, सदस्य-रिकॉर्ड, रिपोर्टें और ऑडिट के दस्तावेज़। सटीक दायरा उपविधि, RCS के आदेश और सेवा-नियमों से तय होता है। क्या कानून में सचिव के कर्तव्य लिखे हैं? — जो हरियाणा अधिनियम 1984 और नियम 1989 का पाठ मैंने पढ़ा, उसमें सचिव के कर्तव्यों की सूची नहीं मिली। धारा 2(m) में सचिव "officer" है। सचिव और कोषाध्यक्ष में क्या फ़र्क़ है? — सचिव रोज़ के प्रशासन, रिकॉर्ड और प्रविष्टियों का कार्यकारी है; कोषाध्यक्ष कोष, नकद और बैंक की निगरानी करता है। छोटी समितियों में दोनों भूमिकाएँ एक व्यक्ति के पास हो सकती हैं। आम सभा (AGM) साल में कितनी बार होती है? — धारा 25(3) के अनुसार साल में कम-से-कम एक बार, जिसमें ऑडिट रिपोर्ट, कार्य-योजना, चूककर्ताओं की सूची, निधियाँ और, जब देय हो, चुनाव जैसे विषय आते हैं। AGM न बुलाने पर क्या होता है? — धारा 26(3) के अनुसार रजिस्ट्रार सुनवाई के बाद समिति-सदस्यों को पाँच वर्ष के लिए अयोग्य घोषित कर सकता है, और चूक पदाधिकारी या कर्मचारी की हो तो ₹10,000 तक जुर्माना लगा सकता है। कार्यवृत्त कब लिखें? — बैठक के तुरंत बाद, और अगली बैठक में पढ़कर पुष्ट करवाएँ। कानून में इसकी कोई साफ़ समय-सीमा मुझे नहीं मिली; यह उपविधि पर निर्भर है। सदस्य-रजिस्टर का कानूनी महत्त्व क्या है? — धारा 40 के अनुसार रजिस्टर में दर्ज सदस्यता की तारीख़, शेयर और नामिती प्रथम-दृष्टया साक्ष्य हैं। इसलिए उसे पूरा और अद्यतन रखना ज़रूरी है। ऑडिट में सचिव की क्या ज़िम्मेदारी है? — धारा 95(4) के अनुसार ऑडिटर को माँगी गई जानकारी देना, वाउचर और रिकॉर्ड तक पहुँच देना, और ऑडिट रिपोर्ट के बाद रजिस्ट्रार के निर्देश पर दोष दूर कर कार्रवाई की रिपोर्ट देना (धारा 96)। पद बदलने पर सचिव को क्या सौंपना चाहिए? — सब रजिस्टर, बही, चाबियाँ, पासवर्ड और प्रतिभूतियाँ, लिखित सुपुर्दगी-पत्र के साथ; नियम 36 के अनुसार अभिरक्षक बदलने पर नई सूची बनती है। PACS के सचिव क्या करें? — रोज़ का डे-एंड, Maker–Checker और विभाग को जाने वाली रिपोर्टें अपने निर्धारित पोर्टल (e-PACS) और ऊपरी संस्था के आदेश के अनुसार ही करें; यह लेख बैठक, रिकॉर्ड और ऑडिट-फ़ाइलों के लिए पूरक है।

आख़िर में

सचिव का पद काम से ज़्यादा भरोसे का है: बैठक का सच्चा रिकॉर्ड, सदस्य का सही हक़ और ऑडिट में साफ़ फ़ाइलें। जो सचिव यह सब एक नियमित कैलेंडर में बाँध लेता है, उसके लिए रजिस्ट्रार का पत्र और ऑडिट की सूचना बोझ नहीं, एक सामान्य दिन होते हैं।

✅ अपनी पात्र सहकारी समिति का खाता SahakarLekha पर शुरू करें: रजिस्टर करें और बैठक, सदस्य, वाउचर, रिपोर्ट और ऑडिट-आपत्तियों का रिकॉर्ड एक ही जगह रखें। शुरुआत के लिए पहला वाउचर कैसे बनाएँ और सदस्य कैसे जोड़ें पढ़ें। (PACS: कृपया पहले अपने निर्धारित पोर्टल की प्रक्रिया देखें।)

आगे पढ़ें: अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष की भूमिकाएँ · प्रबंध समिति की भूमिका · कोषाध्यक्ष का लेखा-काम · AGM की तैयारी · ऑडिट की तैयारी

📌 यह लेख सामान्य जानकारी के लिए है। किसी विशेष मामले में लागू अधिनियम, नियम, अधिसूचना, उपविधि या सक्षम प्राधिकारी के निर्देश को प्राथमिकता दी जानी चाहिए। PACS अपने निर्धारित पोर्टल और ऊपरी संस्था के निर्देशों का पालन करें।

स्रोत

• The Haryana Co-operative Societies Act, 1984 (Haryana Act 22 of 1984, amended up to Oct 2007), सहकारिता मंत्रालय, भारत सरकार पर PDF: धाराएँ 2(m), 25(3), 26, 27, 40, 49, 50, 51, 95, 96, 117, 119। पाठ डाउनलोड कर सीधे पढ़ा, 2 अक्टूबर 2026।
• The Haryana Co-operative Societies Rules, 1989: नियम 22, 23, 36, 79 (Indian Kanoon पर पुनर्प्रकाशित पाठ): सदस्य-रजिस्टर के कॉलम (नियम 22), बैठक बुलाने वाला अधिकारी (नियम 23), रिकॉर्ड की सूची (नियम 36), बैलेंस शीट की 3 माह की सीमा (नियम 79)। 2 अक्टूबर 2026 को देखा; यह तृतीय-पक्ष प्रति है, आधिकारिक India Code PDF से मिलान बाक़ी।
• हरियाणा सहकारिता विभाग: राज्य अधिनियम व नियम: अधिनियम/नियम के आधिकारिक स्रोत-पृष्ठ की पहचान के लिए।

📘 पद्धति नोट: उदाहरण काल्पनिक हैं। वैधानिक प्रावधान ऊपर की सूची के पाठ से हैं; जहाँ पाठ में सीधा प्रावधान नहीं मिला (सचिव के कर्तव्यों की सूची, कार्यवृत्त की विधि/समय-सीमा, कोरम), वहाँ लेख में साफ़ लिखा है। नियम 22/23/36 के विवरण तृतीय-पक्ष प्रति पर आधारित हैं। अधिनियम 2007 तक संशोधित पाठ है; बाद की किसी अधिसूचना को प्राथमिकता दें। SahakarLekha के फ़ीचर-विवरण पोर्टल के वर्तमान पन्नों (Meeting Register, Compliance Calendar, Voucher Approval, Members/Share/Nominee Register, Form 1 सदस्य-सूची, Audit Register, Audit Schedules, Reports) पर आधारित हैं।

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