समिति के पदाधिकारी: अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष

प्रबंध समिति के भीतर कुछ ख़ास ज़िम्मेदारियाँ कुछ लोगों को दी जाती हैं — यही पदाधिकारी हैं: अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष। हर एक की भूमिका अलग है, और तीनों मिलकर समिति को सुचारु व पारदर्शी ढंग से चलाते हैं। यह लेख इन तीनों की भूमिकाएँ, ज़िम्मेदारियाँ, जवाबदेही व आपसी संतुलन आसान भाषा में समझाता है — ताकि नए पदाधिकारी व सदस्य दोनों जानें कि कौन क्या करता है।

⚠️ जानकारी 18 अक्टूबर 2026 तक जाँची गई। यह लेख ज़्यादातर अच्छी प्रथा बताता है, जो हर राज्य में लगभग एक जैसी है। जहाँ क़ानून का हवाला है, वह हरियाणा सहकारी समिति अधिनियम 1984 (2013 के संशोधन सहित) से मिलाया गया है — नीचे "स्रोत" देखें। दूसरे राज्यों में अपना अधिनियम और अपनी समिति की उपविधि देखें।

पदाधिकारी और प्रबंध समिति — फर्क

पहले एक बुनियादी बात साफ़ कर लें: प्रबंध समिति सदस्यों द्वारा चुने गए सभी निदेशकों का समूह है, जबकि पदाधिकारी उसी समिति के भीतर से चुने गए वे कुछ लोग हैं जिन्हें विशेष ज़िम्मेदारियाँ दी जाती हैं (अध्यक्ष, सचिव, कोषाध्यक्ष)। यानी हर पदाधिकारी प्रबंध समिति का सदस्य होता है, पर हर समिति-सदस्य पदाधिकारी नहीं होता। (देखें: प्रबंध समिति की भूमिका।)

अध्यक्ष (Chairman / President)

• बैठकों की अध्यक्षता करते हैं और चर्चा को व्यवस्थित रखते हैं।
• समिति का प्रतिनिधित्व बाहर (बैंक, विभाग, फेडरेशन) करते हैं।
• निर्णयों में मार्गदर्शन देते हैं; मत बराबर होने पर निर्णायक मत।
• वे "बॉस" नहीं — सामूहिक निर्णय के नेतृत्वकर्ता हैं। सहकारिता में नेतृत्व का अर्थ आदेश देना नहीं, बल्कि सबको साथ लेकर चलना है — यही सहकारी मूल्यों की भावना है।

अध्यक्ष का काम आदेश देना नहीं, बल्कि बैठक को इस तरह चलाना है कि हर सदस्य की बात सुनी जाए और निर्णय लोकतांत्रिक ढंग से हों। एक अच्छा अध्यक्ष निष्पक्ष रहता है, एजेंडा के अनुसार बैठक आगे बढ़ाता है, और यह सुनिश्चित करता है कि निर्णय बहुमत से लिए जाएँ, न कि किसी एक की मनमानी से। बाहरी संस्थाओं (बैंक, सहकारी विभाग, फेडरेशन) के सामने वह समिति का चेहरा होता है, इसलिए उसका आचरण समिति की साख से जुड़ा होता है।

अध्यक्ष के मुख्य कार्य — एक सूची

• बैठकों की अध्यक्षता व एजेंडा-अनुसार व्यवस्थित संचालन।
• मत बराबर होने पर निर्णायक (casting) मत देना — हरियाणा अधिनियम की धारा 20 का परंतुक (a) कहता है कि वोट बराबर होने पर chairman के पास दूसरा या निर्णायक वोट होगा।
• बाहरी संस्थाओं (बैंक, विभाग, फेडरेशन) के समक्ष समिति का प्रतिनिधित्व।
• यह देखना कि निर्णय लोकतांत्रिक व नियम-सम्मत हों।
• (कई समितियों में) बड़े दस्तावेज़/भुगतानों पर सह-हस्ताक्षर।

सचिव (Secretary)

अक्सर समिति का कार्यकारी (executive) — रोज़ का असली काम यहीं होता है:

• रिकॉर्ड व कार्यवृत्त (minutes), पत्र-व्यवहार, फ़ाइलिंग।
• रोज़मर्रा का प्रशासन — सदस्यता, वाउचर, रिपोर्ट, अनुपालन (GST/TDS/ऑडिट) का समन्वय।
• बैठकें बुलाना, एजेंडा तैयार करना, निर्णयों पर अमल।

सचिव के मुख्य कार्य — एक सूची

• सदस्यता-रिकॉर्ड, शेयर व सदस्य रजिस्टर हमेशा अद्यतन रखना।
• रोज़ के वाउचर बनाना व सभी बहियाँ संभालना। (देखें: वाउचर एंट्री गाइड।)
• बैठकों की सूचना, एजेंडा व कार्यवृत्त तैयार करना।
• वार्षिक विवरणियाँ, ऑडिट-सहयोग व अनुपालन का समन्वय।
• रजिस्ट्रार/विभाग से पत्र-व्यवहार व निर्णयों पर अमल।

सचिव समिति की "रीढ़" होता है — बैठक बुलाने से लेकर निर्णयों पर अमल तक, और सदस्यता-रिकॉर्ड से लेकर वार्षिक अनुपालन तक, अधिकांश व्यावहारिक काम उसी के ज़िम्मे होता है। इसलिए सचिव का संगठित, समयनिष्ठ और ईमानदार होना समिति की सेहत के लिए सबसे ज़रूरी है। कई समितियों में सचिव वेतनभोगी कर्मचारी होता है, जबकि अध्यक्ष व कोषाध्यक्ष निर्वाचित सदस्य — यह व्यवस्था राज्य व उपविधि पर निर्भर करती है।

💡 ज़्यादातर सहकारी समितियों में सचिव ही SahakarLekha जैसे सॉफ्टवेयर का मुख्य उपयोगकर्ता होता है — क्योंकि हिसाब-किताब व रिपोर्ट उसी की ज़िम्मेदारी है। (उसके लेखांकन-कौशल के लिए: सहकारी लेखांकन की मूल बातें।)

कोषाध्यक्ष (Treasurer)

• समिति के कोष व नकदी की देखरेख।
• भुगतान, वसूली व बैंक लेन-देन पर नज़र; अध्यक्ष/सचिव के साथ वित्तीय जवाबदेही।
• (छोटी समितियों में यह भूमिका अक्सर सचिव के साथ जुड़ी होती है।)

कोषाध्यक्ष का मुख्य काम यह सुनिश्चित करना है कि समिति का पैसा सुरक्षित रहे और हर लेन-देन का हिसाब हो। वह नकद-शेष की नियमित जाँच करता है, बड़े भुगतानों को मंज़ूरी देता है, और बैंक-मिलान पर नज़र रखता है। जहाँ अलग कोषाध्यक्ष हो, वहाँ नकदी संभालने और बही लिखने का काम अलग-अलग व्यक्तियों में बँट जाता है — यही कर्तव्य-विभाजन गड़बड़ी रोकने की पहली दीवार है। (नकद-नियंत्रण: नकद संभाल व सत्यापन।)

🧾 कोषाध्यक्ष के रोज़-रोज़ के हिसाब-किताब — नकद गिनती, BRS, वाउचर जाँच, रिपोर्ट और ऑडिट-रिकॉर्ड — की पूरी चेकलिस्ट के लिए पढ़ें कोषाध्यक्ष का लेखा-काम: नकद, बैंक, वाउचर और रिपोर्ट की चेकलिस्ट।

कोषाध्यक्ष के मुख्य कार्य — एक सूची

• नकद-शेष की नियमित (रोज़ या साप्ताहिक) जाँच व भौतिक गिनती।
• बड़े भुगतानों की सह-मंज़ूरी व निगरानी।
• बैंक लेन-देन व मासिक बैंक-मिलान (BRS) पर नज़र।
• वित्तीय रिपोर्ट समय-समय पर प्रबंध समिति के सामने रखना।
• अध्यक्ष व सचिव के साथ मिलकर समिति की वित्तीय जवाबदेही।

⚠️ ध्यान दें: पदाधिकारी कैसे चुने जाते हैं और उनकी सटीक शक्तियाँ राज्य अधिनियम व उपविधि तय करती हैं। इसलिए इस लेख में दी भूमिकाएँ सामान्य ढाँचा हैं; आपकी समिति में कुछ विवरण उपविधि के अनुसार अलग हो सकते हैं। (देखें: उपविधि क्या हैं।)

छोटी बनाम बड़ी समिति में भूमिकाएँ

छोटी समिति में अक्सर सचिव ही अधिकांश काम संभालता है, और कोषाध्यक्ष की भूमिका उसी में जुड़ जाती है — क्योंकि अलग व्यक्ति रखना संभव नहीं होता। ऐसी स्थिति में नियमित ऑडिट, आकस्मिक नकद-जाँच और अध्यक्ष की निगरानी से कर्तव्य-विभाजन की कमी पूरी की जाती है। बड़ी समिति में तीनों भूमिकाएँ अलग व्यक्तियों में बँटी होती हैं, और अक्सर वेतनभोगी कर्मचारी (जैसे सचिव/लेखाकार) भी होते हैं। जो भी ढाँचा हो, मूल सिद्धांत एक ही है — कोई एक व्यक्ति अकेले पूरी वित्तीय शक्ति न रखे।

तीनों मिलकर कैसे काम करते हैं — एक उदाहरण

मान लीजिए समिति को ₹1,00,000 का नया गोदाम-उपकरण खरीदना है (काल्पनिक उदाहरण)। तीनों की भूमिका देखें:

1. सचिव प्रस्ताव तैयार कर बैठक के एजेंडा में रखता है।
2. अध्यक्ष बैठक की अध्यक्षता करता है; प्रबंध समिति चर्चा कर बहुमत से निर्णय लेती है।
3. कोषाध्यक्ष देखता है कि पैसा उपलब्ध है और भुगतान नियमानुसार होगा।
4. भुगतान होने पर सचिव वाउचर बनाता है, और बड़ी राशि होने से अध्यक्ष/कोषाध्यक्ष मंज़ूरी देते हैं।
5. सचिव कार्यवृत्त में पूरा निर्णय दर्ज करता है।

यानी एक ही काम में तीनों की अलग-अलग भूमिका है — और यही संतुलन किसी एक की मनमानी रोकता है व पारदर्शिता देता है।

अच्छे पदाधिकारी के गुण

पद चाहे जो हो, कुछ गुण हर पदाधिकारी में ज़रूरी हैं:

• ईमानदारी व पारदर्शिता — समिति का पैसा व भरोसा दोनों की रक्षा।
• समयनिष्ठा — बैठकें, अनुपालन व रिकॉर्ड समय पर।
• बुनियादी लेखांकन-समझ — ख़ासकर सचिव व कोषाध्यक्ष के लिए।
• निष्पक्षता — निर्णय समिति-हित में, न कि निजी।
• टीम-भावना — तीनों मिलकर काम करें, टकराव नहीं।

इन गुणों वाले पदाधिकारी समिति को स्वस्थ, विवाद-रहित व ऑडिट-रेडी रखते हैं।

पदाधिकारी कैसे चुने जाते हैं

पदाधिकारी आम तौर पर प्रबंध समिति के चुने हुए सदस्यों में से चुने जाते हैं — प्रक्रिया राज्य अधिनियम, नियम व उपविधि तय करते हैं (हरियाणा में चुनाव नियम 25 और परिशिष्ट "A" से होते हैं)। हरियाणा में 2013 के संशोधन के बाद धारा 28(4) कहती है कि प्रबंध समिति, अगर रजिस्ट्रार ने पहले भंग न कर दी हो, चुनाव की तारीख़ से 5 साल तक रहेगी, और पदाधिकारियों का कार्यकाल भी समिति के कार्यकाल के साथ ख़त्म होगा। बीच में कोई जगह ख़ाली हो तो समिति का आधे से ज़्यादा कार्यकाल बचा होने पर चुनाव से, और आधे से कम बचा होने पर co-option से, उसी वर्ग के सदस्यों में से भरी जाती है। समयबद्ध व निष्पक्ष चुनाव सहकारिता के "लोकतांत्रिक नियंत्रण" सिद्धांत का हिस्सा हैं। (देखें: समिति के चुनाव।)

जवाबदेही — किसके प्रति

पदाधिकारी अंततः सदस्यों के प्रति जवाबदेह होते हैं, आम सभा के ज़रिए। इसके अलावा वे राज्य के सहकारी अधिनियम, उपविधि व रजिस्ट्रार के प्रति भी उत्तरदायी हैं। इसका मतलब — कोई भी पदाधिकारी समिति का पैसा या निर्णय अपनी मर्ज़ी से नहीं चला सकता; हर बड़ा फ़ैसला प्रबंध समिति/आम सभा से और नियम के अनुसार होना चाहिए। यही जवाबदेही समिति को भरोसे की संस्था बनाती है।

इसी जवाबदेही को निभाने का सबसे व्यावहारिक तरीका है — हर चीज़ का लिखित रिकॉर्ड। बैठक का कार्यवृत्त, हर भुगतान का वाउचर व मंज़ूरी, हर निर्णय का प्रस्ताव। जब रिकॉर्ड साफ़ हो, तो कोई भी सदस्य या ऑडिटर किसी भी फ़ैसले की जड़ तक पहुँच सकता है, और पदाधिकारियों पर बेवजह के आरोप भी नहीं लगते। यानी अच्छा रिकॉर्ड पदाधिकारियों की अपनी सुरक्षा भी है।

कर्तव्य-विभाजन क्यों ज़रूरी

तीन अलग पदाधिकारी होने का एक बड़ा कारण कर्तव्य-विभाजन (separation of duties) है — ताकि कोई एक व्यक्ति पूरी शक्ति अपने हाथ में न ले। जैसे: सचिव एंट्री करे, कोषाध्यक्ष नकदी संभाले, और बड़े भुगतान अध्यक्ष/कोषाध्यक्ष मंज़ूर करें। जब भूमिकाएँ बँटी हों, तो गड़बड़ी करना कठिन और पकड़ना आसान हो जाता है। छोटी समितियों में जहाँ भूमिकाएँ जुड़ जाती हैं, वहाँ नियमित ऑडिट व आकस्मिक जाँच से यह कमी पूरी की जाती है।

आंतरिक नियंत्रण से नाता

अच्छी व्यवस्था में एक बनाए, दूसरा मंज़ूर करे (Maker–Checker) — जैसे सचिव entry करे, अध्यक्ष/कोषाध्यक्ष बड़े भुगतान मंज़ूर करें। इससे गड़बड़ी की गुंजाइश घटती है और ऑडिट आसान रहता है। डिजिटल सिस्टम में यह Maker–Checker व्यवस्था भूमिका-आधारित पहुँच (role-based access) से और मज़बूत होती है — हर पदाधिकारी को उतनी ही पहुँच मिले जितनी उसकी भूमिका माँगती है। (देखें: डेटा सुरक्षा व भूमिका-नियंत्रण।)

आम गलतियाँ व टकराव

• सारी शक्ति एक व्यक्ति में → कर्तव्य-विभाजन का पालन करें; कोई एक अकेले सब न संभाले।
• बिना मंज़ूरी बड़े भुगतान → तय सीमा से ऊपर हमेशा दो पदाधिकारियों की सह-मंज़ूरी।
• कार्यवृत्त (minutes) न रखना → हर बैठक व निर्णय विधिवत लिखित व हस्ताक्षरित हो।
• अनुपालन टालना → ऑडिट, विवरणियाँ व AGM हमेशा समय पर करें, आख़िरी क्षण का इंतज़ार न करें।
• भूमिकाओं में भ्रम → कौन क्या करेगा, यह उपविधि से स्पष्ट रखें।
• व्यक्तिगत व समिति के पैसे में मिलावट → कभी नहीं; समिति का खाता व नकदी हमेशा अलग।
• पद बदलने पर रिकॉर्ड न सौंपना → नए पदाधिकारी को पूरा रिकॉर्ड व पासवर्ड विधिवत सौंपें।

स्पष्ट भूमिकाएँ व लिखित रिकॉर्ड ही अधिकांश आंतरिक टकराव रोकते हैं। जहाँ भूमिकाएँ धुँधली हों, वहाँ "यह मेरा काम नहीं था" जैसे टकराव आम हैं — इसलिए शुरू में ही ज़िम्मेदारियाँ लिखकर तय कर लेना सबसे अच्छा रहता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

सचिव की भूमिका क्या है? — रिकॉर्ड, कार्यवृत्त, रोज़मर्रा प्रशासन व अनुपालन — अक्सर समिति का कार्यकारी। अध्यक्ष की भूमिका क्या है? — बैठकों की अध्यक्षता, प्रतिनिधित्व व मार्गदर्शन। कोषाध्यक्ष क्या करता है? — कोष, नकदी व बैंक लेन-देन की निगरानी। क्या सचिव अकेले फ़ैसले ले सकता है? — नहीं; बड़े निर्णय प्रबंध समिति/मंज़ूरी से होते हैं। पदाधिकारी और प्रबंध समिति में फर्क? — प्रबंध समिति सभी चुने निदेशक; पदाधिकारी उनमें से विशेष ज़िम्मेदारी वाले कुछ लोग। पदाधिकारी किसके प्रति जवाबदेह? — मुख्यतः सदस्यों के प्रति (आम सभा), और अधिनियम/उपविधि/रजिस्ट्रार के प्रति। पदाधिकारी कैसे चुने जाते हैं? — प्रबंध समिति के सदस्यों में से, अधिनियम व उपविधि की प्रक्रिया अनुसार। क्या एक ही व्यक्ति सचिव व कोषाध्यक्ष हो सकता है? — छोटी समितियों में कभी-कभी, पर तब नियमित ऑडिट व जाँच और ज़रूरी। क्या सचिव वेतनभोगी होता है? — कई समितियों में हाँ (कर्मचारी), जबकि अध्यक्ष व कोषाध्यक्ष अक्सर निर्वाचित सदस्य; यह राज्य/उपविधि पर निर्भर। बड़े भुगतान कौन मंज़ूर करे? — तय सीमा से ऊपर अध्यक्ष/कोषाध्यक्ष की सह-मंज़ूरी, ताकि कोई एक अकेले न कर सके। पदाधिकारी का कार्यकाल कितना? — समिति के कार्यकाल के साथ; हरियाणा में समिति का कार्यकाल चुनाव से 5 साल है और पदाधिकारियों का कार्यकाल उसी के साथ ख़त्म होता है (धारा 28(4), 2013 का संशोधन)। वोट बराबर होने पर क्या होता है? — हरियाणा में chairman को दूसरा या निर्णायक वोट मिलता है (धारा 20)।

तीन बातें याद रखें

• 🪑 अध्यक्ष अध्यक्षता व प्रतिनिधित्व करते हैं; सचिव रोज़ का काम व रिकॉर्ड; कोषाध्यक्ष कोष।
• 🧑‍💻 सचिव आम तौर पर लेखा-सॉफ्टवेयर का मुख्य उपयोगकर्ता।
• 🔒 कर्तव्य-विभाजन व Maker–Checker से आंतरिक नियंत्रण मज़बूत रखें।

आख़िर में

अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष — तीनों की भूमिकाएँ अलग हैं, पर मक़सद एक: समिति को पारदर्शी, नियम-सम्मत व सदस्य-हितैषी ढंग से चलाना। जब हर पदाधिकारी अपनी ज़िम्मेदारी जानता हो, कर्तव्य बँटे हों, और हर निर्णय व लेन-देन का लिखित रिकॉर्ड हो — तभी समिति भरोसे की संस्था बनती है। इनकी सटीक शक्तियाँ अपने राज्य अधिनियम व उपविधि से ज़रूर मिला लें।

✅ पदाधिकारियों का काम आसान बनाइए — सहकार लेखा पर रजिस्टर करें और भूमिका-आधारित पहुँच के साथ पारदर्शी रिकॉर्ड रखें।

जुड़ी पढ़ाई: प्रबंध समिति की भूमिका · समिति के चुनाव · डेटा सुरक्षा व भूमिका-नियंत्रण

जुड़े शब्द: अध्यक्ष · सचिव · कोषाध्यक्ष · प्रबंध समिति · कर्तव्य-विभाजन

स्रोत

1. The Haryana Co-operative Societies Act, 1984 (अक्टूबर 2007 तक संशोधित) — सहकारिता मंत्रालय (PDF): धारा 20 (एक सदस्य-एक वोट; chairman का निर्णायक वोट)। 18 अक्टूबर 2026 को पढ़ा।
2. हरियाणा सहकारी समिति (संशोधन) अधिनियम, 2013 — हरियाणा राजपत्र, 10 मई 2013 (स्कैन PDF): नई धारा 28(4) (5 साल, पदाधिकारियों का कार्यकाल साथ ख़त्म, आकस्मिक रिक्ति) और धारा 2(m) ("officer" की परिभाषा में President, Chairperson, Secretary, Treasurer आदि)। 18 अक्टूबर 2026 को सभी 10 पन्ने पढ़े।
3. The Haryana Co-operative Societies Rules, 1989 — Indian Kanoon पर पुनर्प्रकाशित पाठ: नियम 25 (परिशिष्ट "A" से चुनाव)। 18 अक्टूबर 2026 को पढ़ा।

📘 पद्धति नोट: अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष की भूमिकाओं, कर्तव्य-विभाजन और रोज़मर्रा के काम का ब्योरा अच्छी प्रथा है — हर समिति की उपविधि में यह अलग लिखा हो सकता है, और इसका कोई एक क़ानूनी पाठ नहीं है। जो क़ानून से जोड़ा गया: chairman का निर्णायक वोट (धारा 20), और हरियाणा में 5 साल का कार्यकाल व पदाधिकारियों का समिति के साथ ख़त्म होने वाला कार्यकाल (2013 की धारा 28(4))। पहले लेख में कार्यकाल को "उपविधि तय करती है" कहा गया था, जबकि हरियाणा में यह अधिनियम में तय है। ₹1,00,000 वाला उदाहरण काल्पनिक है।

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