सहकारी समिति में भुगतान की मंज़ूरी और वाउचर कैसे दर्ज करें? सचिव, अध्यक्ष व कोषाध्यक्ष के लिए आसान उदाहरण

उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि एक आपूर्तिकर्ता ने ₹38,000 का बिल भेजा है और सुबह-सुबह फ़ोन पर कह रहा है, "आज ही चेक चाहिए।" सचिव ने बिल देखा। वे अध्यक्ष जी से पूछते हैं, तो जवाब आता है, "हाँ, दे दो।" कोषाध्यक्ष पूछते हैं, "वाउचर पर किसके दस्तख़त होंगे?" लेखाकार पूछते हैं, "बिल की रसीद-जाँच हुई?" और तीन महीने बाद ऑडिटर पूछता है, "इस भुगतान की मंज़ूरी किसने दी, किस आधार पर?" तब तक न "हाँ" का कोई निशान बचा है, न बिल पर किसी की जाँच का।

भुगतान समिति के पैसे का सबसे नाज़ुक मोड़ है: पैसा जाता है तो वापस आना मुश्किल। और "मंज़ूरी" अक्सर मौखिक रह जाती है, जबकि हिसाब में उसका निशान सबसे ज़रूरी है। यह लेख सचिव, अध्यक्ष, कोषाध्यक्ष और लेखाकार के लिए भुगतान की पूरी कड़ी है: जाँच, मंज़ूरी, वाउचर, भुगतान और भुगतान के बाद का रिकॉर्ड, तीन आसान उदाहरणों के साथ।

📘 संक्षेप में: हर भुगतान पाँच कदमों से गुज़रे: (1) बिल/माँग आए, (2) जाँच हो (माल मिला? दर सही? कर?), (3) तय व्यक्ति मंज़ूर करे, (4) वाउचर बने और भुगतान हो (Dr खर्च/आपूर्तिकर्ता, Cr कैश/बैंक), (5) बिल, मंज़ूरी और भुगतान का प्रमाण वाउचर के साथ रखा जाए। बनाने वाला और मंज़ूर करने वाला अलग व्यक्ति हों (Maker–Checker)। कौन कितनी राशि तक मंज़ूर करे, यह उपविधि और समिति के प्रस्ताव से तय होता है; हरियाणा अधिनियम में मुझे भुगतान की कोई मंज़ूरी-सीमा नहीं मिली। पर कुछ भुगतान रजिस्ट्रार की पूर्व मंज़ूरी माँगते हैं (जैसे ज़मीन-इमारत की ख़रीद या निर्माण, धारा 89)।

वाउचर क्या है और उसके प्रकार, इसका पूरा आधार वाउचर क्या है में है, और वाउचर भरने की विधि वाउचर एंट्री गाइड में। यह लेख उनके बीच की कड़ी है: भुगतान की मंज़ूरी का ढाँचा, और मंज़ूरी के बाद वाउचर कैसे दर्ज हो।

इस लेख में

1. भुगतान की कड़ी: कौन क्या करे
2. मंज़ूरी की सीढ़ी: कौन कितनी राशि तक
3. कानून जो भुगतान पर सीधे असर डालते हैं
4. भुगतान से पहले की जाँच
5. तीन आसान उदाहरण
6. मंज़ूरी-पर्ची का नमूना
7. भुगतान के बाद का रिकॉर्ड
8. पोर्टल में मंज़ूरी कैसे चलती है
9. आम गलतियाँ, FAQ

भुगतान की कड़ी: कौन क्या करे

छोटी समिति में कई भूमिकाएँ एक व्यक्ति के पास होती हैं, पर काम बाँटे रहने का सिद्धांत वही रहता है: जो भुगतान की तैयारी करे, वह उसे मंज़ूर न करे; जो मंज़ूर करे, वह पैसा न निकाले।

इन पदों की भूमिकाओं की तुलना अध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष की भूमिकाएँ में है, कोषाध्यक्ष के नज़रिये से कोषाध्यक्ष का लेखा-काम में, और सचिव के नज़रिये से सचिव का काम में।

एक मूल सिद्धांत: Maker–Checker, यानी बनाने वाला और जाँचने/मंज़ूर करने वाला अलग-अलग व्यक्ति। अगर वाउचर बनाने वाला ही मंज़ूर भी करता और पैसा भी निकालता है, तो एक गलती या गड़बड़ी को पकड़ने वाला कोई नहीं बचता। (विस्तार: आंतरिक नियंत्रण।)

मंज़ूरी की सीढ़ी: कौन कितनी राशि तक

"कौन कितने रुपये तक का भुगतान मंज़ूर कर सकता है?" का जवाब आपकी उपविधि और समिति के प्रस्ताव में होना चाहिए। मुझे हरियाणा अधिनियम या नियमों में ऐसी कोई तय सीमा नहीं मिली। इसलिए नीचे की सीढ़ी केवल उदाहरण है: (सीमाएँ पूरी तरह काल्पनिक हैं; अपनी समिति की सीमाएँ अपने प्रस्ताव से तय करें):

सीढ़ी के नियम, जो सीमाएँ चाहे कुछ भी हों, काम आते हैं:

• लिखित हो: सीमाएँ उपविधि या समिति के प्रस्ताव में दर्ज हों, ताकि किसी सचिव को "मौखिक आदेश" पर निर्भर न रहना पड़े।
• टुकड़े न करें: एक बड़े भुगतान को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटकर सीमा से नीचे रखना ऑडिट की नज़र में गंभीर है।
• अध्यक्ष की सीमा भी तय हो: अध्यक्ष अकेले कितना मंज़ूर कर सकता है, यह भी उपविधि/प्रस्ताव से सौंपा हुआ हो। (पूरा विषय: क्या अध्यक्ष अकेले निर्णय ले सकता है।)
• प्रस्ताव में बँधा हो: ऊपर की सीढ़ी में समिति के प्रस्ताव वाली पंक्ति के लिए कार्यवृत्त कैसे लिखें, यह बोर्ड मीटिंग की कार्यवाही में नमूने के साथ है।

कानून जो भुगतान पर सीधे असर डालते हैं

हरियाणा सहकारी समिति अधिनियम, 1984 के जो पाठ मैंने पढ़े, उनके हिसाब से:

जो कानून में नहीं मिला: भुगतान की कोई तय मंज़ूरी-सीमा, किस पदाधिकारी के कितने के हस्ताक्षर, चेक पर कितने हस्ताक्षरकर्ता, या भुगतान के लिए तय प्रपत्र। ये सब उपविधि, रजिस्ट्रार के आदेश, बैंक के निर्देश और समिति के प्रस्ताव से आते हैं। (धारा 89 में "निर्माण" और "मरम्मत" का फ़र्क़ कहाँ खिंचता है, यह मैंने पाठ से नहीं पाया; किसी बड़ी मरम्मत पर रजिस्ट्रार/ARCS से पूछ लें।)

⚠️ एक सावधानी: धारा 89 और 90 जैसे मामलों में समिति की अपनी मंज़ूरी काफ़ी नहीं; रजिस्ट्रार की पूर्व मंज़ूरी चाहिए, यानी भुगतान या काम से पहले। बाद में मंज़ूरी लेना या मंज़ूरी का ज़िक्र किए बिना भुगतान कर देना गंभीर चूक है।

भुगतान से पहले की जाँच

हर भुगतान के वाउचर से पहले ये आठ बातें देखें। जो आइटम "नहीं" हो, भुगतान रोकें:

1. बिल/चालान असली और पूरा है: आपूर्तिकर्ता का नाम, तारीख़, बिल-संख्या, मद-वार राशि।
2. माल या सेवा मिली: माल-प्राप्ति (GRN) या सेवा की पूर्ति का सबूत, और जाँच करने वाले के हस्ताक्षर। (बिना माल पाए भुगतान सबसे आम गड़बड़ी है।)
3. दर और गणित सही: बिल की दर आदेश/कोटेशन से मिलती है; जोड़ सही है।
4. कर: जहाँ लागू हो वहाँ GST का ठीक होना और TDS की कटौती। (TDS और 26Q, GST।)
5. बजट/मद: खर्च किस मद में जाएगा, और उस मद में गुंजाइश।
6. मंज़ूरी: राशि के स्तर के हिसाब से सही व्यक्ति/समिति; और जहाँ रजिस्ट्रार की पूर्व मंज़ूरी चाहिए (धारा 89, 90), वह मिल चुकी।
7. हितों का टकराव: आपूर्तिकर्ता में किसी officer का प्रत्यक्ष/परोक्ष हित तो नहीं (नियम 30)? हो तो अलग जाँच। (Board Resolution गाइड।)
8. भुगतान का तरीक़ा और शेष: नकद, चेक या ऑनलाइन; बैंक/कैश में पर्याप्त शेष; बड़ी राशि नकद में तो नहीं। (भुगतान के तरीक़े, नकद संभाल।)

तीन आसान उदाहरण

(सभी राशियाँ और नाम काल्पनिक हैं, केवल प्रक्रिया दिखाने के लिए। सीढ़ी वही है जो ऊपर काल्पनिक रूप से दी है।)

उदाहरण 1: छोटा नकद खर्च, ₹1,200 (स्टेशनरी)

एंट्री:

विवरण (narration): "स्टेशनरी, बिल सं. 212 दि. ___, मे. ___ , पेटी कैश से"। बिल वाउचर के साथ।

उदाहरण 2: आपूर्तिकर्ता को भुगतान, ₹38,000 (चेक से)

पहले माल ख़रीदने की एंट्री (जब बिल आया और माल मिला), फिर भुगतान की:

ध्यान दें: भुगतान "आपूर्तिकर्ता" खाते में Dr होता है, खर्च में नहीं, क्योंकि खर्च माल आते समय ही दर्ज हो चुका है। यही दो चरणों का फ़ायदा है: आपूर्तिकर्ता के हर बिल और हर भुगतान का हिसाब अलग दिखता है। (इसी खाते का आगे बैंक-मिलान: BRS।)

उदाहरण 3: बड़ी मरम्मत, ₹2,40,000 (समिति का प्रस्ताव)

एंट्री (काम पूरा होने और बिल आने पर):

मरम्मत "आगम (revenue) खर्च" है या "पूँजीगत (capital) खर्च", यह लेखा-नीति का प्रश्न है, जिसे अपने ऑडिटर से तय करें। वाउचर पर प्रस्ताव-संख्या और कार्यवृत्त की तारीख़ लिखें।

मंज़ूरी-पर्ची का नमूना

छोटी समितियों में एक सादी भुगतान-मंज़ूरी पर्ची वाउचर के साथ लगाना सबसे सस्ता और असरदार तरीक़ा है (काल्पनिक नमूना; आपकी समिति का प्रारूप अलग हो सकता है):

इस पर्ची की ख़ूबी यह है कि "किसने जाँचा, किसने मंज़ूर किया, किस आधार पर" का जवाब ऑडिटर को वाउचर के साथ ही मिल जाता है। (वाउचर के साथ और क्या संलग्न करें: वाउचर विवरण व दस्तावेज़।)

भुगतान के बाद का रिकॉर्ड

भुगतान हो गया, पर काम पूरा नहीं हुआ। वाउचर-फ़ाइल में ये चीज़ें एक साथ रहें:

• ☐ बिल और माल-प्राप्ति का सबूत
• ☐ मंज़ूरी-पर्ची या प्रस्ताव की प्रति (प्रस्ताव-संख्या सहित)
• ☐ वाउचर सही narration के साथ, और उस पर हस्ताक्षर
• ☐ भुगतान का प्रमाण: चेक की counterfoil/बैंक-पर्ची; नकद पर प्राप्ति-हस्ताक्षर
• ☐ चेक-रजिस्टर में चेक की तारीख़, भुगतानकर्ता, राशि, और बाद में पास होने की तारीख़
• ☐ आपूर्तिकर्ता-खाता में भुगतान चढ़ा, और महीने के अंत में आपूर्तिकर्ता के विवरण से मिला
• ☐ बैंक में चेक पास हुआ या नहीं, बैंक-मिलान (BRS) में

और भुगतान-रजिस्टर: हर भुगतान की तारीख़, किसे, कितना, कौन-सा वाउचर, किसने मंज़ूर किया। यह रजिस्टर आपको एक नज़र में बताता है कि इस महीने कितना गया और किस मंज़ूरी से।

पोर्टल में मंज़ूरी कैसे चलती है

SahakarLekha में भुगतान का वाउचर Vouchers पन्ने से बनता है। आपूर्तिकर्ता के बिल के भुगतान के लिए बिल-वार निपटान में "आपूर्तिकर्ता को भुगतान" है: आपूर्तिकर्ता चुनने पर उसके खुले बिल दिखते हैं, राशि बिलों में बाँटी जा सकती है (पुराने बिल पहले अपने-आप भी), और नकद या बैंक चुनकर वाउचर बनता है। (कदम-दर-कदम: आपूर्तिकर्ता को भुगतान कैसे करें (Help)।)

मंज़ूरी (Maker–Checker) की व्यवस्था: यह हर समिति के लिए वैकल्पिक है, और Society Setup में समिति खुद तय करती है:

इसका मतलब है कि ऊपर की मंज़ूरी-सीढ़ी का एक हिस्सा, "इस राशि से ऊपर या इस प्रकार के वाउचर की जाँच किसी दूसरे को करनी है", पोर्टल में लगाया जा सकता है।

⚠️ एक अहम सीमा: पोर्टल की यह रोक सिर्फ़ उन वाउचरों पर लगती है जो Vouchers पन्ने के सीधे प्रविष्टि-फ़ॉर्म (रसीद, भुगतान, जर्नल, कॉन्ट्रा आदि) से बनते हैं। बिल-वार निपटान ("आपूर्तिकर्ता को भुगतान" / "ग्राहक से वसूली") से बना वाउचर इस रोक में नहीं आता। इसलिए बिल-वार निपटान से किया गया भुगतान, राशि-सीमा या "भुगतान" प्रकार की मंज़ूरी चालू होने पर भी, लंबित नहीं रखा जाता। पोर्टल की अन्य प्रविष्टियों से अपने-आप बने वाउचर (खरीद, बिक्री, वेतन आदि) भी इस रोक के दायरे में नहीं हैं। अगर आपकी समिति बड़े आपूर्तिकर्ता-भुगतान बिल-वार निपटान से करती है, तो उनकी मंज़ूरी पोर्टल के बाहर, लिखित मंज़ूरी-पर्ची से, भुगतान दर्ज करने से पहले लें।

लंबित वाउचर के साथ क्या होता है:

• हिसाब में नहीं गिना जाता। जब तक मंज़ूर न हो, लंबित वाउचर का कोई लेखा-असर नहीं: वह कैश बुक, लेजर और रिपोर्टों में नहीं जुड़ता।
• मंज़ूरी Voucher Approval पन्ने से होती है, जहाँ वाउचर लंबित, स्वीकृत और अस्वीकृत टैब में दिखते हैं। अस्वीकार करते समय कारण देना होता है।
• अपना ही वाउचर मंज़ूर नहीं हो सकता: पोर्टल "स्व-अनुमोदन मना है" बताकर रोकता है, यानी वाउचर बनाने वाला और मंज़ूर करने वाला अलग उपयोगकर्ता होना ज़रूरी है।
• मंज़ूर करने की अनुमति भूमिका से तय होती है। पोर्टल की अनुमति-तालिका में मंज़ूरी की अनुमति सोसाइटी-एडमिन, सचिव, प्रबंधक, अध्यक्ष और बोर्ड-सदस्य जैसी भूमिकाओं को है; लेखाकार और कैशियर को नहीं। "कोषाध्यक्ष" पोर्टल में अलग भूमिका नहीं है; वह समिति का पद है, और उसे पोर्टल में कौन-सी भूमिका दी जाए, यह समिति तय करती है। (भूमिका देने का तरीक़ा: User Permission कैसे दें (Help)।)
• मंज़ूर होने के बाद वाउचर संपादन से लॉक हो जाता है, ताकि मंज़ूर होने के बाद उसमें चुपचाप बदलाव न हो; गलती हो तो रद्द करके नया वाउचर बनता है।
• हर मंज़ूरी का निशान (किसने, कब) बहीखाते के audit-trail में दर्ज होता है, और वित्तीय-वर्ष लॉक होने पर मंज़ूरी भी नहीं हो सकती।

तीन ईमानदार सीमाएँ (ऊपर की चेतावनी के अलावा):

1. पोर्टल आपकी उपविधि की सीमाएँ (अध्यक्ष ₹50,000 तक, समिति उससे ऊपर) खुद नहीं जानता। वह सिर्फ़ वही लागू करता है जो आप Society Setup में राशि-सीमा और वाउचर-प्रकार के रूप में बताते हैं। समिति के प्रस्ताव की मंज़ूरी और रजिस्ट्रार की पूर्व मंज़ूरी (धारा 89, 90) पोर्टल के बाहर की ज़िम्मेदारी है; उसका काग़ज़ वाउचर के साथ संलग्न रखें।
2. पोर्टल की मंज़ूरी-रोक बिल-वार निपटान के भुगतान पर लागू नहीं होती (ऊपर की चेतावनी): आपूर्तिकर्ता-भुगतान की मंज़ूरी का नियंत्रण वहाँ आपकी काग़ज़ी मंज़ूरी-पर्ची और भुगतान से पहले की जाँच पर टिका है।
3. मंज़ूरी चालू करते समय ध्यान रखें कि कम-से-कम दो उपयोगकर्ता हों: एक बनाने वाला और एक मंज़ूर करने वाला। अगर समिति में सिर्फ़ एक उपयोगकर्ता है, तो मंज़ूरी चालू करने पर उसके अपने बनाए वाउचर लंबित ही रहेंगे, क्योंकि स्व-अनुमोदन मना है।

💡 सचिव/लेखाकार/कोषाध्यक्ष के लिए: ऊपर की "भुगतान-मंज़ूरी पर्ची", वाउचर और भुगतान-रजिस्टर आप काग़ज़ पर भी रख सकते हैं, पर जब दस-बीस भुगतान हर हफ़्ते हों, तो "कौन-सा वाउचर किसके पास मंज़ूरी में अटका है" ढूँढना थका देता है। SahakarLekha में Voucher Approval एक जगह से यही सूची दिखाता है (Vouchers के सीधे प्रविष्टि-फ़ॉर्म से बने वाउचरों की), और मंज़ूर होते ही वाउचर बही में चढ़ता है। मंज़ूरी का निर्णय, बिल की जाँच और सीमाएँ तय करना आपका ही काम है।

आम गलतियाँ

1. मौखिक मंज़ूरी पर भुगतान। बाद में "किसने कहा था" का कोई प्रमाण नहीं।
2. बनाने वाला ही मंज़ूर करने वाला। Maker–Checker टूटा तो नियंत्रण टूटा।
3. बिना माल पाए भुगतान। सबसे आम और सबसे महँगी गड़बड़ी।
4. बड़े भुगतान को टुकड़ों में बाँटकर सीमा से नीचे रखना।
5. धारा 89/90 के मामलों में समिति की मंज़ूरी को काफ़ी मान लेना। रजिस्ट्रार की पूर्व मंज़ूरी चाहिए।
6. हितों का टकराव अनदेखा करना (नियम 30)।
7. भुगतान के बाद बिल और मंज़ूरी अलग-अलग रखना। वाउचर-फ़ाइल अधूरी।
8. चेक का रजिस्टर न रखना। कौन-सा चेक कब पास हुआ, पता नहीं।
9. गलत खाते (खर्च बनाम आपूर्तिकर्ता) में Dr। आपूर्तिकर्ता का बकाया सही नहीं दिखता।
10. PACS में निर्धारित पोर्टल की प्रक्रिया की जगह अपनी व्यवस्था चलाना।

⚠️ PACS और निर्धारित पोर्टल के पाठकों के लिए: अगर आपकी समिति के भुगतान किसी निर्धारित पोर्टल (जैसे e-PACS), ऊपरी संस्था या बैंक के निर्देश के अनुसार होते हैं, तो वही प्रक्रिया, सीमाएँ और प्रपत्र अंतिम हैं। इस लेख की सीढ़ी, पर्ची और चेकलिस्ट उसकी जगह नहीं, केवल समझ और आपके अपने रिकॉर्ड के लिए हैं। (पृष्ठभूमि: e-PACS और डे-एंड।)

तीन बातें याद रखें

• 🧾 हर भुगतान की कड़ी पाँच कदमों की है: बिल, जाँच, मंज़ूरी, वाउचर-और-भुगतान (Dr खर्च/आपूर्तिकर्ता, Cr कैश/बैंक), और बिल-मंज़ूरी-भुगतान का एक साथ रिकॉर्ड। बनाने वाला और मंज़ूर करने वाला अलग हों, और मंज़ूरी लिखित हो।
• ⚖️ कौन कितना मंज़ूर करे, यह उपविधि और समिति के प्रस्ताव में तय होता है (अधिनियम में सीमा नहीं मिली); पर ज़मीन-इमारत की ख़रीद-निर्माण (धारा 89) और बकाया बट्टे खाते में डालना (धारा 90) रजिस्ट्रार की पूर्व मंज़ूरी माँगते हैं।
• 🖥️ पोर्टल में मंज़ूरी वैकल्पिक है (हर manual वाउचर, राशि-सीमा या वाउचर-प्रकार), लंबित वाउचर हिसाब में नहीं गिना जाता, अपना वाउचर मंज़ूर नहीं हो सकता; पर यह रोक बिल-वार निपटान के भुगतान पर नहीं लगती, और समिति के प्रस्ताव व रजिस्ट्रार की मंज़ूरी पोर्टल के बाहर आपकी ज़िम्मेदारी है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

सहकारी समिति में भुगतान की मंज़ूरी कैसे लें? — बिल की जाँच (माल मिला, दर सही, कर ठीक), फिर राशि के स्तर के हिसाब से तय व्यक्ति या समिति की लिखित मंज़ूरी (मंज़ूरी-पर्ची या प्रस्ताव), फिर वाउचर और भुगतान, और अंत में बिल, मंज़ूरी और भुगतान का प्रमाण एक साथ वाउचर-फ़ाइल में। भुगतान का वाउचर कैसे बनता है? — भुगतान वाउचर में Dr खर्च का खाता (या आपूर्तिकर्ता, अगर खरीद पहले दर्ज हो चुकी है) और Cr कैश या बैंक; साथ में तारीख़, राशि और साफ़ narration (किसे, किस बिल का, किस चेक/तरीक़े से)। कौन कितनी राशि तक भुगतान मंज़ूर कर सकता है? — यह उपविधि और समिति के प्रस्ताव से तय होता है। मुझे हरियाणा अधिनियम या नियमों में भुगतान की कोई तय मंज़ूरी-सीमा नहीं मिली, इसलिए अपनी समिति की सीमाएँ लिखित में रखें। क्या अध्यक्ष अकेले भुगतान मंज़ूर कर सकता है? — केवल उतना, जितना उपविधि या समिति के प्रस्ताव से उसे सौंपा गया हो। अधिनियम में अध्यक्ष को अकेले निर्णय का अधिकार देने वाला प्रावधान मुझे नहीं मिला। (विस्तार: क्या अध्यक्ष अकेले निर्णय ले सकता है।) कौन-से भुगतान के लिए रजिस्ट्रार की मंज़ूरी चाहिए? — धारा 89 के अनुसार ज़मीन की ख़रीद, अर्जन, पट्टा या बिक्री, और इमारत या अन्य अचल संपत्ति का निर्माण; धारा 90 के अनुसार किसी ऋण या देय राशि को बट्टे खाते में डालना। दोनों में पूर्व मंज़ूरी चाहिए। आपूर्तिकर्ता को भुगतान में Dr किसे करें? — अगर बिल आने पर ख़रीद की एंट्री (Dr खरीद, Cr आपूर्तिकर्ता) हो चुकी है, तो भुगतान में Dr आपूर्तिकर्ता और Cr बैंक/कैश। खर्च दोबारा न चढ़ाएँ। पोर्टल में भुगतान की मंज़ूरी कैसे लगाएँ? — Society Setup में मंज़ूरी चालू करें: हर manual वाउचर, या राशि-सीमा, या चुने वाउचर-प्रकार (जैसे भुगतान)। Vouchers पन्ने के सीधे प्रविष्टि-फ़ॉर्म से बने ऐसे वाउचर "लंबित" रहते हैं और Voucher Approval पन्ने से मंज़ूर या अस्वीकार होते हैं। ध्यान दें: बिल-वार निपटान ("आपूर्तिकर्ता को भुगतान") से बना वाउचर इस रोक में नहीं आता, उसकी मंज़ूरी पहले काग़ज़ पर लें। क्या लंबित वाउचर रिपोर्ट में गिना जाता है? — नहीं। पोर्टल में मंज़ूर होने तक लंबित वाउचर का कोई लेखा-असर नहीं होता। क्या वाउचर बनाने वाला उसे खुद मंज़ूर कर सकता है? — नहीं। पोर्टल स्व-अनुमोदन रोकता है, इसलिए बनाने और मंज़ूर करने वाले अलग उपयोगकर्ता होने चाहिए। अगर निर्धारित पोर्टल या बैंक का अलग निर्देश हो तो? — तब उसी का पालन करें। यह लेख आपकी समझ और अपने रिकॉर्ड के लिए है, उसकी जगह नहीं।

आख़िर में

भुगतान की मंज़ूरी कोई औपचारिक अड़चन नहीं; यह उस सवाल का जवाब है जो एक दिन ज़रूर पूछा जाएगा: "यह पैसा किसने, किस आधार पर, किस जाँच के बाद दिया?" जिस समिति के हर वाउचर के साथ बिल, मंज़ूरी-पर्ची और भुगतान का प्रमाण है, उसे यह सवाल डराता नहीं। और जिस सचिव, कोषाध्यक्ष और अध्यक्ष के बीच काम साफ़ बँटा है, उनमें से किसी को "मैंने तो मौखिक कहा था" पर टिकना नहीं पड़ता।

✅ अपनी पात्र सहकारी समिति का खाता SahakarLekha पर शुरू करें: रजिस्टर करें और भुगतान का वाउचर, राशि-सीमा के अनुसार मंज़ूरी और बैंक-मिलान एक ही बही में रखें। शुरुआत के लिए पहला वाउचर कैसे बनाएँ पढ़ें। (अगर आपकी समिति पर कोई निर्धारित पोर्टल या ऊपरी संस्था का निर्देश लागू है, तो पहले उसे देखें।)

आगे पढ़ें: वाउचर क्या है · वाउचर एंट्री गाइड · आंतरिक नियंत्रण · कोषाध्यक्ष का लेखा-काम · सचिव का काम · ऑडिट की तैयारी

📌 यह लेख सामान्य जानकारी के लिए है। किसी विशेष मामले में लागू अधिनियम, नियम, अधिसूचना, उपविधि या सक्षम प्राधिकारी के निर्देश को प्राथमिकता दी जानी चाहिए। PACS अपने निर्धारित पोर्टल और ऊपरी संस्था के निर्देशों का पालन करें।

स्रोत

• The Haryana Co-operative Societies Act, 1984 (Haryana Act 22 of 1984, amended up to Oct 2007), सहकारिता मंत्रालय, भारत सरकार पर PDF: धाराएँ 27, 85, 89, 90, 95(3)। पाठ डाउनलोड कर सीधे पढ़ा, 16 अक्टूबर 2026।
• The Haryana Co-operative Societies Rules, 1989: नियम 30 (Indian Kanoon पर पुनर्प्रकाशित पाठ): हितों का टकराव (नियम 30)। 2 अक्टूबर 2026 को देखा; यह तृतीय-पक्ष प्रति है, आधिकारिक India Code PDF से मिलान बाक़ी।
• हरियाणा सहकारिता विभाग: राज्य अधिनियम व नियम: अधिनियम/नियम के आधिकारिक स्रोत-पृष्ठ की पहचान के लिए।

📘 पद्धति नोट: उदाहरण, नाम, राशियाँ और मंज़ूरी-सीमाएँ काल्पनिक हैं, किसी वास्तविक समिति या उपविधि की नहीं; सीढ़ी की सीमाएँ केवल दिखाने के लिए हैं। वैधानिक प्रावधान ऊपर की सूची के पाठ से हैं; जहाँ पाठ में सीधा प्रावधान नहीं मिला (भुगतान की मंज़ूरी-सीमा, हस्ताक्षरकर्ताओं की संख्या, भुगतान का प्रपत्र, धारा 89 में मरम्मत बनाम निर्माण की रेखा), वहाँ लेख में साफ़ लिखा है। भुगतान की कड़ी, आठ जाँचें और मंज़ूरी-पर्ची लेखांकन और नियंत्रण की अच्छी प्रथा हैं, कानूनी निर्देश नहीं। अधिनियम 2007 तक संशोधित पाठ है; बाद की किसी अधिसूचना को प्राथमिकता दें। सहकार लेखा के फ़ीचर-विवरण (Vouchers, बिल-वार निपटान, Voucher Approval, Society Setup की मंज़ूरी-सेटिंग, भूमिका-अनुमति तालिका, स्व-अनुमोदन-रोक, पेंडिंग-वाउचर का हिसाब में न गिना जाना) 16 अक्टूबर 2026 के संस्करण के अनुसार हैं, बिल-वार निपटान के भुगतान पर मंज़ूरी-रोक का लागू न होना भी; सुविधा बदलने पर लेख अपडेट होगा।

अपनी समिति का खाता डिजिटल कीजिए — रजिस्टर करें →