सहकारी समिति को सरकारी अनुदान मिले तो उसका हिसाब कैसे रखें? मंज़ूरी, खर्च और उपयोगिता प्रमाण-पत्र तक

उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि एक समिति को किसी योजना के तहत ₹5 लाख का अनुदान मंज़ूर हुआ है, गोदाम की मरम्मत और कुछ उपकरणों के लिए। पहली किस्त बैंक में आ गई है। सचिव ख़ुश हैं, पर फिर तीन सवाल उठते हैं: यह पैसा बही में "आय" में चढ़ाएँ? उसमें से ₹1.2 लाख मरम्मत में लग गए, बाक़ी का क्या करें? और विभाग का पत्र आया है: "उपयोगिता प्रमाण-पत्र (UC) भेजें।" सचिव ने ऐसा प्रमाण-पत्र पहले कभी नहीं भरा।

सरकारी अनुदान समिति के पास आने वाला सबसे अलग क़िस्म का पैसा है। वह समिति की कमाई नहीं है, और सदस्यों की जमा भी नहीं है। वह शर्तों के साथ मिला पैसा है, जो तय काम पर ही खर्च हो सकता है, जिसका हिसाब अलग रखना है, और जिसका प्रमाण सरकार को देना है कि वह सही जगह लगा। यह लेख इसी का पूरा क्रम है: मंज़ूरी-पत्र पढ़ना, अनुदान का प्रकार पहचानना, लेखांकन की एंट्री, अलग रिकॉर्ड, उपयोगिता प्रमाण-पत्र और ऑडिट।

📘 संक्षेप में: अनुदान को पहले पहचानें (सरकार का हर पैसा अनुदान नहीं होता: शेयर पूँजी में अंशदान, ऋण और गारंटी अलग हैं), फिर मंज़ूरी-पत्र की शर्तें पढ़ें, फिर प्रकार के अनुसार लेखांकन करें: खर्च की प्रतिपूर्ति (राजस्व अनुदान), संपत्ति के लिए (पूँजीगत अनुदान), या सदस्यों के लिए (पास-थ्रू)। हर अनुदान का अलग रिकॉर्ड रखें, पैसा केवल मंज़ूर काम पर लगाएँ, बचा पैसा और उस पर मिला ब्याज मंज़ूरी-पत्र की शर्त के अनुसार सँभालें, और उपयोगिता प्रमाण-पत्र उसी प्रपत्र और समय-सीमा में दें जो मंज़ूरी-पत्र या विभाग माँगे। हरियाणा अधिनियम की धारा 46 में सरकार की "सब्सिडी सहित वित्तीय सहायता" का आधार है; पर अनुदान के लेखांकन या UC का कोई अलग हरियाणा-नियम मुझे नहीं मिला।

⚠️ सबसे ज़रूरी बात, जो इस लेख में बार-बार आएगी: हर अनुदान की शर्तें उसके अपने मंज़ूरी-पत्र में होती हैं। यह लेख सामान्य ढाँचा और सावधानियाँ देता है, पर आपकी योजना का प्रपत्र, समय-सीमा और खर्च की शर्तें वही हैं जो आपका मंज़ूरी-पत्र या विभाग का आदेश कहे। दोनों में अंतर हो तो मंज़ूरी-पत्र प्राथमिक है।

इस लेख में

सरकारी पैसा, पर अनुदान नहीं: फ़र्क़ पहचानें
मंज़ूरी-पत्र: क्या पढ़ें, क्या करें
अनुदान के तीन रूप और उनका लेखांकन
मिलने से खर्च तक: हल किए हुए उदाहरण
अलग रिकॉर्ड और खर्च का हिसाब
बचा पैसा और उस पर ब्याज
उपयोगिता प्रमाण-पत्र (UC)
ऑडिट और वापसी
कानून बनाम प्रथा
कैलेंडर, आम गलतियाँ, FAQ

सरकारी पैसा, पर अनुदान नहीं: फ़र्क़ पहचानें

हरियाणा सहकारी समिति अधिनियम, 1984 की धारा 46 ("सहकारी समितियों को राज्य की सहायता") के अनुसार सरकार समिति की ये मदद कर सकती है: शेयर पूँजी में अंशदान; ऋण या अग्रिम देना; डिबेंचर या ऋण पर मूलधन-ब्याज की गारंटी; शेयर पूँजी और उस पर डिविडेंड की गारंटी; और "किसी अन्य रूप में वित्तीय सहायता, सब्सिडी सहित।" इन सबका हिसाब अलग है:

सरकार से मिला	प्रकृति	हिसाब में
शेयर पूँजी में अंशदान	पूँजी	शेयर पूँजी (सरकार सदस्य के रूप में); अनुदान नहीं
ऋण या अग्रिम	देनदारी	लौटाना है, ब्याज (यदि हो) खर्च
गारंटी	पैसा नहीं आता	अनुबंध/ब्योरे में नोट; खाते में एंट्री नहीं
अनुदान या सब्सिडी	शर्तों वाला पैसा	इस लेख का विषय

यह फ़र्क़ इसलिए ज़रूरी है कि ऊपर की चार में से तीन में पैसा लौटाना या सदस्य-हिस्सा बनना है, और सिर्फ़ चौथे में "वापसी नहीं, पर शर्तें" है। ICAI के लेखांकन-मानक AS 12 (सरकारी अनुदान) में भी सरकार की स्वामित्व में भागीदारी (यानी शेयर पूँजी में अंशदान) को अनुदान के दायरे से बाहर रखा गया बताया जाता है। यानी सरकार का शेयर-अंशदान अनुदान की तरह नहीं, पूँजी की तरह दर्ज होता है।

एक और बात, सरकारी नामित सदस्य की: धारा 29(1)(a)(iv) के अनुसार जहाँ सरकार ने समिति की ऋण और अनुदान से एक लाख रुपये या अधिक की सहायता की हो, वहाँ सरकार या उसके अधिकृत व्यक्ति को प्रबंध समिति में नामित सदस्य रखने का अधिकार है। पर उसी धारा के परंतुक के अनुसार प्राथमिक कृषि सहकारी समिति (PACS) की समिति में सरकार का कोई नामित सदस्य नहीं होता, चाहे सरकार ने शेयर पूँजी में योगदान दिया हो या नहीं।

मंज़ूरी-पत्र: क्या पढ़ें, क्या करें

अनुदान का सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ उसका मंज़ूरी-पत्र (sanction letter) है। पैसा खाते में आने से पहले उसे पढ़ें, समिति में रखें और उसकी हर शर्त किसी को सौंपें।

पूछने की बात	क्यों
उद्देश्य और मद	किस काम के लिए; किस मद में कितना (मरम्मत, उपकरण, प्रशिक्षण)। इससे बाहर खर्च नहीं
राशि और किस्तें	कुल राशि; कब, किस शर्त पर कौन-सी किस्त
समय-सीमा	काम और खर्च कब तक पूरा; अवधि बढ़ाने की प्रक्रिया
बैंक खाता	अनुदान अलग खाते में आना है, या साझा खाते में चल सकता है
ब्याज	अनुदान के शेष पर ब्याज किसका (सरकार को लौटे या योजना में जुड़े)
समिति का अंशदान	कहीं समिति को अपना हिस्सा देना है (matching)
संपत्ति का स्वामित्व	जो संपत्ति बने, उसका रजिस्टर, बीमा और उपयोग की शर्तें
ख़रीद की प्रक्रिया	कोटेशन/निविदा की शर्त, अनुमोदित आपूर्तिकर्ता
रिकॉर्ड और ऑडिट	कौन-सा रिकॉर्ड, कितने साल, किसके द्वारा जाँच
UC का प्रपत्र, समय और हस्ताक्षरकर्ता	कब, किस प्रपत्र में, किसके हस्ताक्षर
बचा पैसा	वापस करना है, या अगली किस्त में समायोजित
उल्लंघन पर	शर्त टूटी तो वापसी या कार्रवाई

आरंभ के काम:

☐ समिति की बैठक में मंज़ूरी-पत्र रखें और उसे स्वीकार करने का प्रस्ताव पारित करें (कार्यवृत्त कैसे लिखें: बोर्ड मीटिंग की कार्यवाही)।
☐ ज़िम्मेदारियाँ तय: योजना का प्रभारी, खर्च का अनुमोदक, रिकॉर्ड का रखवाला, UC का तैयारकर्ता। (GFR 12-A का प्रपत्र ख़ुद पूछता है कि योजना के मुख्य कार्यकर्ताओं की ज़िम्मेदारियाँ स्पष्ट रूप से बँटी हैं या नहीं।)
☐ अनुदान-रजिस्टर की पहली पंक्ति मंज़ूरी-पत्र की संख्या और तारीख़ से।
☐ बैंक: शर्त हो तो अलग खाता खोलें; न हो तो भी अनुदान का हिसाब बही में अलग रखें।

अनुदान के तीन रूप और उनका लेखांकन

अनुदान आय है या देनदारी या पूँजी, यह उसके प्रकार पर निर्भर है। ICAI के लेखांकन-मानक AS 12 (सरकारी अनुदान का लेखांकन) के आधार पर (ICAI के बोर्ड ऑफ़ स्टडीज़ की सामग्री से; मूल मानक का पूरा पाठ मैंने नहीं खोला, इसलिए अपने ऑडिटर से पुष्टि करें), सिद्धांत ये हैं:

मान्यता की शर्त: अनुदान को तब तक बही में पक्का नहीं माना जाता जब तक इस बात का उचित आश्वासन न हो कि (क) समिति उससे जुड़ी शर्तें पूरी करेगी और (ख) अनुदान मिलेगा। मंज़ूरी-पत्र का आ जाना इसका निर्णायक सबूत नहीं।

अनुदान का प्रकार	कब	कैसे दर्ज
राजस्व अनुदान (खर्च की प्रतिपूर्ति)	प्रशिक्षण, सेवा, रखरखाव जैसे खर्च के लिए	खर्च के साथ मिलाकर आय में ("अन्य आय") या संबंधित खर्च में से घटाकर
पूँजीगत अनुदान (संपत्ति के लिए)	उपकरण, मशीन, भवन जैसी संपत्ति ख़रीदने/बनाने के लिए	दो तरीक़े: संपत्ति की लागत में से घटाएँ, या आस्थगित आय (deferred income) बनाकर संपत्ति की आयु में, मूल्यह्रास की तरह, धीरे-धीरे आय में लें; ग़ैर-मूल्यह्रास योग्य संपत्ति (जैसे ज़मीन) के लिए अनुदान पूँजी आरक्षित में
पूँजी-योगदान के रूप का अनुदान	समिति की कुल पूँजी-लागत के अंशदान जैसा, जिसकी वापसी आम तौर पर अपेक्षित नहीं	पूँजी आरक्षित (capital reserve) में; उससे डिविडेंड नहीं बाँटा जा सकता

तीन बातें ख़ास हैं:

राजस्व अनुदान को "खर्च से मिलाना": अनुदान उसी अवधि की आय बने जिसमें वह खर्च हुआ जिसकी प्रतिपूर्ति के लिए मिला। पूरा पैसा एक साथ आय में चढ़ा देने से उस साल मुनाफ़ा बढ़ा दिखता है, जबकि खर्च अगले साल होगा।
पूँजीगत अनुदान और मूल्यह्रास: अगर संपत्ति पर मूल्यह्रास लगता है, तो अनुदान का आस्थगित आय वाला हिस्सा उसी रफ़्तार से आय में आता है; इसलिए संपत्ति और अनुदान को एक साथ जोड़कर देखें। (मूल्यह्रास: डेप्रिसिएशन कैसे करें।)
पूँजी आरक्षित से डिविडेंड नहीं: जो अनुदान पूँजी आरक्षित में गया, वह बँटने योग्य मुनाफ़ा नहीं। (डिविडेंड: मेम्बर डिविडेंड गाइड।)

पास-थ्रू अनुदान (सदस्यों के लिए): कई योजनाओं में समिति को अनुदान सदस्यों के लिए मिलता है, जैसे सदस्य को दी जाने वाली सब्सिडी, और समिति सिर्फ़ वितरक है। तब वह पैसा समिति की आय नहीं, सदस्यों को देने की देनदारी है: Dr बैंक, Cr सदस्यों को देय अनुदान, और सदस्य को देने पर Dr देय अनुदान, Cr बैंक। इस पर लेखांकन का सामान्य सिद्धांत यही है कि जो पैसा समिति अपना नहीं, दूसरों का माध्यम बनकर सँभालती है, वह देनदारी है।

मानक (AS 12) सहकारी समितियों पर कितना बाध्यकारी है? यह मैंने नहीं देखा। आम तौर पर ICAI के लेखांकन-मानक समितियों के लिए मार्गदर्शक प्रथा के रूप में काम में लिए जाते हैं, पर बाध्यता हरियाणा के लेखा-प्रपत्र, रजिस्ट्रार के आदेश और ऑडिटर के निर्देश पर निर्भर है। इसलिए अपने ऑडिटर से पूछकर एक तरीक़ा तय करें और हर साल एक-सा रखें।

मिलने से खर्च तक: हल किए हुए उदाहरण

(सभी राशियाँ काल्पनिक हैं; असली योजना की शर्तें अलग होंगी।)

उदाहरण 1: खर्च की प्रतिपूर्ति का अनुदान (राजस्व), ₹2,00,000

समिति को सदस्यों के प्रशिक्षण-कार्यक्रम के लिए ₹2,00,000 मिले; कार्यक्रम पर ₹1,80,000 खर्च हुआ, ₹20,000 बचे।

चरण	Dr	Cr	राशि
अनुदान आया (अभी शर्त पूरी नहीं)	बैंक	प्राप्त अनुदान (शर्त-सहित / अग्रिम), देनदारी	₹2,00,000
कार्यक्रम का खर्च	प्रशिक्षण खर्च	बैंक	₹1,80,000
खर्च के बराबर अनुदान आय में	प्राप्त अनुदान (देनदारी)	सरकारी अनुदान (आय)	₹1,80,000
बचे ₹20,000: मंज़ूरी-पत्र के अनुसार वापसी	प्राप्त अनुदान (देनदारी)	बैंक	₹20,000

ध्यान दें: आय में सिर्फ़ ₹1,80,000 आया, यानी खर्च के बराबर। बचा ₹20,000 आय नहीं बना, क्योंकि वह या तो लौटाना है या शर्त पर अगली अवधि में लगेगा। अगर मंज़ूरी-पत्र बचे पैसे को आगे चलाने देता है, तो वह देनदारी में रहे, वापस न करने पर आय में न जाए।

उदाहरण 2: संपत्ति के लिए अनुदान (पूँजीगत), ₹3,00,000

उपकरण ख़रीदने के लिए ₹3,00,000 का अनुदान, उपकरण की आयु 10 वर्ष, मूल्यह्रास 10% वार्षिक (सरल उदाहरण)।

चरण	Dr	Cr	राशि
अनुदान आया	बैंक	आस्थगित अनुदान (पूँजीगत)	₹3,00,000
उपकरण ख़रीदा	उपकरण (संपत्ति)	बैंक	₹3,00,000
साल-अंत: मूल्यह्रास	मूल्यह्रास खर्च	उपकरण	₹30,000
साल-अंत: अनुदान का हिस्सा आय में	आस्थगित अनुदान	सरकारी अनुदान (आय)	₹30,000

पहले साल मूल्यह्रास ₹30,000 का खर्च है और अनुदान की ₹30,000 की आय उसे बराबर कर देती है; इसलिए अनुदान से ख़रीदी संपत्ति समिति के मुनाफ़े पर खर्च का बोझ नहीं डालती। दूसरा तरीक़ा: अनुदान को संपत्ति की लागत में से घटा दें (उपकरण ₹3,00,000 में से ₹3,00,000 घटाकर शून्य) और मूल्यह्रास घटी हुई लागत पर लगाएँ। दोनों तरीक़े मान्य बताए जाते हैं; समिति को एक चुनकर उसे एक-सा रखना चाहिए, और संपत्ति रजिस्टर में अनुदान से ख़रीदी हुई चिह्नित रहे।

उदाहरण 3: सदस्यों को देने की सब्सिडी (पास-थ्रू), ₹1,00,000

चरण	Dr	Cr	राशि
सब्सिडी आई (सदस्यों के लिए)	बैंक	सदस्यों को देय अनुदान	₹1,00,000
सदस्य-सूची के अनुसार भुगतान	सदस्यों को देय अनुदान	बैंक	₹1,00,000

समिति की आय में कुछ नहीं गया। अगर योजना समिति को सेवा-शुल्क या प्रशासनिक भत्ता भी देती है, तो वह राशि अलग से आय में आएगी।

अलग रिकॉर्ड और खर्च का हिसाब

हर अनुदान का अलग खाता: हर मंज़ूरी-पत्र के लिए बही में अलग खाता-शीर्ष (ledger head) बनाएँ, ताकि एक नज़र में दिखे: कितना मिला, कितना खर्च हुआ, कितना बचा। एक अनुदान का पैसा दूसरे के खर्च में न मिले।

अनुदान-रजिस्टर (नमूना):

कॉलम	क्या
योजना/मंज़ूरी-पत्र सं. और तारीख़	आधार
मंज़ूर राशि	कुल
किस्त की तारीख़ और राशि	कब आया
खर्च (मद-वार)	कहाँ लगा, किस वाउचर से
ब्याज (यदि बना)	शर्त के अनुसार
बचा हुआ	शेष
UC की स्थिति	भेजा/लंबित और तारीख़

खर्च का व्यय-विवरण (Statement of Expenditure): सरकारी प्रपत्रों में आम तौर पर एक सादा विवरण माँगा जाता है, जिसमें मद-वार (जैसे कर्मचारी, आकस्मिक, यात्रा, उपकरण) दर्ज होता है: विभाग से इस साल मिली राशि, पिछले साल का अव्ययित शेष, ब्याज, कुल, इस साल का खर्च, और शेष। अनुदान-रजिस्टर से यही विवरण सीधे बन जाता है।

वाउचर की आदतें:

☐ हर खर्च के वाउचर में मंज़ूरी-पत्र की संख्या लिखें, और बिल/चालान साथ लगाएँ। (क्या-क्या संलग्न करें: वाउचर विवरण व दस्तावेज़।)
☐ खर्च मंज़ूर मद के भीतर ही हो; एक मद का बचा पैसा दूसरी मद में डालने से पहले मंज़ूरी-पत्र या विभाग की अनुमति।
☐ भुगतान की मंज़ूरी लिखित हो, और बनाने-मंज़ूर करने वाला अलग हो। (पूरी कड़ी: भुगतान की मंज़ूरी और वाउचर।)
☐ ख़रीद की शर्त (कोटेशन/निविदा) निभाई गई हो, और उसका काग़ज़ वाउचर के साथ रहे।
☐ संपत्ति रजिस्टर में अनुदान से ख़रीदी संपत्ति अलग चिह्नित हो।

बचा पैसा और उस पर ब्याज

यहीं सबसे ज़्यादा विवाद होते हैं। GFR के प्रपत्र (नीचे) में बाक़ायदा स्तंभ है: "अव्ययित शेष", "उस पर अर्जित ब्याज" और "सरकार को लौटाया गया ब्याज"। यानी सरकारी योजनाओं में अनुदान के शेष पर बैंक से मिला ब्याज आम तौर पर समिति का नहीं, योजना का माना जाता है। पर यह सब आपके मंज़ूरी-पत्र की शर्त पर है, इसलिए:

☐ अनुदान का शेष बचत/सावधि खाते में रखने की अनुमति है या नहीं, मंज़ूरी-पत्र से देखें।
☐ ब्याज आए तो अलग दर्ज करें, और शर्त के अनुसार योजना में जोड़ें या लौटाएँ।
☐ अव्ययित पैसा अगली किस्त में समायोजित होगा या वापस होगा, यह शर्त बताती है; बिना शर्त जाने उसे अपनी आय में न लें।
☐ समय-सीमा के बाद बचा पैसा वापस करना हो, तो वापसी की एंट्री: Dr प्राप्त अनुदान (देनदारी), Cr बैंक।

उपयोगिता प्रमाण-पत्र (UC)

उपयोगिता प्रमाण-पत्र वह लिखित प्रमाण है जिससे समिति सरकार को बताती है कि मिले अनुदान का कितना, किस काम पर, मंज़ूरी की शर्तों के अनुसार खर्च हुआ। अगला अनुदान अक्सर इसी से जुड़ा होता है।

केंद्र सरकार के अनुदानों में यह प्रपत्र GFR 12-A (सामान्य वित्तीय नियम, 2017 के नियम 238(1) का संदर्भ) में होता है। सरकारी विभाग की वेबसाइट पर रखे उसके प्रपत्र के अनुसार उसमें ये हिस्से हैं:

हिस्सा	क्या भरना है
योजना और प्रकार	योजना का नाम; अनुदान आवर्ती है या अनावर्ती
वर्ष के आरंभ की स्थिति	नकद/बैंक में शेष; समायोजित न हुए अग्रिम; कुल
अनुदान का ब्योरा (वास्तविक)	पिछले वर्षों का अव्ययित शेष; उस पर अर्जित ब्याज; सरकार को लौटाया ब्याज; इस वर्ष मिला अनुदान (मंज़ूरी सं., तारीख़, राशि); कुल उपलब्ध; किया गया खर्च; अंतिम शेष
घटक-वार उपयोग	सामान्य अनुदान, वेतन अनुदान, संपत्ति-निर्माण के लिए अनुदान
वर्ष के अंत की स्थिति	नकद/बैंक, समायोजित न हुए अग्रिम, कुल
प्रमाणन	नीचे
हस्ताक्षर	वित्त-प्रमुख और संस्था-प्रमुख

प्रमाणन में संस्था जिन बातों की जाँच करके कहती है कि "हमने ख़ुद को संतुष्ट कर लिया है" (प्रपत्र के अनुसार):

मुख्य और सहायक खाते और रजिस्टर (संपत्ति-रजिस्टर सहित) निर्धारित नियमों के अनुसार रखे गए हैं और नामित ऑडिटर द्वारा जाँचे गए हैं; ऊपर के आँकड़े अंकेक्षित वित्तीय विवरणों से मिलते हैं।
सार्वजनिक धन और संपत्ति की सुरक्षा, परिणामों पर नज़र और गुणवत्ता के लिए आंतरिक नियंत्रण हैं, और उनकी समय-समय पर जाँच होती है।
किसी नियम या योजना-निर्देश का उल्लंघन करने वाला कोई लेन-देन नहीं हुआ।
योजना के निष्पादन की ज़िम्मेदारियाँ मुख्य कार्यकर्ताओं में साफ़ बँटी हैं।
लाभ इच्छित लाभार्थियों तक पहुँचा और केवल उन्हीं क्षेत्रों में जहाँ योजना चलनी थी।
योजना के घटकों पर खर्च अनुमोदित अनुपात में हुआ।
योजना का भौतिक और वित्तीय प्रदर्शन निर्धारित दिशा-निर्देशों के अनुसार रहा, और परिणामों का ब्योरा संलग्न है।

इस सूची से एक सीधा सबक़ निकलता है: UC पर हस्ताक्षर करने से पहले आपके पास ये सब तैयार होना चाहिए: अंकेक्षित हिसाब से मिला खर्च, संपत्ति-रजिस्टर, खर्च का मद-वार विवरण और लाभार्थी-सूची। इसीलिए UC की तैयारी साल-अंत से शुरू होती है, उसी दिन नहीं।

मेरी जानकारी की सीमाएँ, जो ईमानदारी से बतानी ज़रूरी हैं:

GFR केंद्र सरकार के नियम हैं। हरियाणा सरकार या उसके विभाग की योजना का UC-प्रपत्र उसके अपने वित्तीय नियमों या मंज़ूरी-आदेश से तय होता है; कई राज्य योजनाएँ GFR 12-A जैसा ही प्रपत्र लेती हैं, पर मैंने हरियाणा का कोई ऐसा नियम नहीं खोला।
समय-सीमा: केंद्र की कुछ योजनाओं में UC "वित्तीय वर्ष समाप्त होने के 12 महीने के भीतर" माँगा जाता है, ऐसा मेरे पढ़े द्वितीयक स्रोतों में मिला; पर मैं इसे आधिकारिक पाठ से सत्यापित नहीं कर पाया। आपकी योजना की समय-सीमा आपके मंज़ूरी-पत्र में लिखी है, वही मानें।
कौन हस्ताक्षर करे: प्रपत्र में "वित्त-प्रमुख" और "संस्था-प्रमुख" के हस्ताक्षर हैं। समिति में यह कौन होगा (जैसे सचिव/लेखाकार और अध्यक्ष), यह उपविधि और विभाग का निर्देश तय करे; कुछ योजनाओं में चार्टर्ड अकाउंटेंट का प्रमाणन भी माँगा जाता है।
झूठी जानकारी का जोखिम: अधिनियम की धारा 117(3) के अनुसार जानबूझकर झूठी विवरणी या सूचना देने पर जुर्माने (₹5,000 तक) का प्रावधान है; अनुदान के मामले में दूसरे कानूनों की ज़िम्मेदारी भी हो सकती है, जिनका मैंने अध्ययन नहीं किया। इसलिए UC के हर आँकड़े को बही और वाउचर से मिलाकर ही हस्ताक्षर करें।

ऑडिट और वापसी

धारा 95(3) के अनुसार ऑडिटर को बही, काग़ज़ात, वाउचर और संपत्ति तक खुली पहुँच है। अनुदान के लिए वह आम तौर पर यह देखेगा:

☐ अनुदान अलग दर्ज है, और बही में प्राप्ति, खर्च और शेष का मेल है।
☐ खर्च मंज़ूर मद और शर्तों के भीतर है, और हर वाउचर पर मंज़ूरी-पत्र का संदर्भ।
☐ उपयोगिता प्रमाण-पत्र के आँकड़े अंकेक्षित आँकड़ों से मिलते हैं।
☐ संपत्ति रजिस्टर में है, बीमा और उपयोग की शर्तों के साथ।
☐ ब्याज और अव्ययित शेष शर्त के अनुसार सँभाले गए।
☐ ख़रीद की प्रक्रिया की शर्त निभी।
☐ UC भेजा गया और उसकी प्रति फ़ाइल में।

अनुदान का दुरुपयोग (diversion): मंज़ूर मद से बाहर खर्च, या दूसरे काम में पैसा लगाना, सबसे गंभीर चूक है, क्योंकि उसका नतीजा वापसी, आगे की किस्त रुकना और कार्रवाई हो सकता है। यह मंज़ूरी-पत्र की "उल्लंघन पर" वाली शर्त पर निर्भर है। अगर किसी वजह से मद बदलनी ही पड़े, तो पहले लिखित अनुमति लें, बाद में नहीं। (पूरी ऑडिट-तैयारी: ऑडिट की तैयारी चेकलिस्ट, ऑडिट कैसे होता है।)

कानून बनाम प्रथा

बात	स्रोत	क्या कहता है
सरकार की सहायता के रूप	धारा 46	शेयर पूँजी, ऋण/अग्रिम, गारंटी, और "किसी अन्य रूप में वित्तीय सहायता, सब्सिडी सहित"
समिति का बाहरी स्रोतों से अनुदान लेना	धारा 63(1)	जमा, ऋण और अनुदान उपविधि में तय सीमा तक ले सकती है (दस-गुने की सीमा जमा और ऋण पर है)
सरकारी नामित सदस्य	धारा 29(1)(a)(iv)	ऋण और अनुदान ₹1 लाख या ज़्यादा हो तो नामित सदस्य का अधिकार; PACS में कोई नामित सदस्य नहीं
ऑडिटर की पहुँच	धारा 95(3)	बही, वाउचर और संपत्ति तक
झूठी विवरणी	धारा 117(3)	जानबूझकर झूठी जानकारी पर जुर्माना
अनुदान का लेखांकन (राजस्व/पूँजीगत/आस्थगित आय/पूँजी आरक्षित)	ICAI का AS 12	लेखांकन-मानक (सहकारी समितियों पर बाध्यता ऑडिटर/रजिस्ट्रार से पक्की करें)
उपयोगिता प्रमाण-पत्र का प्रपत्र	GFR 12-A (केंद्र)	केंद्र के अनुदानों के लिए; राज्य की योजना में मंज़ूरी-पत्र/राज्य के वित्तीय नियम
अनुदान के लिए अलग बैंक खाता, UC की समय-सीमा, ब्याज किसका	मंज़ूरी-पत्र	मुझे अधिनियम/नियमों में नहीं मिला
हरियाणा सहकारी समितियों के अनुदान-लेखा या UC का अलग नियम	—	मुझे नहीं मिला

⚠️ PACS, DCCB और विभाग की योजनाओं के पाठकों के लिए: अगर आपकी योजना (जैसे गोदाम, कंप्यूटरीकरण, सोलर, NCDC/नाबार्ड की योजना) में विभाग, DCCB या निर्धारित पोर्टल अपना UC-प्रपत्र, खर्च-विवरण या रिपोर्टिंग-प्रपत्र माँगता है, तो वही प्रपत्र और समय-सीमा अंतिम है। इस लेख की चेकलिस्ट उसकी जगह नहीं, उसकी समझ और आपके अपने रिकॉर्ड के लिए है। (योजनाओं की पृष्ठभूमि: हरियाणा सहकारिता विभाग की योजनाएँ, PACS गोदाम योजना, PM-KUSUM, NCDC की योजनाएँ।)

कर का प्रश्न: अनुदान आयकर या GST की दृष्टि से कैसे बरता जाता है, यह मैंने नहीं देखा, और इसका स्रोत नहीं खोला। इसे अपने CA से पक्का करें; मैं कोई धारा या सीमा नहीं बता रहा।

कैलेंडर

कब	काम
मंज़ूरी मिलते ही	मंज़ूरी-पत्र पढ़ना, समिति का स्वीकृति-प्रस्ताव, ज़िम्मेदारियाँ, अनुदान-रजिस्टर और बही में अलग शीर्षक
हर किस्त पर	प्राप्ति की एंट्री, शर्तों की जाँच, रजिस्टर में दर्ज
हर खर्च पर	मंज़ूर मद की जाँच, मंज़ूरी, मंज़ूरी-पत्र के संदर्भ के साथ वाउचर
हर महीने	अनुदान-खाते का शेष बनाम रजिस्टर; बैंक-मिलान; संपत्ति रजिस्टर में नई संपत्ति
तिमाही	प्रगति की रिपोर्ट (योजना माँगे तो); बचे पैसे और ब्याज की स्थिति
साल-अंत	साल-अंत का खर्च-विवरण, अंकेक्षित आँकड़ों से मेल, UC की तैयारी, मद-वार उपयोग
UC की तारीख़ से पहले	UC भेजना और उसकी प्रति फ़ाइल में

आम गलतियाँ

अनुदान को पूरा का पूरा आय में चढ़ा देना। खर्च अगले साल हो तो मुनाफ़ा झूठा बढ़ता है।
सदस्यों के लिए आए अनुदान को समिति की आय मान लेना। वह देनदारी है।
सरकार के शेयर-अंशदान या ऋण को "अनुदान" में गिनना।
अलग खाता-शीर्ष न बनाना: एक अनुदान का पैसा दूसरे में मिल जाता है।
मंज़ूर मद से बाहर खर्च, या बिना अनुमति मद बदलना।
वाउचर में मंज़ूरी-पत्र का संदर्भ न लिखना।
बचे पैसे और ब्याज को अपनी आय मान लेना मंज़ूरी-पत्र की शर्त देखे बिना।
संपत्ति रजिस्टर में अनुदान से ख़रीदी संपत्ति न चिह्नित करना।
UC के आँकड़े बही और अंकेक्षित हिसाब से बिना मिलाए हस्ताक्षर करना।
UC की समय-सीमा चूकना, जिससे अगली किस्त रुक सकती है।

SahakarLekha में अनुदान का हिसाब

सीधी बात: SahakarLekha में अभी अनुदान या उपयोगिता प्रमाण-पत्र का अलग पन्ना नहीं है। GFR 12-A का प्रपत्र या अलग अनुदान-रजिस्टर भी अभी नहीं है। पर बही के सामान्य साधन इस काम के लिए काफ़ी हैं, अगर आप ऊपर का ढाँचा अपनाएँ:

काम	SahakarLekha में
हर अनुदान के लिए अलग खाता-शीर्ष	Ledger Heads में नए खाते बनाएँ (राजस्व अनुदान की देनदारी, पूँजीगत आस्थगित अनुदान, सदस्यों को देय अनुदान)
अनुदान की प्राप्ति	Vouchers में रसीद वाउचर: Dr बैंक, Cr उस अनुदान का शीर्षक
अनुदान के खर्च	भुगतान वाउचर, narration में मंज़ूरी-पत्र की संख्या
आय में लेना (खर्च के बराबर)	जर्नल वाउचर: Dr अनुदान (देनदारी), Cr सरकारी अनुदान (आय)
अनुदान से ख़रीदी संपत्ति, मूल्यह्रास	Asset Register और Depreciation Schedule
अनुदान-खाते का शेष और गतिविधि	खाता-बही (Ledger) और Trial Balance हर शीर्षक का
बैंक का मिलान	Bank Reconciliation
UC का प्रपत्र (GFR 12-A या विभाग का)	आपका काम: पोर्टल यह प्रपत्र नहीं बनाता; ऊपर के आँकड़े खाता-बही से निकालकर प्रपत्र में भरें
अनुदान-रजिस्टर, खर्च-विवरण का प्रपत्र	आपका काम: Ledger और Trial Balance से बनाएँ
अनुदान का प्रकार तय करना (आय/आस्थगित/पूँजी आरक्षित/देनदारी)	आपका और आपके ऑडिटर का निर्णय
ब्याज किसका, बचा पैसा कहाँ	मंज़ूरी-पत्र की शर्त और आपका निर्णय
विभाग का निर्धारित पोर्टल/प्रपत्र	अंतिम; पोर्टल उसकी जगह नहीं लेता

एक सावधानी, ख़ाते-चार्ट की: मानक चार्ट में कुछ अनुदान से जुड़े खाते हैं: जैसे "सरकारी अनुदान" (आय, "योजना आय" समूह के नीचे) और कुछ चार्ट में "प्राप्य अनुदान" (संपत्ति)। पर खाता-क्रमांक चार्ट के अनुसार बदलते हैं (जैसे 3305 एक चार्ट में "प्राप्य अनुदान" है और दूसरे में कोई और मद), और आय का "सरकारी अनुदान" खाता पूँजीगत या पास-थ्रू अनुदान के लिए सही नहीं है, क्योंकि वह उसे सीधे आय बना देता है। इसलिए पूँजीगत और सदस्यों के लिए अनुदान के लिए अपने अलग खाते बनाएँ और पहले अपना चार्ट देख लें।

यानी पोर्टल बही, खर्च, संपत्ति और मिलान का बोझ उठाता है, और UC के आँकड़े आपके खाता-बही से सीधे निकल आते हैं; पर प्रकार का निर्णय, मंज़ूरी-पत्र की शर्तों का पालन और उपयोगिता प्रमाण-पत्र पर हस्ताक्षर आपके ही हैं।

तीन बातें याद रखें

📜 अनुदान शर्तों वाला पैसा है: पहले पहचानें कि वह अनुदान है (शेयर-अंशदान, ऋण और गारंटी नहीं), फिर मंज़ूरी-पत्र पढ़ें; उसकी शर्तें, समय-सीमा और प्रपत्र ही अंतिम हैं।
🧮 प्रकार के अनुसार लेखांकन: खर्च की प्रतिपूर्ति खर्च के बराबर आय में; संपत्ति का अनुदान आस्थगित आय या पूँजी आरक्षित में; सदस्यों के लिए आया पैसा देनदारी। हर अनुदान का अलग शीर्षक, और पैसा केवल मंज़ूर मद पर।
✍️ उपयोगिता प्रमाण-पत्र पर हस्ताक्षर से पहले हर आँकड़ा खाता-बही और अंकेक्षित हिसाब से मिला हो; GFR 12-A केंद्र के अनुदानों का प्रपत्र है, राज्य की योजना में मंज़ूरी-पत्र और विभाग का प्रपत्र चलेगा; और पोर्टल में UC का पन्ना नहीं है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

सरकारी अनुदान का हिसाब कैसे रखें? — मंज़ूरी-पत्र पढ़कर हर अनुदान का अलग खाता-शीर्ष और अनुदान-रजिस्टर बनाएँ; प्रकार (राजस्व, पूँजीगत, सदस्यों के लिए) के अनुसार एंट्री करें; खर्च केवल मंज़ूर मद पर और मंज़ूरी-पत्र के संदर्भ के साथ; बचे पैसे और ब्याज को शर्त के अनुसार सँभालें; और अंत में उपयोगिता प्रमाण-पत्र दें। अनुदान आय है या देनदारी? — प्रकार पर निर्भर है। राजस्व अनुदान खर्च के बराबर आय बनता है और शर्त पूरी होने तक देनदारी रहता है; संपत्ति का अनुदान आस्थगित आय या पूँजी आरक्षित बनता है; सदस्यों के लिए आया अनुदान देनदारी रहता है। पूरा पैसा एक साथ आय में चढ़ा देना सही नहीं है। उपयोगिता प्रमाण-पत्र (UC) क्या होता है? — वह लिखित प्रमाण जिसमें समिति सरकार को बताती है कि अनुदान का कितना, किस काम पर, मंज़ूरी की शर्तों के अनुसार खर्च हुआ। केंद्र के अनुदानों में यह GFR 12-A प्रपत्र में होता है। UC कब तक देना होता है? — यह आपके मंज़ूरी-पत्र या विभाग के आदेश में लिखा होता है। केंद्र की कुछ योजनाओं में वित्तीय वर्ष समाप्त होने के 12 महीने के भीतर माँगा जाता है, पर मैंने इसे आधिकारिक पाठ से सत्यापित नहीं किया; अपनी योजना की समय-सीमा ही मानें। अनुदान के शेष पर मिला ब्याज किसका होता है? — GFR 12-A में "अर्जित ब्याज" और "सरकार को लौटाया ब्याज" के स्तंभ हैं, यानी केंद्र की योजनाओं में अनुदान के शेष पर ब्याज आम तौर पर योजना का माना जाता है। पर आपकी योजना में यह मंज़ूरी-पत्र की शर्त पर निर्भर है। बचा हुआ अनुदान क्या करें? — मंज़ूरी-पत्र के अनुसार वापस करें या अगली किस्त/अवधि में समायोजित करें। उसे बिना शर्त जाने समिति की आय में न लें। क्या सरकार का शेयर पूँजी में अंशदान भी अनुदान है? — नहीं। धारा 46(a) में वह शेयर पूँजी में अंशदान है, यानी पूँजी; और AS 12 में भी सरकार की स्वामित्व-भागीदारी अनुदान के दायरे से बाहर बताई जाती है। क्या सहकारी समिति पर AS 12 बाध्यकारी है? — मैंने इसका निर्णायक स्रोत नहीं देखा। आम तौर पर ICAI के लेखांकन-मानक मार्गदर्शक प्रथा के रूप में चलते हैं, पर बाध्यता हरियाणा के लेखा-प्रपत्र, रजिस्ट्रार के आदेश और ऑडिटर पर निर्भर है; अपने ऑडिटर से पक्का करें। क्या SahakarLekha UC बनाता है? — नहीं। पोर्टल में UC या अनुदान-रजिस्टर का अलग पन्ना नहीं है। Ledger Heads, Vouchers, Asset Register और Trial Balance से अनुदान का पूरा हिसाब रखा जा सकता है, और UC के आँकड़े वहीं से निकलते हैं। अनुदान पर टैक्स कैसे लगेगा? — मैंने आयकर और GST का पाठ नहीं खोला, इसलिए कोई सीमा या धारा नहीं बता रहा। अपने CA से पक्का करें।

आख़िर में

अनुदान पाना जितना आसान लगता है, उसका हिसाब देना उतना ही बारीक है, क्योंकि यहाँ पैसा समिति का होकर भी पूरी तरह समिति का नहीं होता। जिस समिति के पास हर अनुदान का अलग खाता, मंज़ूरी-पत्र का संदर्भ दिखाने वाले वाउचर, और अंकेक्षित हिसाब से मिले आँकड़े हैं, वहाँ उपयोगिता प्रमाण-पत्र एक भरने-भर की चीज़ रह जाता है। और जिस सचिव ने मंज़ूरी-पत्र की हर शर्त पहले दिन ही पढ़कर किसी को सौंप दी, उसे साल-अंत पर "यह पैसा कहाँ लगा" का जवाब ढूँढना नहीं पड़ता।

✅ अपनी पात्र सहकारी समिति का खाता SahakarLekha पर शुरू करें: रजिस्टर करें और अनुदान की प्राप्ति, खर्च, संपत्ति और मिलान एक ही बही में रखें। शुरुआत के लिए पहला वाउचर कैसे बनाएँ पढ़ें। (अगर आपकी योजना में कोई निर्धारित पोर्टल या विभाग का प्रपत्र है, तो पहले उसे देखें।)

आगे पढ़ें: हरियाणा सहकारिता विभाग की योजनाएँ · भुगतान की मंज़ूरी और वाउचर · वाउचर क्या है · डेप्रिसिएशन कैसे करें · ऑडिट की तैयारी · बोर्ड मीटिंग की कार्यवाही

📌 यह लेख सामान्य जानकारी के लिए है, किसी विशेष योजना या मामले पर कानूनी या कर-सलाह नहीं। किसी विशेष मामले में लागू अधिनियम, नियम, अधिसूचना, उपविधि, मंज़ूरी-पत्र, विभाग के निर्देश या सक्षम प्राधिकारी के निर्देश को प्राथमिकता दी जानी चाहिए।

स्रोत

The Haryana Co-operative Societies Act, 1984 (Haryana Act 22 of 1984, amended up to Oct 2007), सहकारिता मंत्रालय, भारत सरकार पर PDF: धाराएँ 29(1)(a)(iv) और उसका परंतुक, 46, 63(1), 95(3), 117(3)। पाठ डाउनलोड कर सीधे पढ़ा, 16 अक्टूबर 2026।
GFR 12-A: उपयोगिता प्रमाण-पत्र का प्रपत्र (सामान्य वित्तीय नियम, 2017, नियम 238(1) का संदर्भ), भारत सरकार के विभाग की वेबसाइट पर रखा प्रपत्र: प्रपत्र के हिस्से और प्रमाणन की शर्तें। डाउनलोड कर सीधे पढ़ा, 16 अक्टूबर 2026। यह प्रपत्र का पाठ है, नियम 238 का पूरा पाठ नहीं; UC की समय-सीमा इसमें नहीं है।
AS 12 (सरकारी अनुदान का लेखांकन), ICAI के बोर्ड ऑफ़ स्टडीज़ की सामग्री: मान्यता की शर्त, राजस्व/पूँजीगत/आस्थगित आय/पूँजी आरक्षित। 16 अक्टूबर 2026 को पढ़ा; यह अध्ययन-सामग्री है, मूल मानक का पूरा पाठ नहीं खोला गया।
हरियाणा सहकारिता विभाग: राज्य अधिनियम व नियम: अधिनियम/नियम के आधिकारिक स्रोत-पृष्ठ की पहचान के लिए।

📘 पद्धति नोट: उदाहरण, नाम, राशियाँ और योजनाएँ काल्पनिक हैं, किसी वास्तविक योजना, समिति या मंज़ूरी-पत्र की नहीं। वैधानिक प्रावधान ऊपर की सूची के पाठ से हैं; जहाँ पाठ में सीधा प्रावधान नहीं मिला (अनुदान-लेखा और UC का हरियाणा-नियम, UC की समय-सीमा, अलग बैंक खाता, ब्याज किसका, AS 12 की सहकारी समितियों पर बाध्यता, कर-व्यवहार), वहाँ लेख में साफ़ लिखा है। एंट्री के उदाहरण लेखांकन की सामान्य प्रथा हैं, कानूनी निर्देश नहीं। अधिनियम 2007 तक संशोधित पाठ है; बाद की किसी अधिसूचना को प्राथमिकता दें। इस लेख में नियमों (Rules) का कोई हवाला नहीं है। सहकार लेखा के फ़ीचर-विवरण (Ledger Heads, Vouchers, Asset Register, Depreciation Schedule, Trial Balance, Bank Reconciliation, खाता-चार्ट के अनुदान-संबंधी खाते; और उपयोगिता प्रमाण-पत्र या अनुदान-रजिस्टर के अलग पन्ने का न होना) 16 अक्टूबर 2026 के संस्करण के अनुसार हैं; सुविधा बदलने पर लेख अपडेट होगा।

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