अध्याय 29 — विशिष्ट रजिस्टर व रिकॉर्ड

इस अध्याय के बाद आप: सहकारी समिति के मुख्य रजिस्टर और ऐप में उनकी जगह; हर रजिस्टर को सही खाते से मिलाना; निर्यात व हाथ से रखने के प्रारूप।

29.1 रजिस्टर क्यों

रजिस्टर समिति का कानूनी रिकॉर्ड हैं — सदस्य कौन हैं, किसके कितने शेयर हैं, किसको कितना ऋण गया, गोदाम में क्या है, किस बैठक में क्या तय हुआ। ऑडिटर, सहकारिता विभाग और सदस्य — सब पूछताछ में पहले रजिस्टर माँगते हैं। कौन-से रजिस्टर अनिवार्य हैं और किस प्रारूप में, यह आपके राज्य का अधिनियम/नियम और समिति की उपविधि तय करती है।

सहकार लेखा में ज़्यादातर रजिस्टर अलग से लिखने नहीं पड़ते — वे आपकी रोज़ की एंट्री (सदस्य, वाउचर, बिक्री, खरीद, स्टॉक) से अपने-आप बनते हैं। आपका काम है: एंट्री सही रखना, रजिस्टर को खाते से मिलाना, और समय पर PDF/Excel निकालकर फ़ाइल में रखना।

29.2 प्रमुख रजिस्टर — ऐप में कहाँ

समिति के प्रकार के अनुसार विशेष रजिस्टर भी आते हैं — "दुग्ध रजिस्टर", "उपभोक्ता रजिस्टर", "प्रोक्योरमेंट रजिस्टर", "मज़दूरी रजिस्टर", "फ्लैट/यूनिट रजिस्टर"; हरियाणा की समितियों में "वसूली योग्य रजिस्टर" व "कच्ची आढ़त रजिस्टर" भी। कौन-सा मेनू दिखेगा, यह समिति के प्रकार और आपकी भूमिका पर निर्भर है।

29.3 ऐप में — रजिस्टर का मासिक मिलान

1. "शेयर रजिस्टर" खोलें → ऊपर "कुल शेयर कैपिटल" देखें → "लेजर" में खाता 1102 का शेष देखें; दोनों बराबर हों। किसी सदस्य की राशि बही से न मिले तो उसकी पंक्ति पर लाल "बेमेल" बिल्ला आता है — उस पर माउस रखकर अंतर देखें।
2. "TDS रजिस्टर / 26Q" में तिमाही की कटौती और जमा चालान देखें → खाता देय TDS (2202) का शेष = कटा पर अभी जमा न हुआ TDS।
3. "संपत्ति रजिस्टर" का योग स्थायी-संपत्ति खातों से मिलाएँ — न मिले तो Dashboard पर "संपत्ति रजिस्टर बेमेल" चेतावनी आती है।
4. "नामांकन रजिस्टर" में "लम्बित" छाँटें और जिन सदस्यों का नामांकन नहीं है, उन्हें पूरा करवाएँ।
5. "निधि रजिस्टर" में हर निधि का अंत-शेष बैलेंस शीट से मिलाएँ। निधि खर्च करनी हो तो "निधि उपयोग करें" (Dr निधि / Cr नकद-बैंक); ₹50,000 से ऊपर ऐप प्रस्ताव संख्या माँगता है।

29.4 निर्यात व हाथ के प्रारूप

लगभग हर रजिस्टर पेज पर PDF, Excel या CSV बटन है। साल के अंत में सब निकालकर ऑडिट-फ़ाइल व बैकअप में रखें (देखें डेटा सुरक्षा व बैकअप)। रिपोर्ट PDF हिंदी या द्विभाषी चाहिए तो हेडर के भाषा बटन में "रिपोर्ट PDF की भाषा" बदलें।

किसी शाखा या पुराने काम के लिए हाथ से रजिस्टर रखना हो, तो सार्वजनिक डाउनलोड पेज (sahakarlekha.com/downloads) पर मुफ़्त खाली प्रारूप हैं — रोकड़ बही, रसीद/भुगतान वाउचर, सदस्य शेयर रजिस्टर और स्थायी संपत्ति व मूल्यह्रास रजिस्टर। ये सामान्य कार्य-प्रारूप हैं, वैधानिक प्रपत्र नहीं।

✅ हल किया हुआ उदाहरण

शेयर मिलान: शेयर रजिस्टर में 220 सदस्य, कुल ₹2,20,000; खाता 1102 का शेष ₹2,20,000 Cr; बैलेंस शीट में व्यक्तिगत शेयर पूँजी ₹2,20,000 — तीनों मिले, कोई "बेमेल" नहीं।

TDS मिलान: पहली तिमाही में ठेकेदार के बिल से ₹6,000 TDS काटा, ₹4,000 का चालान जमा हुआ:

खाता 2202 का शेष = ₹6,000 − ₹4,000 = ₹2,000 Cr — यही रजिस्टर में "जमा बाकी" होना चाहिए। अगर रजिस्टर ₹0 दिखाए, तो कोई चालान बिना कटौती के जुड़ा है या कटौती छूटी है।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर हर उप-रजिस्टर को उसके नियंत्रण खाते से मिलाता है — शेयर रजिस्टर से 1102, TDS रजिस्टर से 2202, संपत्ति रजिस्टर से स्थायी-संपत्ति खाते, स्टॉक रजिस्टर से क्लोज़िंग स्टॉक। सहकार लेखा का "बेमेल" बिल्ला और Dashboard की चेतावनियाँ यही मिलान पहले से दिखा देती हैं; ऑडिट से पहले उन्हें शून्य करें।

❓ FAQ

प्र. सब रजिस्टर हाथ से बनाने होंगे? नहीं — ऐप आपकी एंट्री से बनाता है; आप मिलाएँ और निर्यात करें। प्र. ऋण रजिस्टर मेनू में नहीं दिखता? यह केवल ऋण देने वाली समितियों (जैसे PACS) में आता है। प्र. प्रपत्र 1 किस आकार में छपता है? "PDF A3" बटन से बड़े कागज़ पर। प्र. कौन-सा रजिस्टर सबसे ज़रूरी? सदस्य व शेयर — सहकारी समिति की नींव यही हैं।

और देखें: सदस्य प्रबंधन, TDS व 26Q, डेप्रिसिएशन, ऑडिट तैयारी, शेयर कैपिटल कैलकुलेटर।

✏️ अभ्यास

1. कोई पाँच रजिस्टर और ऐप में उनकी जगह लिखिए।
2. शेयर रजिस्टर किस खाते से मिलना चाहिए, और "बेमेल" का मतलब क्या?
3. TDS ₹9,000 कटा, ₹9,000 जमा हुआ — 2202 का शेष कितना होगा?
4. नामांकन रजिस्टर में "लम्बित" सदस्य मिलें तो क्या करेंगे?
5. ₹75,000 की निधि खर्च करने पर निधि रजिस्टर क्या माँगेगा?

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

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