अध्याय 25 — ऑडिट तैयारी

इस अध्याय के बाद आप: ऑडिट-फ़ाइल तैयार करना; ऑडिट रजिस्टर में आपत्तियाँ दर्ज करना; ऑडिट प्रमाणपत्र व ऑडिट अनुसूचियाँ बनाना; रिपोर्ट PDF हिंदी/द्विभाषी में निकालना; सामान्य आपत्तियों से बचना।

25.1 ऑडिट क्यों ज़रूरी है

सहकारी समिति का हिसाब हर साल ऑडिट होता है — यह राज्य के सहकारी अधिनियम की माँग है। ऑडिटर देखता है कि किताबें सही रखी गई हैं, नकद-बैंक का शेष असली है, स्टॉक मिलता है, फंड नियम से बने हैं और सदस्यों का पैसा सुरक्षित है। ऑडिट रिपोर्ट आम सभा (AGM) में रखी जाती है, और कई राज्यों में ऑडिट-श्रेणी (A/B/C/D) से समिति की साख तय होती है — ऋण, अनुदान और विभाग का भरोसा इसी पर टिकता है।

अच्छी बात: अगर साल-भर एंट्री समय पर और सही हुई है, तो ऑडिट के समय सहकार लेखा से ज़्यादातर दस्तावेज़ कुछ ही क्लिक में निकल आते हैं। ऑडिट की तैयारी असल में 31 मार्च को नहीं, 1 अप्रैल से शुरू होती है।

⚠️ ऑडिट की अवधि, फ़ॉर्म, श्रेणी के नियम और जमा करने की तारीख़ हर राज्य में अलग हैं — अपने राज्य के अधिनियम/नियम या सहकारिता विभाग से पक्की करें।

25.2 ऑडिट-फ़ाइल — क्या, कहाँ से

जो रजिस्टर हाथ से भी रखने हों (जैसे पुराने साल का कैश बुक), उनके खाली प्रारूप सार्वजनिक डाउनलोड पेज (sahakarlekha.com/downloads) पर मुफ़्त हैं — रोकड़ बही, रसीद/भुगतान वाउचर, सदस्य शेयर रजिस्टर, स्थायी संपत्ति व मूल्यह्रास रजिस्टर की PDF, और साल के अंत की प्रिंट-योग्य चेकलिस्ट। ये सामान्य कार्य-प्रारूप हैं, वैधानिक प्रपत्र नहीं — राज्य/उपविधि में कोई प्रारूप तय हो तो वही मान्य है।

25.3 ऐप में — ऑडिट रजिस्टर (आपत्तियाँ व सुधार)

ऑडिटर जो आपत्ति (para) उठाता है, उसे यहीं दर्ज करें, ताकि सुधार का पूरा हिसाब एक जगह रहे।

1. मेनू "रजिस्टर" → "ऑडिट रजिस्टर" खोलें (पेज का शीर्षक "ऑडिट सुधार रजिस्टर")।
2. "नई आपत्ति" दबाएँ।
3. "लेखा परीक्षा वर्ष" में ठीक वही लिखें जो समिति का वित्तीय वर्ष है (जैसे 2025-26) — इसी से आपत्ति ऑडिट प्रमाणपत्र में अपने-आप जाती है।
4. "पैरा सं.", "श्रेणी", "राशि (₹)", "आपत्ति विवरण" और "सुधार की अंतिम तिथि" भरें → "सहेजें"।
5. सुधार होने पर आपत्ति खोलकर "की गई कार्रवाई", "सुधार तिथि" भरें और "स्थिति" को "लंबित" → "आंशिक" → "निराकृत" करें।

25.4 ऐप में — ऑडिट प्रमाणपत्र

1. मेनू "रजिस्टर" → "ऑडिट प्रमाणपत्र" खोलें।
2. दाईं ओर "वित्तीय विवरण" अपने-आप भरा मिलेगा: कुल आय, कुल व्यय, नेट सरप्लस/शुद्ध घाटा, नकद शेष, बैंक शेष, शेयर कैपिटल और सक्रिय सदस्य। नकद व बैंक शेष ज़रूरत पड़ने पर हाथ से बदले जा सकते हैं; बाकी आँकड़े किताबों से आते हैं।
3. बाईं ओर "ऑडिटर विवरण" भरें: ऑडिट प्रारंभ/समाप्ति तिथि, ऑडिटर का नाम, पंजीकरण/लाइसेंस नं., पता, ऑडिट तिथि और "ऑडिट श्रेणी (A/B/C/D)"।
4. "ऑडिटर की टिप्पणी / आपत्तियाँ" में टिप्पणी लिखें। ऊपर की नीली पट्टी बताती है कि ऑडिट रजिस्टर से इस वर्ष की कितनी आपत्तियाँ प्रमाणपत्र में शामिल होंगी।
5. "PDF डाउनलोड" दबाएँ (CSV/Excel भी हैं)। PDF में हस्ताक्षर-ब्लॉक (ऑडिटर व अध्यक्ष/सचिव) छपता है।

⚠️ ऑडिटर का विवरण सहेजा नहीं जाता। नाम, पंजीकरण नं., टिप्पणी, श्रेणी — ये केवल उस समय की स्क्रीन पर रहते हैं; पेज छोड़ने या रीफ़्रेश करने पर खाली हो जाते हैं। इसलिए सब एक बैठक में भरें और उसी समय PDF डाउनलोड कर लें।

💡 शेयर कैपिटल में केवल चुकता शेयर पूँजी के खाते गिने जाते हैं — रिज़र्व या निधियाँ इसमें नहीं जुड़तीं।

25.5 ऐप में — ऑडिट अनुसूचियाँ

"रजिस्टर" → "ऑडिट अनुसूचियां" पेज ("ऑडिट अनुसूचियां (राज्य प्रारूप)") समिति के राज्य के अनुसार अनुसूचियाँ बनाता है — आँकड़े ट्रायल बैलेंस से आते हैं। कुछ राज्यों का अलग प्रारूप ऐप में बना है (पेज पर "समर्थित राज्य" की सूची दिखती है); आपका राज्य उसमें न हो तो सामान्य प्रारूप इस्तेमाल होता है। इसलिए अनुसूचियों की संख्या और नाम राज्य के हिसाब से बदलते हैं — कोई एक तय सूची न मानें।

• ऊपर हरी पट्टी "✓ अनुसूचियाँ तुलन पत्र से मेल खाती हैं" दिखनी चाहिए। लाल "✗ … मेल नहीं खातीं" दिखे तो पहले बैलेंस शीट जाँचें।
• शून्य वाले मद छिपे रहते हैं; योग वही रहता है।
• पिछले वर्ष का कॉलम तभी आता है जब "समिति सेटअप" → "पिछला वर्ष" में पिछले साल के आँकड़े भरे हों।
• PACS समितियों को "राज्य प्रारूप" के साथ "NABARD CAS" दृश्य भी मिलता है।
• PDF/Excel/CSV निकालें; नीचे लेखाकार, सचिव, अध्यक्ष के हस्ताक्षर की जगह है।

25.6 रिपोर्ट PDF हिंदी या द्विभाषी में

ऊपर हेडर में भाषा वाले बटन (हिंदी / English) को दबाएँ। सूची में नीचे "रिपोर्ट PDF की भाषा" के तहत तीन विकल्प हैं: English, हिंदी, हिंदी + English (दोनों)। यह स्क्रीन की भाषा से अलग है और उसी ब्राउज़र में याद रहता है; शुरू में English रहता है। जिन शब्दों का हिंदी रूप ऐप में है, वे हिंदी में छपते हैं, बाकी English में रहते हैं। ऑडिटर या रजिस्ट्रार को देने वाले दस्तावेज़ के लिए "दोनों" सबसे सुरक्षित है। किसी वैधानिक जमा से पहले हिंदी शब्दावली CA/विभाग से मिला लें।

✅ हल किया हुआ उदाहरण

रानिया समिति, वर्ष 2025-26: कुल आय ₹8,40,000, कुल व्यय ₹7,90,000 → प्रमाणपत्र में नेट सरप्लस ₹50,000 अपने-आप। ऑडिटर ने पैरा 3 में आपत्ति दी: "दो सदस्यों का ₹1,000-₹1,000 प्रवेश शुल्क शेयर पूँजी में चला गया।" सुधार का जर्नल वाउचर:

असर: शेयर पूँजी ₹2,000 घटी, आय ₹2,000 बढ़ी → नया नेट सरप्लस ₹52,000। ऑडिट रजिस्टर में पैरा 3: "की गई कार्रवाई" = "JV द्वारा सुधार", स्थिति "निराकृत"। अब प्रमाणपत्र की PDF में यह आपत्ति कार्रवाई सहित छपेगी।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर सबसे पहले तीन चीज़ें मिलाता है: नकद-बैंक शेष असली गिनती/स्टेटमेंट से, शेयर पूँजी सदस्य रजिस्टर से, और क्लोज़िंग स्टॉक भौतिक गिनती से। ये तीनों पहले से मिलाकर रखें, ऑडिट रजिस्टर में हर पुरानी आपत्ति की स्थिति अपडेट रखें — "पिछली आपत्तियों का पालन" भी श्रेणी पर असर डालता है।

❓ FAQ

प्र. ऑडिट प्रमाणपत्र में आँकड़े गलत दिख रहे हैं? ये किताबों से आते हैं — पहले ट्रायल बैलेंस व आय-व्यय जाँचें; एंट्री ठीक करने पर प्रमाणपत्र अपने-आप ठीक होगा। प्र. ऑडिटर का नाम हर बार क्यों भरना पड़ता है? यह विवरण सहेजा नहीं जाता — हर बार भरें और उसी समय PDF ले लें। प्र. मेरे राज्य की अनुसूचियाँ नहीं दिख रहीं? राज्य का प्रारूप ऐप में न हो तो सामान्य प्रारूप आता है; अपने ऑडिटर से पूछकर उसे राज्य के फ़ॉर्म में उतारें। प्र. PDF हिंदी में कैसे? हेडर का भाषा बटन → "रिपोर्ट PDF की भाषा" → हिंदी या दोनों। प्र. ऑडिट श्रेणी कौन तय करता है? ऑडिटर; ऐप में आप वही श्रेणी चुनते हैं जो ऑडिटर ने दी।

और देखें: ऑडिट रिपोर्ट (मदद), साल का अंत व FY-लॉक, साल के अंत की चेकलिस्ट, गलती सुधार एंट्री।

✏️ अभ्यास

1. ऑडिट-फ़ाइल के पाँच दस्तावेज़ और ऐप में उनकी जगह लिखिए।
2. ऑडिट रजिस्टर में एक आपत्ति दर्ज कीजिए — पैरा 1, राशि ₹5,000, स्थिति "लंबित"; फिर उसे "निराकृत" कीजिए।
3. ऑडिट प्रमाणपत्र का कौन-सा हिस्सा सहेजा नहीं जाता, और इससे बचने का तरीका?
4. ₹3,000 का किराया-आय गलती से ब्याज-आय में चला गया — सुधार का जर्नल (Dr/Cr) बनाइए।
5. रिपोर्ट PDF को "हिंदी + English (दोनों)" में बदलने के कदम लिखिए।

अंतिम अपडेट: 2026-10-10

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