अध्याय 24 — साल के अंत की प्रक्रिया: FY-लॉक, नया वर्ष और वर्ष बंद करना
इस अध्याय के बाद आप: साल के अंत की पूरी चेकलिस्ट; FY-लॉक; रोलओवर से नया वित्तीय वर्ष शुरू करना; पुराने वर्ष को ठीक से बंद (close) करना — समापन माल की एंट्री और शुद्ध अधिशेष सहित; और यह कि अगले वर्ष की opening अपने-आप कैसे बनती है।
24.1 साल का अंत — चार कदम, इसी क्रम में
सहकारी समिति का वित्तीय वर्ष 1 अप्रैल से 31 मार्च तक होता है। ऐप में साल का अंत चार कदमों में होता है:
| कदम | क्या | ऐप में (Society Setup) |
|---|---|---|
| 1 | चेकलिस्ट पूरी करें (24.2) | — |
| 2 | FY-लॉक — वर्ष के आँकड़े पक्के करें | "FY लॉक करें" |
| 3 | रोलओवर — नया वर्ष शुरू करें | "नए वित्त वर्ष में जाएं" → "रोलओवर करें" |
| 4 | पुराने वर्ष को close करें | "वर्ष … close करें" (केवल admin) |
24.2 चेकलिस्ट
| ✅ | कार्य |
|---|---|
| 1 | सभी वाउचर दर्ज; कोई वाउचर स्वीकृति (approval) के लिए रुका न हो |
| 2 | बैंक मिलान (Bank Reconciliation) पूरा |
| 3 | स्टॉक की भौतिक गणना और मिलान |
| 4 | मूल्यह्रास (डेप्रिसिएशन) की एंट्री |
| 5 | बकाया आय/व्यय और अग्रिम की एंट्री |
| 6 | देय TDS/GST/EPF जमा |
| 7 | ट्रायल बैलेंस संतुलित (Dr = Cr) |
| 8 | अंतिम खाते (व्यापार, आय-व्यय, तुलन-पत्र) की समीक्षा |
| 9 | अधिशेष का आवंटन ("फंड आवंटन") — उपविधि/नियम के अनुसार |
| 10 | प्रबंध समिति/बोर्ड का प्रस्ताव, जिससे वर्ष बंद करने की मंज़ूरी हो |
छपी चेकलिस्ट के लिए साल के अंत की चेकलिस्ट देखें।
24.3 FY-लॉक
Society Setup में "FY लॉक करें" से चालू वर्ष लॉक होता है। लॉक के बाद हर बदलाव रुक जाता है और "FY Locked" का संदेश आता है। इससे पक्के किए गए आँकड़े बीच में बदल नहीं सकते। रोलओवर का बटन लॉक के बाद ही चालू होता है।
24.4 रोलओवर — नया वर्ष शुरू करना
FY-लॉक के बाद "नए वित्त वर्ष में जाएं" → "रोलओवर करें" दबाएँ। रोलओवर:
- तुलन-पत्र के समापन शेष, आय-व्यय और रसीद-भुगतान के आँकड़े पिछले वर्ष के तुलनात्मक कॉलम के लिए सहेजता है;
- अधिशेष अभी आवंटित न हुआ हो तो पहले चेतावनी देता है;
- नया वर्ष "खुला (open)" कर देता है और लॉक हटाता है, ताकि नई एंट्री हो सकें;
- पुराने वर्ष को "closing" स्थिति में रखता है — उसमें अभी भी एंट्री हो सकती है, ताकि 31 मार्च की बकाया एंट्री या ऑडिट-सुधार बाद में डाले जा सकें।
ऐप एक साथ एक से ज़्यादा साल आगे जाना, या पिछला वर्ष "closing" रहते उससे अगला वर्ष खोलना मना कर देता है — पहले पुराने वर्ष को close करें।
24.5 पुराना वर्ष बंद करना (Close)
जब closing वर्ष के सारे काम पूरे हो जाएँ, Society Setup में "वर्ष … close करें" दिखता है (केवल admin को)। बोर्ड प्रस्ताव का हवाला (संख्या व तिथि) लिखें। close होने पर ऐप एक ही बार में:
- जाँचता है — वर्ष closing स्थिति में है, कोई वाउचर स्वीकृति के लिए रुका नहीं, और बही आपस में मेल खाती है। कोई कमी हो तो close रुक जाता है और कारण बताता है।
- समापन माल (closing stock) की एंट्री 31 मार्च की तारीख में डालता है।
- आय और व्यय के सारे खातों का शेष "शुद्ध अधिशेष / (घाटा)" (1208) में ले जाता है — अगले वर्ष की 1 अप्रैल की तारीख में, ताकि नए वर्ष में आय-व्यय खाते शून्य से शुरू हों।
- वर्ष को "बंद (closed)" करता है और यह काम ऑडिट-लॉग में दर्ज करता है।
⚠️ close स्थायी है। इसके बाद उस वर्ष में कोई एंट्री, बदलाव या cancel नहीं होगा। चेकलिस्ट और बोर्ड-प्रस्ताव के बाद ही close करें।
24.6 अगले वर्ष की opening — दोबारा एंट्री नहीं
ऐप की बही साल बदलने पर टूटती नहीं — यह लगातार चलने वाली बही है। इसलिए हर खाते का 31 मार्च का समापन शेष ही अगले वर्ष का प्रारंभिक शेष (opening) बन जाता है; ट्रायल बैलेंस में यह "पिछले वर्ष से लाया गया शेष" दिखता है। हाथ से opening दोबारा डालने की ज़रूरत नहीं।
"Opening Balances" पेज केवल तब काम आता है जब समिति पहली बार सहकार लेखा पर आई हो और पिछले वर्ष के ऑडिट हुए तुलन-पत्र से शुरुआत करनी हो।
⚠️ आम गलतियाँ
| गलती | असर | बचाव |
|---|---|---|
| चेकलिस्ट अधूरी छोड़कर close | close के बाद उस वर्ष में सुधार नहीं | पहले चेकलिस्ट, फिर close |
| रुके हुए (pending) वाउचर | close रुक जाएगा | पहले approve या reject करें |
| स्टॉक गणना छोड़ना | गलत लाभ/हानि | भौतिक गणना, फिर समापन माल |
| अधिशेष आवंटन भूलना | रोलओवर पर चेतावनी, तुलन-पत्र अधूरा | रोलओवर से पहले "फंड आवंटन" |
| हाथ से opening दोबारा डालना | शेष दोगुने | लगातार बही — कुछ न डालें |
🔍 ऑडिट टिप्पणी
"वर्ष की चेकलिस्ट पूरी; समापन माल और शुद्ध अधिशेष की एंट्री बोर्ड-प्रस्ताव के आधार पर; अगले वर्ष का प्रारंभिक शेष पिछले वर्ष के समापन शेष से मेल खाता है।"
✅ हल किया हुआ उदाहरण
एक समिति, वर्ष 2026-27: अप्रैल 2027 के पहले हफ़्ते में बकाया वेतन और डेप्रिसिएशन की एंट्री (31-03-2027), बैंक मिलान, स्टॉक गणना (समापन माल ₹2,40,000) और ट्रायल बैलेंस पूरे; अधिशेष का आवंटन किया; FY-लॉक; रोलओवर से 2027-28 शुरू (2026-27 अब closing)। ऑडिटर के एक सुधार की एंट्री closing वर्ष में डाली। बोर्ड प्रस्ताव सं. 12 दिनांक 10-04-2027 से 2026-27 close किया — समापन माल की एंट्री बनी और आय-व्यय का शेष 1208 में गया।
❓ FAQ
प्र. रोलओवर के बाद पुराने वर्ष में एंट्री हो सकती है? हाँ, जब तक वह "closing" है और close नहीं हुआ। प्र. close कौन कर सकता है? समिति का admin, बोर्ड-प्रस्ताव के हवाले के साथ। प्र. close के बाद गलती मिली तो? उस वर्ष में बदलाव नहीं होगा; सुधार चालू वर्ष में सुधार-एंट्री से करें और ऑडिटर को बताएँ। प्र. अगले वर्ष की opening कहाँ डालें? कहीं नहीं — लगातार बही से अपने-आप आती है।
✏️ अभ्यास
- साल के अंत के चार कदम क्रम से लिखें।
- रोलओवर के बाद पुराना वर्ष किस स्थिति में जाता है?
- वर्ष close करने पर ऐप कौन-सी दो एंट्री बनाता है?
- अगले वर्ष की opening दोबारा क्यों नहीं डालनी पड़ती?
- close से पहले रुके हुए वाउचर का क्या करें?
अंतिम अपडेट: 2026-10-04