अध्याय 26 — डेटा सुरक्षा व बैकअप

इस अध्याय के बाद आप: समझेंगे कि आपकी समिति का डेटा दूसरों से अलग कैसे रहता है; हर व्यक्ति को अलग लॉगिन व सही भूमिका देना; 2FA चालू करना और पासवर्ड रीसेट करना; "entry बंद है" वाली लाल पट्टी और सेव-विफलता का लाल संदेश पहचानना; और डेटा एक्सपोर्ट, पूर्ण आर्काइव (.slbak) व रिस्टोर सेंटर का सही इस्तेमाल।

26.1 डेटा सुरक्षा क्यों ज़रूरी है

समिति की किताबें सिर्फ़ हिसाब नहीं हैं — इनमें सदस्यों के नाम, फ़ोन, बैंक विवरण, ऋण और जमा का रिकॉर्ड होता है। ऑडिट, AGM और रजिस्ट्रार के सामने यही रिकॉर्ड समिति का सबूत है। डेटा गुम हो जाए, कोई ग़लत व्यक्ति बदल दे, या बाहर लीक हो जाए — तीनों हालात में नुकसान समिति का होता है। इसलिए सुरक्षा के तीन हिस्से हैं: पहुँच (कौन देख/बदल सकता है), भरोसा (जो स्क्रीन पर दिखे वही सच में सेव हो), और वापसी (कुछ बिगड़े तो डेटा लौटाया जा सके)।

26.2 हर समिति का डेटा अलग

सहकार लेखा में बहुत-सी समितियाँ काम करती हैं, पर हर समिति अपनी ही किताबें देखती है। लॉगिन करते ही आपका खाता आपकी समिति से जुड़ जाता है, और डेटाबेस ख़ुद हर पढ़ने-लिखने पर जाँचता है कि यह डेटा आपकी समिति का है या नहीं। यह रोक सिर्फ़ स्क्रीन पर नहीं, सर्वर के स्तर पर लगी है — इसलिए कोई चालाकी से भी दूसरी समिति का डेटा नहीं खोल सकता।

Privacy पेज के अनुसार डेटा Supabase (PostgreSQL) डेटाबेस में टोक्यो, जापान क्षेत्र में रखा जाता है (यानी भारत के बाहर), स्वचालित साप्ताहिक बैकअप उसी प्रदाता व क्षेत्र में रहते हैं, और डेटा रखे जाते समय व भेजे जाते समय एन्क्रिप्टेड रहता है। पुराने साप्ताहिक बैकअप तय अवधि के बाद अपने-आप हटते हैं (नवीनतम 12 प्रतियाँ + पिछले 12 महीनों की हर महीने की एक प्रति)।

26.3 भूमिकाएँ व अलग लॉगिन

एक ही लॉगिन सबके बीच बाँटना सबसे बड़ी ग़लती है — फिर ऑडिट ट्रेल में यह पता ही नहीं चलता कि एंट्री किसने की। ऐप में 16 भूमिकाएँ हैं, पाँच समूहों में: प्रशासन (व्यवस्थापक, सचिव, प्रबंधक), लेखा व नक़दी (लेखाकार, खजांची), संचालन (स्टोर कीपर, ख़रीद अधिकारी, बिक्री ऑपरेटर, कर्मचारी, डेटा एंट्री ऑपरेटर), शासन (बोर्ड) (अध्यक्ष, संचालक मंडल सदस्य) और ऑडिट व केवल-देखना (CA / लेखा परीक्षक, आंतरिक लेखा परीक्षक, बाहरी CA / सलाहकार, दर्शक)। भूमिकाओं का पूरा ब्योरा अध्याय: समिति सेटअप व भूमिकाएँ और उपयोगकर्ता अनुमतियाँ में है।

ऐप में — नया उपयोगकर्ता जोड़ना

1. साइडबार में "उपयोगकर्ता प्रबंधन" खोलें (यह पेज केवल व्यवस्थापक / सचिव के लिए है)।
2. "नया उपयोगकर्ता" दबाएँ; "पूरा नाम", "ईमेल" और "पासवर्ड" (कम से कम 6 अक्षर) भरें।
3. "भूमिका" चुनें। शाखाएँ हों तो "शाखा तक सीमित" में शाखा चुनकर उसे उसी शाखा के डेटा तक रोकें।
4. "सक्रिय" स्विच चालू रखें और "सहेजें" दबाएँ।
5. कोई कर्मचारी नौकरी छोड़े तो उसका खाता मिटाने की बजाय सूची में "स्थिति" वाला स्विच बंद करें — वह लॉगिन नहीं कर पाएगा, पर उसकी पुरानी एंट्रियों का रिकॉर्ड बना रहेगा।

सचिव, व्यवस्थापक-स्तर का उपयोगकर्ता न बना सकता है न बदल सकता है। उपयोगकर्ताओं की संख्या आपके plan की सीमा से बँधी है (पेज पर "सक्रिय" / सीमा दिखती है)।

26.4 2FA (दो-चरण लॉगिन)

2FA में पासवर्ड के बाद मोबाइल के authenticator app (Google Authenticator / Authy) का 6-अंकों वाला कोड भी चाहिए — पासवर्ड चोरी हो जाए तो भी कोई अंदर नहीं घुस सकता।

1. ऊपर दाईं ओर अपने नाम पर क्लिक कर "सुरक्षा (2FA)" चुनें।
2. QR scan करें (या key manually जोड़ें), "Authenticator कोड (6 अंक)" डालें और "Verify & चालू करें" दबाएँ।
3. चालू होने पर "Recovery codes" → "बनाएं" दबाकर कोड सुरक्षित जगह लिख लें — ये दोबारा नहीं दिखते। फ़ोन खो जाए तो इनमें से एक कोड से लॉगिन होगा (हर कोड एक ही बार चलता है)।
4. फ़ोन भी गया और recovery codes भी नहीं? व्यवस्थापक/सचिव "उपयोगकर्ता प्रबंधन" में उस व्यक्ति के आगे "2FA reset करें" दबा सकते हैं।

अगर पासवर्ड सही है पर 2FA की जाँच सर्वर से नहीं हो पाती, तो ऐप सुरक्षा के लिए लॉगिन रोक देता है — थोड़ी देर बाद दोबारा कोशिश करें।

26.5 पासवर्ड रीसेट

• ख़ुद: लॉगिन पेज पर "पासवर्ड भूल गए?" दबाएँ, अपना ईमेल डालें — उस ईमेल पर reset लिंक आता है।
• व्यवस्थापक/सचिव द्वारा: "उपयोगकर्ता प्रबंधन" में उपयोगकर्ता संपादित करें, "नया पासवर्ड (खाली = बदलाव नहीं)" भरें और सहेजें — नया पासवर्ड तुरंत लागू होता है।
• पासवर्ड मज़बूत और अलग रखें, किसी को न बताएँ, और ऑफ़िस का कंप्यूटर छोड़ते समय लॉगआउट करें।

26.6 Online-only: "entry बंद है" वाली लाल पट्टी

सहकार लेखा सीधे क्लाउड पर काम करता है। इंटरनेट न हो तो ऊपर लाल पट्टी आती है — "इंटरनेट नहीं है — entry बंद है"; इंटरनेट लौटते ही entry अपने-आप चालू हो जाती है। अगर डेटा पूरा load न हुआ हो तो पट्टी कहती है "Data पूरा load नहीं हुआ — entry बंद है" — तब "फिर से load करें" दबाएँ। तब तक स्क्रीन के आँकड़ों पर भरोसा न करें; यह रोक इसलिए है ताकि अधूरे डेटा पर नई एंट्री न बने।

26.7 जो स्क्रीन पर दिखे वही क्लाउड में

अगर कोई एंट्री क्लाउड में सेव नहीं हो पाती, तो ऐप उसे स्क्रीन से हटा देता है और कम से कम 10 सेकंड का लाल संदेश दिखाता है। मतलब: लाल संदेश दिखे तो वह एंट्री सेव नहीं हुई — इंटरनेट जाँचकर दोबारा करें। ऐसा नहीं होगा कि एंट्री स्क्रीन पर दिखे और पेज reload करने पर ग़ायब हो जाए।

26.8 डेटा एक्सपोर्ट, पूर्ण आर्काइव व रिस्टोर

ऐप में — "डेटा एक्सपोर्ट" पेज (केवल व्यवस्थापक)

1. साइडबार में "डेटा एक्सपोर्ट" खोलें।
2. "पूर्ण डेटा आर्काइव (.slbak)" कार्ड: इसमें लगभग पूरी किताबें आती हैं — वाउचर, सदस्य, ऋण, स्टॉक, और हाउसिंग/डेयरी/मार्केटिंग/जमा वगैरह भी। हर फ़ाइल पर जाँच-कोड होता है ताकि छेड़छाड़ पकड़ी जा सके। पासवर्ड और 2FA की गुप्त जानकारी इसमें कभी नहीं आती।
3. चाहें तो "पासवर्ड से सुरक्षित करें" चालू करें (कम से कम 12 अक्षर, दो बार, और पुष्टि में "कोई recovery नहीं" टाइप करें)। ध्यान: यह पासवर्ड खो गया तो आर्काइव हमेशा के लिए बेकार है — कंपनी भी नहीं खोल सकती।
4. "पूर्ण आर्काइव डाउनलोड करें" दबाएँ। कोई सूची पूरी न पढ़ी जा सके तो ऐप अधूरी फ़ाइल नहीं देता, साफ़ बताकर रोक देता है।
5. नीचे "JSON एक्सपोर्ट डाउनलोड करें" सिर्फ़ 16 मुख्य सूचियों की फ़ाइल है — ऑडिटर को भेजने या बहु-समिति समेकन के लिए। पेज ख़ुद चेतावनी देता है: "यह एक्सपोर्ट है, बैकअप नहीं।"
6. "एक्सपोर्ट इतिहास" में दिखता है कि किसने, कब, कौन-सा डेटा निकाला — यह रिकॉर्ड बदला नहीं जा सकता।

जब तक आर्काइव की परख (rehearsal) पास होकर दर्ज न हो, कार्ड उसे सावधानी से "आर्काइव" कहता है; दर्ज होने के बाद शीर्षक "पूर्ण बैकअप (.slbak)" हो जाता है।

"एक्सपोर्ट सेंटर"

यहाँ कोई एक सूची (जैसे सदस्य) चुनकर "मोड" — सामान्य, पूर्ण (हटाई गई पंक्तियाँ भी) या रिडैक्टेड (फ़ोन, पैन, आधार, बैंक विवरण *** से छिपे) — और "फ़ॉर्मैट" CSV / XLSX / JSON चुनें। बाहर साझा करनी हो तो रिडैक्टेड मोड लें। यह पेज हर भूमिका को उतना ही दिखाता है जितनी उसे अनुमति है।

"रिस्टोर सेंटर" (केवल व्यवस्थापक)

1. ".slbak फ़ाइल चुनें" — फ़ाइल आपके ब्राउज़र से बाहर नहीं जाती; एन्क्रिप्टेड हो तो पासवर्ड डालकर "खोलें"।
2. ऐप जाँचता है "क्या यह आर्काइव इसी संस्था का है?" — दूसरी संस्था के आर्काइव पर आगे नहीं बढ़ता।
3. "सूखा पूर्वाभ्यास (dry run)" में mode (Fresh / Merge / Replace) चुनकर "दिखाएँ कि क्या बदलेगा" — कुछ लिखा नहीं जाता।
4. "बैकअप को परखें" — बिना कुछ लिखे जाँचता है कि restore से मौजूदा trial balance और स्टॉक हूबहू लौटेंगे या नहीं।
5. असल restore से पहले "1. सुरक्षा बैकअप बनाएँ" अनिवार्य है, फिर संस्था का नाम टाइप कर restore चलाएँ। FY लॉक हो तो restore नहीं चलता।

26.9 रिपोर्ट PDF/Excel — अतिरिक्त प्रति

ट्रायल बैलेंस जैसी रिपोर्टों पर "PDF" और "Excel" बटन होते हैं। हर माह-अंत पर मुख्य रिपोर्टें निकालकर रखें — यह ऊपर के बैकअप का विकल्प नहीं, पर इंटरनेट न होने पर पढ़ने और ऑडिटर को दिखाने के काम आती है।

✅ हल किया हुआ उदाहरण — rehearsal क्या मिलाता है

31 मार्च को समिति का ट्रायल बैलेंस और आर्काइव की परख:

rehearsal आर्काइव से यही आँकड़े दोबारा बनाता है। हर खाता ₹ तक मेल खाए तो परख पास; जैसे बैंक ₹3,80,000 की जगह ₹3,72,000 निकले तो "मेल न खाने वाले खाते" में बैंक दिखेगा — वह आर्काइव भरोसे लायक नहीं, नया आर्काइव लें।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर पूछ सकता है कि किताबें किस-किस की पहुँच में हैं और डेटा कहाँ सुरक्षित है। "उपयोगकर्ता प्रबंधन" की सूची (भूमिका, स्थिति), "एक्सपोर्ट इतिहास" और समय-समय पर लिए गए .slbak आर्काइव इसका सीधा जवाब हैं। ऑडिटर को CA / लेखा परीक्षक की केवल-देखने वाली भूमिका दें, व्यवस्थापक की नहीं।

❓ FAQ

प्र. इंटरनेट चला गया तो क्या एंट्री कर सकते हैं? नहीं। लाल पट्टी आती है और entry बंद रहती है; इंटरनेट लौटते ही अपने-आप चालू हो जाती है। निकाली हुई PDF/Excel बिना इंटरनेट भी पढ़ सकते हैं।

प्र. क्या दूसरी समिति हमारा डेटा देख सकती है? नहीं। हर पढ़ने-लिखने पर सर्वर जाँचता है कि डेटा आपकी समिति का है।

प्र. कंपनी बैकअप लेती है तो हमें आर्काइव क्यों लेना? साप्ताहिक बैकअप सेवा-प्रदाता के पास रहते हैं; आपका अपना .slbak आर्काइव आपके पास रहता है और रिस्टोर सेंटर में आप ख़ुद उसे परख सकते हैं।

प्र. लेखाकार रिस्टोर कर सकता है? नहीं, "रिस्टोर सेंटर" और "डेटा एक्सपोर्ट" केवल व्यवस्थापक के लिए हैं।

✏️ अभ्यास

1. अपनी समिति के हर कर्मचारी के लिए सही भूमिका तय करें और लिखें कि किसे "दर्शक" रखना चाहिए।
2. अपने खाते पर 2FA चालू करें और recovery codes सुरक्षित रखें।
3. "डेटा एक्सपोर्ट" से एक पूर्ण आर्काइव डाउनलोड करें और "रिस्टोर सेंटर" में उसकी परख चलाएँ।
4. "एक्सपोर्ट सेंटर" से सदस्य सूची रिडैक्टेड मोड में CSV निकालें — देखें कौन-से कॉलम छिपे।
5. समझाएँ: लाल सेव-विफलता संदेश दिखे तो क्या करेंगे, और क्यों।

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

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