अध्याय 2 — पंजीकरण, समिति सेटअप व भूमिकाएँ

इस अध्याय के बाद आप: नई समिति बनाना; समिति-विवरण व वित्तीय वर्ष सेट करना; 16 भूमिकाओं में से सही भूमिका देना; शाखा-सीमा, Maker-Checker व FY-लॉक समझना; Dashboard पढ़ना।

2.1 सहकार लेखा एक नज़र में

सहकार लेखा भारतीय सहकारी समितियों के लिए बना क्लाउड-आधारित लेखा सॉफ़्टवेयर है। ब्राउज़र में sahakarlekha.com खोलिए — कुछ इंस्टॉल नहीं करना। हर समिति का डेटा अलग और सुरक्षित रहता है; एक समिति के लोग दूसरी समिति का डेटा नहीं देख सकते।

ऐप केवल ऑनलाइन चलता है। इंटरनेट चला जाए या डेटा पूरा load न हो, तो ऊपर लाल पट्टी आती है — "इंटरनेट नहीं है — entry बंद है" या "Data पूरा load नहीं हुआ — entry बंद है" — और नई एंट्री रुक जाती है, ताकि अधूरे आँकड़ों पर कोई एंट्री न बने। आपका डेटा cloud में सुरक्षित रहता है; "फिर से load करें" दबाएँ। अगर कभी cloud में सेव फ़ेल हो, तो वह एंट्री स्क्रीन से हट जाती है और लाल संदेश कम से कम 10 सेकंड दिखता है — मतलब एंट्री दोबारा करनी है।

2.2 ऐप में — नई समिति का पंजीकरण

1. लॉगिन पेज पर नीचे "नई समिति? यहाँ पंजीकरण करें" दबाएँ (पेज "नई समिति पंजीकरण")।
2. चरण 1 — Society Information: Society Name (English) *, Society Name (Hindi), Registration Number *, District *, State *, Phone, GSTIN (वैकल्पिक), Address, Society Type * और Financial Year।
3. चरण 2 — Admin Account: Admin Full Name, Email, Password (कम से कम 6 अक्षर) व Confirm Password → पंजीकरण।
4. आप उस समिति के व्यवस्थापक (Admin) बन जाते हैं।

💡 Society Type ध्यान से चुनें — उसी के अनुसार तैयार लेजर हेड (खाता-ढाँचा) और मेनू के विशेष मॉड्यूल (दुग्ध, उपभोक्ता, आवास, श्रमिक आदि) आते हैं।

पासवर्ड भूल गए? लॉगिन पेज पर "पासवर्ड भूल गए?" → ईमेल पर रीसेट लिंक (स्पैम फ़ोल्डर भी देखें)। ईमेल ही याद न हो तो "User ID / ईमेल भूल गए?"।

2.3 ऐप में — समिति सेटअप

मेनू "समिति सेटअप" में ये टैब हैं: "मूल विवरण", "वित्तीय वर्ष", "ओपनिंग बैलेंस", "पिछला वर्ष", "बैकअप"।

2.4 भूमिकाएँ — 16 भूमिकाएँ, 5 समूह

"उपयोगकर्ता प्रबंधन" पेज केवल व्यवस्थापक या सचिव खोल सकते हैं (बाकी को "केवल व्यवस्थापक / सचिव के लिए" दिखता है)। सचिव नया Admin नहीं बना सकता, न किसी Admin को बदल सकता है।

नया उपयोगकर्ता बनाना:

1. "उपयोगकर्ता प्रबंधन" → "नया उपयोगकर्ता"।
2. "पूरा नाम", "ईमेल", "पासवर्ड" (कम से कम 6 अक्षर) भरें; "भूमिका" चुनें।
3. शाखाएँ हों तो "शाखा तक सीमित" में शाखा चुनें — तब वह उपयोगकर्ता केवल उसी शाखा का डेटा देख/दर्ज कर पाएगा; "सभी शाखाएँ (कोई पाबंदी नहीं)" छोड़ दें तो पूरी समिति।
4. "सक्रिय" स्विच चालू रखें → "सहेजें"। कोई कर्मचारी चला जाए तो उसे मिटाने के बजाय "सक्रिय" बंद करें — वह लॉगिन नहीं कर पाएगा, पर उसकी पुरानी एंट्री का नाम रिकॉर्ड में रहेगा।

प्लान की सीमा: ऊपर "प्लान" कार्ड में "Users (seats)" दिखता है — जैसे Starter में 1, Plus में 6 सक्रिय उपयोगकर्ता, Pro में असीमित। सीमा भर जाए तो नया उपयोगकर्ता नहीं जुड़ता; किसी को निष्क्रिय करें या प्लान बढ़ाएँ।

2.5 Maker-Checker व FY-लॉक

Maker-Checker: एक व्यक्ति एंट्री बनाए, दूसरा जाँचकर अनुमोदित करे। "समिति सेटअप" → "अनुमोदन नियम (Maker-Checker)" में चुनें: "हर manual वाउचर" चालू/बंद, "सीमा राशि ≥ (₹)", और वे वाउचर प्रकार जिन्हें हमेशा अनुमोदन चाहिए। ऑटो/सिस्टम वाउचर कभी नहीं रुकते। रुके वाउचर "वाउचर अनुमोदन" पेज पर अनुमोदित होते हैं।

FY-लॉक: ऑडिट पूरा होने पर "वित्तीय वर्ष" टैब → "ऑडिट लॉक" → "बोर्ड संकल्प (आवश्यक)" का संकल्प क्रमांक व अधिकृत निकाय भरें → "FY लॉक करें"। लॉक के बाद उस वर्ष में कोई भी बदलाव (जोड़ना, सुधारना, मिटाना, अनुमोदन) नहीं होता। खोलने के लिए "अनलॉक अनुरोध करें", और किसी दूसरे admin को "अनलॉक मंज़ूर करें" दबाना होता है। पूरी प्रक्रिया साल का अंत व FY-लॉक में।

2.6 Dashboard

"कुल नकद", "कुल बैंक", "कुल सदस्य" और "हाल के वाउचर" — साथ में चेतावनियाँ, जैसे "बैलेंस शीट असंतुलित है" या "शेयर कैपिटल बेमेल"। चेतावनी दिखे तो उसी दिन देखें।

✅ हल किया हुआ उदाहरण

रानिया समिति (Plus प्लान, 6 सीट), वर्ष 2026-27: राम = व्यवस्थापक, श्याम = लेखाकार, गीता = खजांची, मोहन = अध्यक्ष, ऑडिटर = CA / लेखा परीक्षक — 5 सक्रिय, 1 सीट खाली। Maker-Checker: सीमा ₹10,000।

श्याम ₹25,000 का किराया-भुगतान बनाता है → सीमा से ऊपर, अनुमोदन के लिए रुकता है। मोहन "वाउचर अनुमोदन" में अनुमोदित करता है, तब यह किताबों में गिना जाता है:

₹4,000 का स्टेशनरी भुगतान सीमा से नीचे है — सीधे दर्ज।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर आंतरिक नियंत्रण देखता है: क्या एंट्री बनाने और अनुमोदन करने वाले अलग हैं, क्या ऑडिट के बाद वर्ष लॉक हुआ, और क्या हर उपयोगकर्ता की पहचान अलग है। अलग-अलग लॉगिन, Maker-Checker नियम और बोर्ड-संकल्प सहित FY-लॉक — तीनों से "आंतरिक नियंत्रण संतोषजनक" लिखना आसान होता है।

❓ FAQ

प्र. ऑडिटर को कौन-सी भूमिका दें? "CA / लेखा परीक्षक" या "बाहरी CA / सलाहकार" — वे देख सकते हैं, एंट्री नहीं बना सकते। प्र. शाखा का क्लर्क दूसरी शाखा का डेटा देख सकता है? नहीं, अगर उसे "शाखा तक सीमित" में उसकी शाखा दी गई है। प्र. इंटरनेट न हो तो? नई एंट्री रुक जाती है; पहले निकाली PDF/Excel बिना इंटरनेट पढ़ सकते हैं। प्र. FY-लॉक अकेला admin खोल सकता है? नहीं, अनलॉक के लिए दूसरे admin की मंज़ूरी चाहिए।

और देखें: भूमिका व अनुमतियाँ (मदद), लेजर हेड, ओपनिंग बैलेंस।

✏️ अभ्यास

1. नई समिति के पंजीकरण के दोनों चरणों के अनिवार्य खाने लिखिए।
2. पाँचों भूमिका-समूहों से एक-एक भूमिका और उसका काम बताइए।
3. एक क्लर्क को केवल "शाखा-2" का काम देना है — कदम लिखिए।
4. Maker-Checker में सीमा ₹5,000 है; ₹7,500 का भुगतान किस पेज पर अनुमोदित होगा?
5. सही/गलत: "FY-लॉक के बाद भी लेखाकार पुराना वाउचर सुधार सकता है।"

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

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