अध्याय 3 — लेजर हेड (Chart of Accounts)

इस अध्याय के बाद आप: ग्रुप व खाते का फ़र्क; कोड प्रणाली व समिति-प्रकार के अनुसार तैयार चार्ट; "नया खाता" जोड़ना; खाता सुधारना, मिलाना और कब नहीं हटता।

3.1 लेजर हेड क्या है

लेजर हेड खातों का "नक्शा" है — कौन-सा खाता किस श्रेणी में है और रिपोर्ट में कहाँ दिखेगा। हर एंट्री किसी न किसी खाते में जाती है, और ट्रायल बैलेंस, व्यापार खाता, आय-व्यय व बैलेंस शीट इसी नक्शे से बनते हैं। नक्शा गलत, तो सब रिपोर्ट गलत।

नई समिति बनते ही सहकार लेखा समिति के प्रकार के अनुसार तैयार चार्ट डाल देता है — विपणन/प्रसंस्करण (और ज़्यादातर अन्य प्रकार), PACS और उपभोक्ता समिति के अलग-अलग ढाँचे हैं। इसलिए एक ही कोड का नाम प्रकार के हिसाब से बदल सकता है: जैसे 3303 विपणन समिति में "विविध देनदार" है, पर PACS में "अल्पकालीन ऋण (KCC)"; 4101 विपणन में "उर्वरक बिक्री", उपभोक्ता में "किराना बिक्री"। अपनी समिति का असली नाम हमेशा "लेजर हेड" पेज पर देखें।

3.2 ग्रुप बनाम खाता

• ग्रुप = केवल शीर्षक/फ़ोल्डर, जिसके अंदर खाते आते हैं। ग्रुप में सीधे एंट्री नहीं होती।
• खाता (लेजर) = जहाँ असली एंट्री होती है।

उदाहरण: शेयर पूंजी (1100, ग्रुप) → व्यक्तिगत शेयर पूंजी (1102, खाता)। चालू संपत्तियाँ (3300, ग्रुप) → हाथ में नकद (3301)।

3.3 कोड प्रणाली

चार अंकों वाले कोड तैयार चार्ट के हैं। आप जो नया खाता बनाते हैं, उसे भी ऐप अपने-आप एक पढ़ने लायक कोड देता है — उसके ग्रुप की रेंज में अगला खाली नंबर (जैसे 2100 ग्रुप में 2101, 2102…), या रेंज भर जाए तो "2100-01" जैसा। यह कोड "कोड" कॉलम, खोज और Excel निर्यात में दिखता है। पहले बने जिन खातों का कोड नहीं है, उनके लिए लेजर हेड पेज पर "कोड दें" बटन दबाएँ।

3.4 मुख्य खाते (विपणन समिति का चार्ट)

3.5 सहकारी-विशेष खाते

⚠️ संरक्षण छूट/डिविडेंड को व्यय में न डालें — ये अधिशेष के बँटवारे हैं (देखें लाभ का बँटवारा)।

3.6 ऐप में — नया खाता जोड़ना

1. मेनू "लेजर हेड" खोलें (पेज का शीर्षक "खाता शीर्ष प्रबंधन")।
2. ऊपर "नया खाता" दबाएँ → "नया खाता शीर्ष जोड़ें"।
3. "नाम (अंग्रेजी)" और "नाम (हिंदी)" भरें। एक ही नाम का दूसरा खाता नहीं बनता ("खाता नाम पहले से मौजूद है")।
4. "खाता प्रकार" चुनें — पूंजी, संपत्ति, दायित्व, आय या व्यय। ⚠️ यह बाद में नहीं बदलता — सुधार खिड़की में केवल नाम, पैरेंट ग्रुप और प्रारंभिक शेष बदले जा सकते हैं। गलत प्रकार चुना तो नया सही खाता बनाना पड़ेगा।
5. "पैरेंट ग्रुप" चुनें (जैसे बैंक के लिए चालू संपत्तियाँ)।
6. ग्रुप बनाना हो तो "यह एक ग्रुप है (इसके अंदर खाते आएंगे)" टिक करें — ग्रुप का प्रारंभिक शेष शून्य रहता है।
7. खाते के लिए "प्रारंभिक शेष" और "शेष प्रकार" (नाम (Dr) / जमा (Cr)) भरें → "सहेजें"।

आपूर्तिकर्ता या ग्राहक जोड़ने पर ऐप उनका खाता अपने-आप सही ग्रुप में बना देता है। नया बैंक "बैंक बुक" पेज के "नया बैंक" बटन से जोड़ें — वह अपने-आप बैंक ग्रुप में जाता है और बैंक-चयन में दिखने लगता है।

3.7 खाता कब नहीं हटता

सहकार लेखा Tally की तरह खाते की रक्षा करता है। "हटाएं" दबाने पर खाता इन हालात में नहीं हटेगा:

• सिस्टम खाता (नकद, बैंक, शेयर पूँजी, खरीद आदि) — "सिस्टम खाता हटाया नहीं जा सकता"।
• ग्रुप जिसके अंदर खाते हैं — "पहले इस खाते के उप-खाते हटाएं"।
• जिस खाते का शेष शून्य नहीं (केवल opening वाला भी)।
• जो चालू वाउचरों में इस्तेमाल हुआ है, या किसी आपूर्तिकर्ता/ग्राहक का खाता है।

जिस खाते में एंट्री या opening है, उसे ग्रुप भी नहीं बनाया जा सकता — नया ग्रुप अलग से बनाएँ। एक ही नाम के दो खाते बन गए हों तो ऊपर पीली पट्टी में "मर्ज करें" से रखा जाने वाला और हटाया जाने वाला खाता चुनें; सब वाउचर रखे जाने वाले खाते में चले जाते हैं। यह वापस नहीं होता, इसलिए ध्यान से चुनें।

✅ हल किया हुआ उदाहरण

समिति को "बीज बिक्री" अलग देखनी है। "नया खाता" → नाम "Seed Sales"/"बीज बिक्री", प्रकार आय, पैरेंट ग्रुप = व्यापारिक आय (4100), प्रारंभिक शेष 0। फिर "इन्वेंटरी" में बीज वस्तु का "बिक्री खाता" यही चुनें (वहीं "+ नया बिक्री खाता बनाएँ…" से भी बन सकता है)। ₹12,000 की नकद बिक्री:

अब व्यापार खाते में बीज बिक्री उर्वरक बिक्री से अलग पंक्ति में दिखेगी।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर देखता है कि हर खाता सही श्रेणी में है, फंड अलग दिखाए गए हैं और कोई खाता बिना कारण हटाया नहीं गया। सहकार लेखा शेष वाले या इस्तेमाल हुए खाते को हटने नहीं देता और हर हटाने का रिकॉर्ड रखता है — इससे पुरानी एंट्रियाँ हमेशा अपने खाते से मिलती हैं।

❓ FAQ

प्र. सारे खाते खुद बनाने होंगे? नहीं — समिति-प्रकार के अनुसार तैयार चार्ट आता है; आपूर्तिकर्ता/ग्राहक के खाते अपने-आप बनते हैं। प्र. खाते का प्रकार गलत चुन लिया? प्रकार नहीं बदलता; सही प्रकार का नया खाता बनाएँ, एंट्री उसमें सुधारें, फिर पुराना (शून्य शेष) हटाएँ। प्र. नकद खाता हटा सकते हैं? नहीं, यह सिस्टम खाता है। प्र. पुराना खाता इस्तेमाल नहीं करना पर हट नहीं रहा? उसमें शेष या वाउचर है — नाम बदलकर छोड़ दें, ताकि ऑडिट-निशान बना रहे।

और देखें: नया खाता जोड़ें (मदद), मानक खाता-चार्ट, खाता-नाम शब्दावली, ओपनिंग बैलेंस।

✏️ अभ्यास

1. श्रेणी बताइए: 1201, 2202, 3303 (विपणन समिति), 4407, 5101।
2. ग्रुप और खाते का फ़र्क दो पंक्ति में।
3. "किराया आय" नाम का नया खाता बनाने के कदम लिखिए — प्रकार और पैरेंट ग्रुप सहित।
4. किन चार हालात में खाता नहीं हटता?
5. संरक्षण छूट व्यय है या बँटवारा? कारण सहित।

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

अपनी समिति का खाता डिजिटल कीजिए — रजिस्टर करें →