इस अध्याय के बाद आप: समूह व उप-खाते का फ़र्क; कोड प्रणाली; मानक चार्ट; नया खाता जोड़ना।
खातों का "नक्शा" — कौन-सा खाता किस श्रेणी में। नई समिति में तैयार सहकारी मानक चार्ट आता है (Ledger Heads)।
समूह = केवल शीर्षक; उप-खाता (Ledger) = यहाँ असली एंट्री। उदाहरण: शेयर पूँजी (1100, समूह) → व्यक्तिगत शेयर पूँजी (1102, उप-खाता)।
💡 एंट्री हमेशा उप-खाते में, समूह में नहीं।
| पहला अंक | श्रेणी | रिपोर्ट में |
|---|---|---|
| 1000 | पूँजी व फंड | बैलेंस शीट (देनदारी) |
| 2000 | देनदारियाँ | बैलेंस शीट (देनदारी) |
| 3000 | संपत्तियाँ | बैलेंस शीट (संपत्ति) |
| 4000 | आय | आमदनी-खर्च/व्यापार |
| 5000 | व्यय | आमदनी-खर्च/व्यापार |
| कोड | खाता |
|---|---|
| 1102 | व्यक्तिगत शेयर पूँजी |
| 1201 | रिज़र्व फंड |
| 1208 | नेट प्रॉफ़िट |
| 2101 | विविध लेनदार |
| 2202 | देय TDS |
| 3301 | नकद |
| 3303 | विविध देनदार |
| 3310 | GST ITC |
| 3400 | स्टॉक |
| 4101 | उर्वरक बिक्री |
| 5101 | खरीद |
| 5500 | डेप्रिसिएशन |
| खाता | क्यों खास |
|---|---|
| रिज़र्व फंड (1201) | लाभ का न्यूनतम 25% |
| व्यवहार बोनस (4406) | सदस्य के लेन-देन पर वापसी (बँटवारा) |
| शेयर पूँजी उप-प्रकार | सरकारी/व्यक्तिगत/संस्थागत अलग |
⚠️ Patronage/डिविडेंड को व्यय में न डालें — ये बँटवारा हैं।
Ledger Heads → Add Account → नाम, मूल समूह, ओपनिंग बैलेंस → सहेजें। आपूर्तिकर्ता/ग्राहक जोड़ने पर ऐप स्वतः सही समूह में खाता बना देता है।
💡 Bank Book से सीधे नया बैंक जोड़ें: Bank Book पेज पर ऊपर "नया बैंक" बटन दबाएँ → बैंक का नाम व ओपनिंग बैलेंस भरें → "जोड़ें"। यह खाता अपने-आप बैंक समूह में जुड़ जाता है और तुरंत Bank Book के बैंक-चयन व जमा/निकासी में दिखने लगता है।
नकद, शेयर पूँजी जैसे सिस्टम खाते हटाए नहीं जा सकते। एंट्री वाले खाते न हटाएँ — नाम बदलें (ऑडिट-निशान बना रहे)।
| गलती | बचाव |
|---|---|
| समूह में सीधे एंट्री | हमेशा उप-खाते में |
| बिक्री को 5000 में | 4000 = आय |
| सब खरीद एक खाते में | गतिविधि-खाते (5110…) |
"खाता-वर्गीकरण मानक चार्ट के अनुरूप; फंड पृथक् दर्शायी गईं।"
नेट प्रॉफ़िट का न्यूनतम 25% रिज़र्व फंड (1201) में अनिवार्य।
सही श्रेणी: गोदाम=संपत्ति; देय GST=देनदारी; उर्वरक बिक्री=आय(4101); वेतन=व्यय; शेयर पूँजी=पूँजी(1102)।
सबकी बिक्री एक "बिक्री" खाते में → वस्तु-वार मुनाफ़ा नहीं दिखा। गतिविधि-खाते अपनाने पर व्यापार खाता हर वस्तु का अलग मुनाफ़ा दिखाने लगा।
प्र. सारे खाते खुद बनाने होंगे? नहीं — तैयार चार्ट आता है; आपूर्तिकर्ता/ग्राहक स्वतः जुड़ते हैं। प्र. नकद खाता हटा सकते हैं? नहीं, सिस्टम खाता।
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