अध्याय 4 — ओपनिंग बैलेंस (Opening Balances)

इस अध्याय के बाद आप: सहकार लेखा पर आते समय पुरानी बही का शेष सही ढंग से लाना; Dr = Cr मिलान; समूह खाते की रोक; स्टॉक और पार्टी की opening; और यह समझना कि अगले वर्षों में opening दोबारा क्यों नहीं डालनी।

4.1 ओपनिंग बैलेंस क्या है और कब चाहिए

पहले से चल रही समिति के पास पिछले वर्ष की बैलेंस शीट होती है — नकद, बैंक, स्टॉक, देनदार, शेयर पूँजी, फंड, ऋण आदि का 31 मार्च का शेष। जब समिति पहली बार सहकार लेखा पर आती है, तो यही शेष "ओपनिंग बैलेंस" बनकर नई बही की शुरुआत करते हैं। इसके बिना नकद शून्य से शुरू होगा, शेयर पूँजी ग़ायब होगी, और बैलेंस शीट कभी नहीं मिलेगी।

ज़रूरी बात: सहकार लेखा की बही लगातार चलती है। 31 मार्च का क्लोज़िंग अपने-आप अगले 1 अप्रैल का ओपनिंग बन जाता है (अध्याय 24 देखें)। इसलिए ओपनिंग बैलेंस सिर्फ़ एक बार — सहकार लेखा पर आते समय — डालने होते हैं। हर साल दोबारा डालेंगे तो शेष दोगुने हो जाएँगे।

नई पंजीकृत समिति, जिसका कोई पिछला लेन-देन नहीं, opening शून्य रखे और सीधे वाउचर से शुरुआत करे।

4.2 सुनहरा नियम: opening भी Dr = Cr

सारे ओपनिंग शेषों का कुल डेबिट = कुल क्रेडिट होना चाहिए, क्योंकि पिछली बैलेंस शीट भी दोनों तरफ़ बराबर थी।

⚠️ Dr ≠ Cr होने पर "सहेजें" दबाते ही ऐप अंतर की राशि बताकर पूछता है — "डेबिट और क्रेडिट बराबर नहीं हैं"। ज़्यादातर मामलों में रुककर अंतर ढूँढें (अक्सर पिछले वर्ष का संचित अधिशेष या कोई फंड छूटा होता है); असंतुलित सेव करने पर ट्रायल बैलेंस और बैलेंस शीट उसी रकम से नहीं मिलेंगे।

4.3 क्या-क्या लाएँ

स्रोत: पिछले वर्ष की अंकेक्षित (audited) बैलेंस शीट। आय/व्यय खातों (बिक्री, वेतन आदि) की opening नहीं होती — उनका शेष साल के अंत में अधिशेष में जाकर 1208 में आ चुका होता है।

4.4 ऐप में भरना

1. मेनू के "सेटिंग्स" हिस्से में "ओपनिंग बैलेंस" खोलें। पेज का शीर्षक "प्रारंभिक शेष" है। यह पेज केवल Admin के लिए है; बाकी भूमिकाएँ सिर्फ़ देख सकती हैं।
2. सूची में केवल संपत्ति, दायित्व और पूंजी के खाते आते हैं। ऊपर के ड्रॉपडाउन से "सभी / संपत्ति / दायित्व / पूंजी" छाँटें; "केवल शेष वाले" से भरे खाते ही देखें।
3. हर खाते की पंक्ति में "राशि (₹)" भरें और "डेबिट / क्रेडिट" चुनें।
4. ऊपर के कार्ड देखते रहें: "कुल डेबिट", "कुल क्रेडिट", "अंतर"।
5. "अंतर" में "संतुलित ✓" आए, तब "सहेजें" दबाएँ। "प्रारंभिक शेष सहेजा गया" तभी दिखता है जब हर खाता क्लाउड में सेव हो जाए; कोई एक भी सेव न हो तो सारे बदलाव वापस हो जाते हैं और लाल संदेश आता है। (जब तक कुछ भरा न हो, "अंतर" में "अभी ओपनिंग बैलेंस नहीं भरा गया" लिखा रहता है।)
6. FY-लॉक हो तो पेज पर लाल सूचना आती है और कुछ बदला नहीं जा सकता।

समूह खाते पर opening नहीं

जिन खातों पर लाल "समूह" टैग है (जैसे "माल-सूची" 3400), उन पर राशि का खाना ही नहीं मिलता — रिपोर्ट समूह की opening नहीं गिनतीं, केवल उसके नीचे के लेजर खाते गिनती हैं। किसी पुराने समूह खाते पर opening पड़ी हो तो ऊपर चेतावनी आती है और "सहेजें" रुक जाता है ("समूह खाते पर प्रारंभिक शेष नहीं डाल सकते")। उसके आगे "0 करें" दबाएँ और वह रकम सही लेजर खाते पर डालें।

"लेखा-परीक्षित शेष भरें" — सिर्फ़ पहली बार

• "लेखा-परीक्षित शेष भरें" पिछले वर्ष के अंकेक्षित शेष (अगर ऐप में दर्ज हों) स्क्रीन पर भर देता है; "सहेजें" दबाने पर ही बदलाव पक्का होता है।
• यह बटन तभी दिखता है जब चालू वर्ष से पहले का कोई वाउचर ऐप में न हो — यानी समिति पहली बार सहकार लेखा पर आ रही हो।
• पहले "Carry Forward" नाम का बटन था, जो साल-अंत का शेष opening में भर देता था। लगातार बही में इससे पिछले वर्षों की हर एंट्री दो बार गिनी जाती, इसलिए उसे हटा दिया गया है। नए वर्ष का opening अपने-आप आगे आता है।

4.5 स्टॉक की opening — दो जगह

दोनों का कुल मूल्य बराबर रखें, वरना मात्रा और रकम बेमेल रहेंगे। "माल-सूची" (3400) समूह है — उस पर नहीं।

4.6 देनदार/लेनदार — पार्टी-वार

ग्राहक और आपूर्तिकर्ता पेज पर नई पार्टी जोड़ते समय उसका ओपनिंग बैलेंस (Dr/Cr) भरें। हर पार्टी का अपना लेजर खाता बनता है, जिसमें यह opening जाती है — इसलिए वही रकम दोबारा किसी साझा "देनदार" खाते में न डालें, वरना दोगुनी हो जाएगी।

✅ हल किया हुआ उदाहरण

सहेजने के बाद ट्रायल बैलेंस खोलें — ओपनिंग कॉलम में दोनों तरफ़ 5,67,000 दिखेगा।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर ओपनिंग बैलेंस को पिछले वर्ष की अंकेक्षित बैलेंस शीट से पंक्ति-दर-पंक्ति मिलाते हैं। फंड और रिज़र्व यथावत आने चाहिए — शून्य से शुरू करना आपत्ति का विषय है। Opening का Dr = Cr होना और स्टॉक का वस्तु-सूची से मेल पहली जाँच है।

📚 केस-स्टडी

एक समिति ने सब शेष भरे पर बैलेंस शीट ₹77,000 से नहीं मिली। बैलेंस शीट पेज ने "Opening Dr ≠ Cr, अंतर ₹77,000" बताया। पिछले वर्ष का शुद्ध अधिशेष (1208) छूट गया था — Cr में डालते ही सब मिल गया। सीख: बचा अंतर प्रायः संचित अधिशेष या कोई फंड होता है।

❓ FAQ

प्र. नई समिति को opening चाहिए? नहीं — शून्य रखें, सीधे एंट्री करें।

प्र. अगले साल opening डालनी होगी? नहीं — लगातार बही से अपने-आप आती है।

प्र. स्टॉक की opening किस दर पर? पिछले वर्ष के अंकेक्षित स्टॉक मूल्य (प्रायः लागत) पर।

प्र. Accountant यह पेज क्यों नहीं बदल पा रहा? यह केवल Admin के लिए है।

✏️ अभ्यास

1. Dr/Cr पक्ष बताइए: नकद 5,000; बैंक ऋण 1,00,000; स्टॉक 40,000; शेयर पूँजी 50,000; देनदार 8,000।
2. ऊपर के कुल Dr और Cr निकालिए; अंतर किस खाते में जाने की संभावना है?
3. स्टॉक की opening किन दो जगह भरनी है?
4. अचल संपत्ति मूल लागत पर लाएँ या शुद्ध मूल्य पर? क्यों?
5. सही/गलत: "दूसरे वर्ष की शुरुआत में opening दोबारा भरकर सहेजना ज़रूरी है।"

अंतिम अपडेट: 2026-10-08

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