Ledger (खाता) कैसे बनाएं
खाता-बही · 3 मिनट
संक्षेप में: Ledger Heads पेज खोलें → "नया खाता" → नाम और सही समूह (संपत्ति/देनदारी/आय/व्यय/पूँजी) चुनें → सेव। अब यह खाता voucher entry व रिपोर्ट में दिखेगा।
पहले यह तैयार रखें
- मानक चार्ट पहले से बना मिलता है — पहले देख लें कि खाता मौजूद तो नहीं
स्टेप-बाय-स्टेप
- मेन्यू के "संचालन" हिस्से में "लेजर हेड" खोलें (पेज का नाम "खाता शीर्ष प्रबंधन")। यह पेज admin और accountant को ही दिखता है।
- पहले "नाम या कोड से खोजें..." box में देख लें कि खाता पहले से तो नहीं बना — Cash, Bank जैसे खाते पहले से मौजूद रहते हैं।
- "नया खाता" बटन दबाएँ — "नया खाता शीर्ष जोड़ें" फ़ॉर्म खुलेगा।
- "नाम (अंग्रेजी)" ज़रूर भरें; "नाम (हिंदी)" चाहें तो भरें।
- "खाता प्रकार" चुनें — पूंजी (Equity), संपत्ति, दायित्व, आय या व्यय। बाद में edit में प्रकार नहीं बदलता, इसलिए सोचकर चुनें।
- "पैरेंट ग्रुप" में वह ग्रुप चुनें जिसके नीचे यह खाता रहेगा (उसी प्रकार के ग्रुप ही दिखते हैं), या "कोई नहीं (Top Level)"। खाता code app खुद देता है।
- "यह एक ग्रुप है (इसके अंदर खाते आएंगे)" तभी टिक करें जब इसके अंदर और खाते बनाने हों — ग्रुप में सीधी entry नहीं होती। आम खाते के लिए टिक न करें। चाहें तो "प्रारंभिक शेष" और "शेष प्रकार" (नाम Dr / जमा Cr) भी यहीं भर दें।
- "सहेजें" दबाएँ — "खाता जोड़ा गया" दिखेगा और खाता वाउचर entry व रिपोर्ट में मिलने लगेगा।
आम गलतियाँ
- खाते को गलत समूह में डालना — इससे वह गलत रिपोर्ट में (जैसे आय की जगह व्यय) चला जाता है।
- सिस्टम के बने-बनाए खाते (Cash, Bank आदि) की नकल बनाना — पहले जाँचें कि खाता पहले से तो नहीं है।
अगर दिक्कत आए
- "कृपया आवश्यक फ़ील्ड भरें" आया। — "नाम (अंग्रेजी)" और "खाता प्रकार" दोनों भरें।
- "खाता नाम पहले से मौजूद है" आया। — इसी नाम का खाता पहले से है (छोटे-बड़े अक्षर का फ़र्क नहीं गिना जाता)। पुराना खाता ही इस्तेमाल करें या अलग नाम दें।
- वाउचर में "... एक समूह खाता है — इसमें सीधे एंट्री नहीं हो सकती" आया। — आपने खाते पर "यह एक ग्रुप है" टिक किया है। उसके अंदर एक लेजर खाता बनाकर उस पर entry करें, या (उसके अंदर कोई खाता न हो तो) edit करके ग्रुप का टिक हटाएँ।
- मेन्यू में "लेजर हेड" दिख ही नहीं रहा। — यह पेज सिर्फ़ admin / accountant role को मिलता है। admin से खाता बनवाएँ या role बदलवाएँ।
- "FY Locked", "इंटरनेट नहीं है — entry बंद" या "खाता सेव नहीं हुआ" आया। — खाता नहीं बना (सूची में नहीं दिखेगा)। वर्ष अनलॉक करवाएँ या इंटरनेट / "फिर से load करें" ठीक होने के बाद दोबारा बनाएँ।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
खाता किस समूह में डालूँ?
जो आपके पास है/मिलना है = संपत्ति; जो देना है = देनदारी; कमाई = आय; खर्च = व्यय; सदस्यों की पूँजी/रिज़र्व = पूँजी।
खाता बनने के बाद उसका प्रकार बदल सकते हैं?
नहीं। "खाता संपादित करें" में सिर्फ़ नाम, पैरेंट ग्रुप, ग्रुप का निशान और प्रारंभिक शेष बदलते हैं। जिस खाते में entry या opening हो, उसे ग्रुप भी नहीं बनाया जा सकता।
खाता हटाना हो तो?
सिस्टम के बने-बनाए खाते नहीं हटते ("सिस्टम खाता हटाया नहीं जा सकता")। ग्रुप हटाने से पहले उसके उप-खाते हटाने पड़ते हैं।
पूरा समझें: गहराई से गाइड अध्याय
जुड़े काम: first voucher · opening balances
अंतिम अपडेट: 2026-10-04