अध्याय 9 — स्टॉक (Inventory)

इस अध्याय के बाद आप: वस्तु बनाना (बिक्री व खरीद खाता ज़रूरी); माल समूह; प्रारंभिक स्टॉक; स्टॉक आवाजाही; मैनुअल समायोजन; समापन माल का एक ही नियम जो व्यापार खाता, बैलेंस शीट और डैशबोर्ड तीनों में चलता है।

9.1 स्टॉक क्यों ज़रूरी है

खाद-बीज समिति हो या उपभोक्ता भंडार — समिति की सबसे बड़ी चालू संपत्ति अक्सर गोदाम का माल होता है। कितना आया, कितना बिका, कितना बचा — यही तय करता है कि व्यापार खाते में सकल लाभ (Gross Profit) कितना दिखेगा और बैलेंस शीट में "व्यापारिक माल" कितना। गलत स्टॉक = गलत लाभ = गलत लाभांश और गलत आरक्षित निधि। इसलिए स्टॉक को "बाद में मिला लेंगे" वाला काम न समझें।

सहकार लेखा में स्टॉक अलग से गिनना नहीं पड़ता: हर खरीद बिल मात्रा बढ़ाता है, हर बिक्री बिल घटाता है, और वापसी (Credit/Debit Note) व मैनुअल समायोजन अपना असर डालते हैं।

9.2 ऐप में — वस्तु बनाना

1. मेन्यू में "इन्वेंटरी" खोलें (पेज का नाम "माल भंडार") → "नई वस्तु"।
2. डायलॉग "नई स्टॉक वस्तु जोड़ें" में "नाम (अंग्रेजी)", "नाम (हिंदी)", "इकाई" भरें — सूची GST की सरकारी इकाइयों (UQC) की है: ऊपर आम इकाइयाँ (किलोग्राम KGS, क्विंटल QTL, मीट्रिक टन MTS, लीटर LTR, संख्या NOS, बोरी BAG, डिब्बा BOX, बोतल BTL, पैकेट PAC, दर्जन DOZ…), नीचे बाकी सभी। यही code GSTR-1 के HSN सार और e-way bill में जाता है, इसलिए portal पर error नहीं आता। पुरानी वस्तुओं की इकाई (जैसे "kg") अपने-आप सही code से पढ़ी जाती है।
3. "माल समूह / श्रेणी" चुनें या "+ नया समूह जोड़ें"।
4. "प्रारंभिक स्टॉक" (साल की शुरुआत की मात्रा), "खरीद दर (₹)" और "बिक्री दर (₹)" भरें।
5. GST वाली वस्तु हो तो HSN/SAC व GST % भरें। समूह पर पहले से HSN तय हो तो ऐप उसे भर देता है ("HSN समूह से लिया गया") — ज़रूरत हो तो बदलें।
6. "बिक्री खाता" और "खरीद खाता" — दोनों पर **"आवश्यक "* लिखा है। सूची से चुनें या "+ नया बिक्री खाता बनाएँ…" / "+ नया खरीद खाता बनाएँ…"।
7. "सहेजें" — संदेश "वस्तु जोड़ी गई"।

बिक्री या खरीद खाता छोड़ेंगे तो वस्तु सेव नहीं होगी: "बिक्री खाता आवश्यक है" / "खरीद खाता आवश्यक है"। यही खाते तय करते हैं कि इस वस्तु की बिक्री किस Cr पंक्ति में और खरीद किस Dr पंक्ति में जाएगी (अध्याय बिक्री, खरीद)। पुरानी किसी वस्तु पर खाता खाली है, तो उसकी बिक्री/खरीद तब तक पोस्ट नहीं होगी जब तक आप "संपादित करें" से खाता न भर दें।

9.3 माल समूह

हर वस्तु को समूह दें — जैसे "उर्वरक", "बीज", "किराना"। "समूह प्रबंधन" से समूह का नाम बदला या हटाया जा सकता है; हटाने पर उसकी वस्तुएँ "General" में चली जाती हैं। ये समूह ही "क्लोज़िंग स्टॉक रिपोर्ट" में श्रेणियाँ बनते हैं।

9.4 प्रारंभिक स्टॉक

पहली बार ऐप शुरू करते समय हर वस्तु की गिनी हुई मात्रा "प्रारंभिक स्टॉक" में भरें और "खरीद दर (₹)" में उसकी लागत दर — प्रारंभिक माल का मूल्य इसी दर से बनता है। साथ ही लेजर में स्टॉक खाते (व्यापारिक माल, 3403) का प्रारंभिक शेष इन वस्तुओं के कुल प्रारंभिक मूल्य के बराबर रखें (अध्याय प्रारंभिक शेष)। अगले साल यह अपने-आप आगे जाता है — 31 मार्च का समापन ही 1 अप्रैल का प्रारंभ होता है।

9.5 स्टॉक आवाजाही

"स्टॉक आवाजाही" टैब में तिथि, वस्तु और प्रकार से फ़िल्टर करके हर आवक-जावक देख सकते हैं। किसी एक वस्तु का पूरा खाता "स्टॉक रजिस्टर" में (PDF/Excel भी)।

9.6 समापन माल का एक ही नियम

मात्रा = प्रारंभिक स्टॉक + खरीद + बिक्री वापसी + (+)समायोजन − बिक्री − खरीद वापसी − (−)समायोजन, और यह कभी 0 से नीचे नहीं जाती।

मूल्य = यह मात्रा × भारित औसत लागत दर।

खरीद और बिक्री की मात्रा सीधे चालू (हटाए नहीं गए) बिलों से गिनी जाती है — हटाया हुआ बिल स्टॉक में कोई असर नहीं छोड़ता। यही एक नियम हर जगह चलता है: इन्वेंटरी पेज, बिक्री के समय "उपलब्ध" जाँच, "स्टॉक वैल्यूएशन", "क्लोज़िंग स्टॉक रिपोर्ट", व्यापार खाता, बैलेंस शीट और डैशबोर्ड। इसलिए ये सब एक ही आँकड़ा दिखाते हैं। (अगर साल के अंत में समापन माल का journal — Dr व्यापारिक माल 3403 / Cr समापन माल 5150 — पोस्ट कर दिया हो, तो रिपोर्ट वही लेजर राशि लेती हैं।)

9.7 मैनुअल समायोजन

चूहे, नमी, टूट-फूट, गिनती में फ़र्क़ — इन्हें बिक्री/खरीद नहीं, समायोजन से ठीक करें:

1. "स्टॉक आवाजाही" टैब → "मैनुअल समायोजन"।
2. डायलॉग "मैनुअल स्टॉक समायोजन" में "वस्तु चुनें", "तिथि"।
3. "मात्रा (+/-)" — बढ़ाना हो तो 10, घटाना हो तो −5 ("जैसे 10 या -5")। घटाते समय माइनस लगाना न भूलें।
4. "विवरण" में कारण लिखें ("समायोजन का कारण...") → संदेश "समायोजन किया गया"।

समायोजन वर्तमान भारित औसत लागत पर होता है। यह कोई वाउचर नहीं बनाता — इसका असर समापन माल के मूल्य से व्यापार खाते के सकल लाभ पर आता है। इसलिए हर समायोजन का कारण और समिति/प्रबंधक की मंज़ूरी काग़ज़ पर रखें।

9.8 कम स्टॉक

जिस वस्तु की मात्रा 5 से कम है वह "कम स्टॉक (<5)" कार्ड में गिनी जाती है और सूची में "(कम)" दिखता है। उपलब्ध से ज़्यादा बिक्री ऐप होने ही नहीं देता, इसलिए स्टॉक ऋणात्मक नहीं होता।

9.9 पूरा हल किया हुआ उदाहरण

खाद (बोरी): प्रारंभिक 20 @ ₹400 = ₹8,000; खरीद 80 @ ₹450 = ₹36,000; बिक्री 70 @ ₹520 = ₹36,400; टूटी बोरियाँ: समायोजन −2।

• मात्रा = 20 + 80 − 70 − 2 = 28 बोरी
• भारित औसत दर = (8,000 + 36,000) ÷ (20 + 80) = ₹440
• समापन माल = 28 × 440 = ₹12,320

व्यापार खाते में:

टूटी 2 बोरियों (2 × 440 = ₹880) का नुक़सान सकल लाभ में अपने-आप समा गया।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर साल के अंत में भौतिक गिनती (stock verification) की सूची माँगता है और उसे ऐप की मात्रा से मिलाता है। हर समायोजन का कारण, तिथि और मंज़ूरी देखी जाती है; समापन माल लागत (भारित औसत) पर हो, बिक्री-भाव पर नहीं। व्यापार खाता, बैलेंस शीट और क्लोज़िंग स्टॉक रिपोर्ट का आँकड़ा एक होना चाहिए — सहकार लेखा में यह एक ही नियम से आता है।

❓ FAQ

प्र. एक रिपोर्ट में 35, दूसरी में 30? ऐसा नहीं होना चाहिए — सब एक ही नियम से गिनते हैं। फ़र्क़ दिखे तो तिथि-सीमा जाँचें।

प्र. खराब माल का क्या करें? ऋणात्मक मैनुअल समायोजन, कारण सहित।

प्र. वस्तु हटानी है पर नहीं हट रही? जिसकी बिक्री/खरीद दर्ज है, ऐप हटाने से पहले उसके जुड़े रिकॉर्ड दिखाता है। ऐसी वस्तु को हटाने की जगह "संपादित करें" में "सक्रिय" बंद कर दें — वह "निष्क्रिय" दिखेगी; बाद में "पुनः सक्रिय करें" भी हो सकता है।

प्र. ग्राहक का लौटाया माल कैसे जोड़ूँ? मैनुअल समायोजन से नहीं — Credit Note (बिक्री वापसी) से; तब बिक्री भी घटती है।

✏️ अभ्यास

1. प्रारंभिक 10, खरीद 50, बिक्री 40, समायोजन −3 — स्टॉक कितना?
2. खरीद 60 @ ₹100 और 40 @ ₹120 (प्रारंभिक 0) — भारित औसत दर?
3. अभ्यास 2 में 30 बचे — स्टॉक मूल्य?
4. "−5" और "5" समायोजन में क्या फ़र्क़ है?
5. 8 बोरी ग्राहक ने लौटाईं — मैनुअल समायोजन करें या Credit Note? क्यों?

और देखें: स्टॉक वस्तु जोड़ें (मदद) · समापन माल (कुकबुक) · स्टॉक वैल्यूएशन

अंतिम अपडेट: 2026-10-10

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