अध्याय 8 — खरीद प्रबंधन (Purchases)
इस अध्याय के बाद आप: नकद/बैंक/उधार खरीद; हर वस्तु का अपना खरीद खाता; GST इनपुट क्रेडिट व HSN; TDS कटौती (सिर्फ़ एक बार); खरीद वापसी (Debit Note); खरीद रजिस्टर में शुद्ध क्रय।
8.1 खरीद के तीन असर
समिति इफको/हैफेड या किसी थोक व्यापारी से माल लेती है, तो:
- स्टॉक बढ़ता है — गोदाम में माल आया।
- लागत दर्ज होती है — खरीद खाते में Dr।
- पैसा जाता है या देनदारी बनती है — नकद/बैंक Cr, या आपूर्तिकर्ता के खाते में Cr।
सहकार लेखा में सिर्फ़ खरीद का बिल भरें — वाउचर, स्टॉक बढ़ाना और आपूर्तिकर्ता की बही अपने-आप। खरीद को "भुगतान वाउचर" से दर्ज करेंगे तो स्टॉक नहीं बढ़ेगा और बाद में बिक्री रुक जाएगी।
8.2 नकद, बैंक और उधार
"भुगतान विधि" में "नकद", "बैंक", "उधार"। Dr हमेशा वस्तु का खरीद खाता (और GST हो तो ITC); Cr होता है — नकद में हाथ में नकद (3301), बैंक में चुना हुआ "बैंक खाता", उधार में उस आपूर्तिकर्ता का अपना खाता (न हो तो विविध लेनदार 2101)। आपूर्तिकर्ता चुनना हर खरीद में ज़रूरी है ("कृपया आपूर्तिकर्ता चुनें") — पहले "आपूर्तिकर्ता" पेज पर जोड़ें।
8.3 हर वस्तु का अपना खरीद खाता
इन्वेंटरी में हर वस्तु पर "खरीद खाता" भरना अनिवार्य है। एक बिल में अलग-अलग खातों की वस्तुएँ हों तो ऐप हर खाते की एक अलग Dr पंक्ति बनाता है, ताकि ट्रायल बैलेंस/व्यापार खाते में "उर्वरक क्रय", "बीज क्रय" अलग दिखें। खाता न हो तो खरीद पोस्ट नहीं होती: "इन वस्तुओं को पहले खरीद खाता (group) असाइन करें"।
8.4 GST इनपुट क्रेडिट (संपत्ति) और HSN
खरीद पर चुकाया GST लागत नहीं है — यह GST इनपुट क्रेडिट (ITC) (3310) नाम की संपत्ति है, जो बाद में बिक्री के देय GST से समायोजित होती है। बिल में GST % भरते ही हर वस्तु पर HSN/SAC कोड ज़रूरी है, वरना खरीद रुकती है: "HSN/SAC कोड आवश्यक है"। रिवर्स चार्ज वाली खरीद हो तो "रिवर्स चार्ज (RCM) लागू" पर टिक करें; GST दर और RCM की स्थिति अपने CA / GST पोर्टल से पक्की करें।
₹10,000 + 18% GST (उदाहरण की दर), उधार:
| खाता | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|
| उपभोक्ता वस्तु क्रय | 10,000 | |
| GST इनपुट क्रेडिट (3310) | 1,800 | |
| आपूर्तिकर्ता | 11,800 | |
| योग | 11,800 | 11,800 |
8.5 TDS — दो बार न घटाएँ
बिल की "कुल देय राशि" = कर-योग्य मूल्य + GST − TDS (+ TCS, अगर विक्रेता वसूलता है)। TDS का % कर-योग्य मूल्य (GST से पहले) पर लगता है। आपूर्तिकर्ता के खाते में यही घटी हुई राशि जाती है; काटा गया TDS अलग देय TDS (2202) खाते में। बाद में भुगतान करते समय फिर से TDS न काटें।
माल-खरीद पर TDS (पुराना 194Q, अब आयकर अधिनियम 2025 की धारा 393(1) क्रम 8(ii)) केवल तब बनता है जब समिति का पिछले वर्ष का टर्नओवर ₹10 करोड़ से ज़्यादा हो [धारा 402(6)], और तब भी उसी आपूर्तिकर्ता से साल की खरीद के ₹50 लाख से ऊपर वाले हिस्से पर 0.1% [393(8)(ii)]। ज़्यादातर समितियों पर यह लागू नहीं (विस्तार: अध्याय TDS व 26Q)।
मान लें शर्त लागू है और इस आपूर्तिकर्ता से साल की खरीद ₹50 लाख पार कर चुकी है; यह बिल ₹1,00,000 का है — पूरा बिल ₹50 लाख से ऊपर वाले हिस्से में है, इसलिए 0.1% = ₹100:
| खाता | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|
| खरीद | 1,00,000 | |
| आपूर्तिकर्ता | 99,900 | |
| देय TDS (2202) | 100 | |
| योग | 1,00,000 | 1,00,000 |
ऐप के खरीद फ़ॉर्म में "धारा 194Q — सुझाव (बिल नहीं बदलता)" बॉक्स इस साल की उस आपूर्तिकर्ता से खरीद देखकर सलाह दिखाता है; पर TDS % आप खुद "TDS कटौती — हम काटते हैं (घटेगा)" में भरते हैं।
8.6 ऐप में — खरीद दर्ज करना
- मेन्यू में "खरीद" → टैब "नई खरीद"।
- "तिथि", "आपूर्तिकर्ता" चुनें; "बिल / इनवॉइस नं. (आपूर्तिकर्ता का)" और "बिल तिथि" भरें।
- हर पंक्ति में "वस्तु चुनें", "मात्रा", "दर (₹)"; और के लिए "पंक्ति जोड़ें"।
- "राशि व कर विवरण" में "GST (इनपुट टैक्स क्रेडिट)", ज़रूरत हो तो TDS % / TCS %। GST से पहले वाली छूट "व्यापार छूट (₹) — GST से पहले" में, बिल पर GST के बाद मिली छूट "नकद छूट (₹) — GST के बाद" में; "राउंड ऑफ" अपने-आप भरता है (देखें 8.6क)।
- "भुगतान विधि" चुनें और "खरीद सहेजें" — संदेश "खरीद सहेजी गई: PUR/…/…"।
- उसी आपूर्तिकर्ता का वही बिल नंबर पहले से हो तो चेतावनी आती है "⚠️ यह बिल नंबर पहले से मौजूद है" — खरीद फिर भी सहेजी जाती है, इसलिए जाँच लें कि दोहरी एंट्री तो नहीं हुई।
8.6क व्यापार छूट, नकद छूट और राउंड ऑफ
| छूट | कब घटती है | असर |
|---|---|---|
| व्यापार छूट (trade discount) | GST से पहले | कर-योग्य राशि और GST दोनों कम; अलग खाता नहीं बनता — खरीद खाते में घटी राशि जाती है |
| नकद छूट (cash discount) | GST के बाद | कर-योग्य राशि, GST, ITC और TDS नहीं बदलते; आपूर्तिकर्ता को कम देय, छूट "प्राप्त छूट" (4499, अन्य आय) में |
| राउंड ऑफ | सबसे आख़िर में | ±₹0.99 तक; राउंड ऑफ (5499) — खरीद में ऊपर गोल हुआ तो Dr, नीचे हुआ तो Cr |
उदाहरण: खाद ₹10,000, व्यापार छूट ₹500 → कर-योग्य ₹9,500; GST 18% (उदाहरण की दर) ₹1,710; नकद छूट ₹105.40 → ₹11,104.60; राउंड ऑफ +₹0.40 → देय ₹11,105।
| खाता | Dr | Cr |
|---|---|---|
| खाद खरीद | 9,500.00 | |
| इनपुट GST (3310) | 1,710.00 | |
| राउंड ऑफ (5499) | 0.40 | |
| आपूर्तिकर्ता | 11,105.00 | |
| प्राप्त छूट (4499) | 105.40 |
छूट GST से पहले माननी है या बाद में, यह बिल की शर्तों पर निर्भर है — पक्का न हो तो CA से पूछें। माल लौटाने (Debit Note) पर ऐप नकद छूट उसी अनुपात में वापस घटाता है, और राउंड ऑफ नहीं उलटता।
8.7 खरीद वापसी — Debit Note (खरीद वापसी)
माल खराब/कम निकला और आपूर्तिकर्ता को लौटाया — तो मूल खरीद न हटाएँ। मेन्यू में "Debit Note (खरीद वापसी)" खोलें:
- "नई वापसी" में "मूल खरीद खोजें (खरीद नं. / आपूर्तिकर्ता)" से असली बिल चुनें।
- हर वस्तु की "खरीदी" व "पहले वापस" मात्रा देखें, "वापसी मात्रा" भरें (खरीदी मात्रा से ज़्यादा नहीं)।
- "वापसी विधि": उधार खरीद पर "देय में समायोजन", या "नकद वापसी" / "बैंक वापसी"।
- "वापसी दर्ज करें" — नंबर PRET/…/…।
ऐप Debit Note वाउचर बनाता है: Dr आपूर्तिकर्ता (या नकद/बैंक), Cr हर वस्तु का अपना खरीद खाता (मूल खरीद का ठीक उल्टा), और GST हो तो Cr ITC (3310) अनुपात में। लौटा माल स्टॉक से घट जाता है। उदाहरण: 100 बोरी खाद × ₹1,200 उधार ली थी, 5 बोरी लौटाईं — Dr आपूर्तिकर्ता 6,000 / Cr उर्वरक क्रय 6,000; देनदारी ₹1,14,000, स्टॉक −5।
ध्यान दें: वापसी में सिर्फ़ माल-मूल्य और GST उलटते हैं; मूल बिल पर TDS कटा था तो वह अपने-आप नहीं उलटता — ऐसे मामले में CA से सलाह लें। गलती हो तो "वापसी रजिस्टर" में पेंसिल से संपादन करें ("वापसी अपडेट करें") या "रद्द करें"।
8.8 खरीद रजिस्टर
"खरीद रजिस्टर" में तिथि-वार खरीद, GST, "कुल TDS" और स्थिति। वापसी हो तो अलग खंड "क्रय वापसी (डेबिट नोट)" और कार्ड "सकल राशि", "क्रय वापसी (−)", "शुद्ध क्रय"। GSTR-3B, TDS और ऑडिट के लिए Excel/PDF निकालें।
8.9 संशोधन व हटाना
"खरीद सूची" से ही संपादित करें या हटाएँ — स्टॉक घटता है, वाउचर रद्द होता है, आपूर्तिकर्ता की बही ठीक होती है। जिस खरीद पर चालू वापसी है वह नहीं हटेगी ("पहले वापसी (return) हटाएँ") — पहले Debit Note पेज से वापसी रद्द करें।
⚠️ आम गलतियाँ
| गलती | असर | बचाव |
|---|---|---|
| GST को लागत में जोड़ना | लागत ज़्यादा, ITC छूटा | GST अलग भरें — ITC (3310) में जाता है |
| TDS दो बार | आपूर्तिकर्ता का शेष गलत | बिल पर एक बार; भुगतान पर फिर नहीं |
| वापसी के लिए खरीद हटाना | पूरा स्टॉक व देनदारी गायब | Debit Note पेज |
| बिल नंबर की चेतावनी अनदेखी | दोहरी खरीद, स्टॉक फूला | सूची में जाँचें |
| 194Q हर समिति पर मान लेना | बेवजह TDS | ₹10 करोड़ टर्नओवर की शर्त देखें |
🔍 ऑडिट टिप्पणी
ऑडिटर देखता है कि इनपुट GST अलग खाते में है, TDS की कटौती व जमा (26Q) मेल खाते हैं, स्टॉक-आवक खरीद बिलों से मिलती है, और हर Debit Note किसी असली खरीद से जुड़ा है। आपूर्तिकर्ता के बिल नंबर व तिथि भरना ऑडिट में सबसे काम आता है।
❓ FAQ
प्र. ITC कब काम आता है? बिक्री के देय GST से समायोजन में।
प्र. बिल में GST नहीं है? GST % शून्य छोड़ें; HSN की रोक तब नहीं लगती।
प्र. आपूर्तिकर्ता सूची खाली है? "कोई आपूर्तिकर्ता नहीं — पहले जोड़ें" — "आपूर्तिकर्ता" पेज पर जोड़ें।
प्र. पूरा माल लौटा दिया? फिर भी Debit Note में पूरी मात्रा भरें; खरीद रिकॉर्ड बना रहे।
✏️ अभ्यास
- ₹8,000 का उपभोक्ता माल नकद (बिना GST) — एंट्री।
- ₹10,000 + 18% GST (उदाहरण की दर) उधार खरीद — एंट्री।
- ₹1,50,000 उधार खरीद (मान लें 194Q की शर्त लागू है और ₹50 लाख पहले ही पार) — TDS 0.1%, आपूर्तिकर्ता को देय व एंट्री।
- ITC संपत्ति है या व्यय? क्यों?
- ₹20,000 की खरीद में से ₹2,000 का माल लौटाया (देय में समायोजन) — Debit Note की एंट्री और शुद्ध क्रय।
और देखें: खरीद दर्ज करें (मदद) · खरीद वापसी (कुकबुक) · TDS कैलकुलेटर
अंतिम अपडेट: 2026-10-08