खरीद (Purchase) कैसे दर्ज करें

खरीद-बिक्री · 4 मिनट

संक्षेप में: खरीद पेज → "नई खरीद" में तिथि व आपूर्तिकर्ता चुनें → वस्तु, मात्रा व दर भरें → नकद / बैंक / उधार चुनें → "खरीद सहेजें"। voucher और स्टॉक अपने-आप बनते हैं; वापसी Debit Note पेज से।

पहले यह तैयार रखें

आपूर्तिकर्ता (Supplier) पहले से बना हो
आइटम (Stock item) बना हो

स्टेप-बाय-स्टेप

मेन्यू से "खरीद" खोलें (पेज: "खरीद प्रबंधन") — "नई खरीद" टैब खुला मिलेगा।
"तिथि" डालें और "आपूर्तिकर्ता" चुनें। सूची में न हो तो सूची में सबसे ऊपर "+ नया आपूर्तिकर्ता जोड़ें…" चुनें — नाम, मोबाइल, GSTIN भरें; बनते ही वह चुना जाता है। चाहें तो सप्लायर का "बिल / इनवॉइस नं." और "बिल तिथि" भी भरें।
"वस्तुएं" में हर लाइन पर "वस्तु चुनें", फिर "मात्रा" और "दर (₹)" भरें — राशि अपने-आप बनती है। और लाइन के लिए "पंक्ति जोड़ें" दबाएँ; वस्तु सूची में न हो तो सूची में सबसे ऊपर "+ नई वस्तु जोड़ें…" (या लाइन का "+" बटन) — उसमें बिक्री खाता और खरीद खाता चुनना ज़रूरी है, ताकि बिल न रुके।
"राशि व कर विवरण" में GST से पहले वाली छूट "व्यापार छूट (₹) — GST से पहले" में और बिल पर GST के बाद मिली छूट "नकद छूट (₹) — GST के बाद" में डालें (नकद छूट "प्राप्त छूट" आय में जाती है; GST/ITC नहीं बदलते)। CGST/SGST/IGST % और TDS/TCS सिर्फ़ तभी भरें जब बिल पर लागू हों। "राउंड ऑफ" अपने-आप पूरे रुपये तक भरता है — ±₹0.99 तक बदल सकते हैं।
"भुगतान विधि" में "नकद", "बैंक" या "उधार" चुनें। बैंक चुनने पर "बैंक खाता" भी चुनें; चाहें तो "नोट (वैकल्पिक)" लिखें।
"खरीद सहेजें" दबाएँ — "खरीद सफलतापूर्वक सहेजी गई" के साथ खरीद नंबर दिखेगा। voucher और स्टॉक अपने-आप अपडेट होते हैं।
पुरानी खरीद देखने, PDF, बदलने या हटाने के लिए "खरीद सूची" टैब खोलें। माल वापस करना हो तो खरीद हटाने की बजाय "Debit Note (खरीद वापसी)" पेज से वापसी दर्ज करें।

आम गलतियाँ

अलग से manual voucher भी बना देना — इससे डबल एंट्री हो जाती है; खरीद खुद voucher बनाती है।
GST न लगने पर भी tax फ़ील्ड भर देना — इससे रिपोर्ट में गलत टैक्स दिखता है।

अगर दिक्कत आए

"कृपया आपूर्तिकर्ता चुनें" या "कृपया कम से कम एक वस्तु जोड़ें" संदेश आया। — आपूर्तिकर्ता चुनें और कम से कम एक लाइन में वस्तु के साथ मात्रा भरें। आपूर्तिकर्ता सूची खाली हो ("कोई आपूर्तिकर्ता नहीं — पहले जोड़ें") तो पहले Suppliers पेज से जोड़ें।
"खरीद पोस्ट नहीं हुई" — साथ में "इन वस्तुओं को पहले खरीद खाता (group) असाइन करें" लिखा है। — इन्वेंटरी में उन वस्तुओं पर खरीद खाता (Purchase A/c) सेट करें, फिर खरीद दोबारा सहेजें।
"HSN/SAC कोड आवश्यक है" संदेश आया। — GST % भरने पर हर वस्तु का HSN/SAC कोड ज़रूरी है। इन्वेंटरी में उस वस्तु पर कोड डालें, या अगर बिल पर GST नहीं है तो GST % खाली (0) रखें।
"⚠️ यह बिल नंबर पहले से मौजूद है" संदेश आया। — यह सिर्फ़ चेतावनी है — खरीद फिर भी सेव हो गई। "खरीद सूची" में देखें कि कहीं वही बिल दो बार तो नहीं चढ़ गया; हो तो फ़ालतू वाली हटा दें।
"FY Locked", "🔒 अवधि लॉक / Period Locked", "अनुमति नहीं" या लाल पट्टी "इंटरनेट नहीं है — entry बंद है" आया। — इनमें खरीद सेव नहीं होती। वित्तीय वर्ष/अवधि लॉक हो तो admin से खुलवाएँ, भूमिका की अनुमति admin से लें, और इंटरनेट/डेटा पूरा load होने पर ("फिर से load करें") दोबारा entry करें।
खरीद हटाते समय "पहले वापसी (return) हटाएँ" आया। — उस बिल पर Debit Note (खरीद वापसी) चालू है। पहले वापसी पेज से उसे हटाएँ, फिर खरीद हटेगी।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

आपूर्तिकर्ता सूची में नहीं है, क्या करूँ?

पहले Suppliers पेज पर जाकर नया आपूर्तिकर्ता जोड़ें, फिर खरीद दर्ज करें।

खरीद हटाने पर क्या स्टॉक वापस घटेगा?

हाँ — खरीद हटाने पर उसका voucher और स्टॉक दोनों उलट जाते हैं।

खरीद बदलने पर स्टॉक का क्या होता है?

"खरीद सूची" से edit करने पर पुरानी entry बदल दी जाती है और स्टॉक अपने-आप फिर से एडजस्ट हो जाता है।

पूरा समझें: गहराई से गाइड अध्याय

जुड़े काम: record sale · make payment · add stock item

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

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