सहकारी समिति में शेयर सर्टिफिकेट कैसे जारी करें? सचिव के लिए नमूना और चेकलिस्ट

उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि एक नई सदस्य, कमला (काल्पनिक), दो महीने पहले समिति में शामिल हुईं। उन्होंने ₹5,000 शेयर राशि जमा की, रसीद ले ली, और आज बैंक में खाता खुलवाने के लिए "समिति का शेयर प्रमाणपत्र" माँगने आई हैं। सचिव सोचते हैं: क्या हमारे यहाँ यह कभी जारी हुआ? किस पर किसके दस्तख़त होंगे? नंबर कौन-सा डालें? और एक साल बाद अगर वे और शेयर ख़रीदें, या प्रमाणपत्र खो जाए, तो क्या होगा?

शेयर प्रमाणपत्र छोटा-सा काग़ज़ है, पर यह सदस्य के हाथ में समिति से अपने हिस्से का सबसे ठोस सबूत है, और ऑडिट में शेयर रजिस्टर से मिलाकर देखा जाता है। यह लेख सचिव के नज़रिए से बताता है: प्रमाणपत्र क्या है और क्या नहीं, जारी करने से पहले क्या देखें, उस पर क्या-क्या लिखें (नमूना), नंबर और दस्तख़त का तरीक़ा, और पुनः जारी, हस्तांतरण और रद्द करने की चेकलिस्ट।

📘 संक्षेप में: शेयर प्रमाणपत्र दस्तावेज़ी सबूत है कि सदस्य के नाम इतने शेयर दर्ज हैं और इतनी राशि चुकाई जा चुकी है। इसे जारी करने से पैसे की कोई एंट्री नहीं होती: पैसे की एंट्री शेयर राशि मिलने पर पहले ही हो चुकी होती है। हरियाणा अधिनियम और नियमों के जो पाठ पढ़े गए, उनमें शेयर प्रमाणपत्र का कोई सीधा प्रावधान या प्रारूप नहीं मिला; इसलिए रूप, दस्तख़त और समय-सीमा आपकी पंजीकृत उपविधि से तय होंगे। जारी करने से पहले सदस्य का प्रवेश, शेयर राशि, शेयर रजिस्टर की प्रविष्टि और नामांकन पूरे हों।

शेयर प्रमाणपत्र क्या है, और क्या नहीं

तीन चीज़ें अक्सर एक-दूसरे में मिल जाती हैं, इसलिए पहले फ़र्क़ साफ़ कर लें:

रसीद एक बार के भुगतान की है; प्रमाणपत्र कुल हिस्से की है। रजिस्टर समिति की बही का हिस्सा है; प्रमाणपत्र उसी रजिस्टर का "बाहर जाने वाला" रूप है। दोनों का मेल ज़रूर होना चाहिए: जो प्रमाणपत्र पर लिखा है, वही रजिस्टर में हो, और वही सदस्य के शेयर-खाते में। इस मेल का पूरा ढंग सदस्य व शेयर रजिस्टर में है।

एक बात और: सहकारी शेयर बाज़ार की चीज़ नहीं हैं। प्रमाणपत्र "हिस्से का सबूत" है, बेचने की पर्ची नहीं। शेयर का हस्तांतरण अधिनियम की धारा 22 की शर्तों (नीचे) के अधीन ही हो सकता है।

क़ानून क्या कहता है, और क्या नहीं कहता

हरियाणा सहकारी समिति अधिनियम, 1984 (2007 तक संशोधित पाठ) और नियम, 1989 (तृतीय-पक्ष प्रति) में "शेयर प्रमाणपत्र" शब्द या उसका प्रारूप नहीं मिला। यानी इस लेख के स्रोत-पाठ में यह तय नहीं है कि प्रमाणपत्र पर कौन दस्तख़त करे, कितने दिन में दे, या कैसा काग़ज़ हो। यह आम तौर पर उपविधि का विषय है। इसलिए अपनी पंजीकृत उपविधि में देखें:

• प्रमाणपत्र जारी करने का प्रावधान (हर सदस्य को देना ज़रूरी है या माँगने पर)।
• प्रमाणपत्र पर क्या लिखा हो (नाम, शेयर की संख्या, चुकता राशि, कभी-कभी शेयरों के विशिष्ट क्रमांक)।
• दस्तख़त किसके (अध्यक्ष, सचिव/CEO, या कोई और अधिकृत सदस्य)।
• समय-सीमा (शेयर आवंटन के कितने दिन में)।

इस लेख में हमने किसी राज्य की उपविधि का कोई खंड-क्रमांक या समय-सीमा नहीं बताई: जो मॉडल उपविधि उपलब्ध सामग्री में दिखी, वह दूसरे राज्य की टिप्पणी थी, हरियाणा की पंजीकृत उपविधि नहीं। अपनी समिति की उपविधि ही प्रमाण है।

अधिनियम और नियमों के कुछ प्रावधान हैं जो प्रमाणपत्र जारी करते समय याद रखने लायक़ हैं:

• धारा 6: कोई सदस्य (सरकार या सहकारी समिति को छोड़कर) पूँजी के निर्धारित हिस्से (अधिकतम पाँचवाँ भाग) या ₹5 लाख, जो भी कम हो, से अधिक शेयर में हित नहीं रख सकता। इसलिए बड़े शेयर देने से पहले धारण-सीमा देखें।
• धारा 22: शेयर का हस्तांतरण तभी, जब वे शेयर सदस्य के पास कम से कम दो साल रह चुके हों।
• धारा 23 और नियम 21: सदस्य की मृत्यु पर शेयर नामांकित को हस्तांतरित हो या उसका मूल्य चुकाया जाए; हर सदस्य को नामांकित तय करना होता है और नामांकितों की संख्या सदस्य के शेयरों की संख्या से ज़्यादा नहीं हो सकती।
• नियम 22: हर समिति सदस्यों का रजिस्टर रखती है, जिसमें नाम, पता, व्यवसाय, उसके शेयरों का विवरण, नाम दर्ज होने की तारीख़, सदस्य न रहने की तारीख़ और नामांकित दर्ज होते हैं।
• धारा 55: समिति का सदस्य के शेयर पर प्रभार (charge) है। इसलिए जिस सदस्य पर समिति का बकाया है, उसके शेयर "बंधे" हैं; प्रमाणपत्र उस सदस्य को बकाया-मुक्त होने का सबूत नहीं देता।

जारी करने से पहले की चेकलिस्ट

प्रमाणपत्र छापने से पहले यह सब पूरा होना चाहिए:

1. ☐ सदस्य का प्रवेश स्वीकृत है: आवेदन पर प्रबंध समिति का निर्णय हुआ और प्रस्ताव दर्ज है। (हरियाणा नियम 17: प्रवेश-आवेदन का निपटारा एक माह के भीतर; इसकी प्रक्रिया हरियाणा में सदस्यता का आवेदन में है।)
2. ☐ शेयर की रकम मिल चुकी है और रसीद कट चुकी है। हम इसे सावधानी का नियम मानते हैं (क़ानून का सीधा वाक्य नहीं): "चुकता राशि" पूरी हो, तभी प्रमाणपत्र पर वही राशि लिखें।
3. ☐ शेयर रजिस्टर में प्रविष्टि हो चुकी है: सदस्य-संख्या, शेयर की संख्या, अंकित मूल्य, राशि, तारीख़।
4. ☐ बही में एंट्री हो चुकी है: Dr नकद/बैंक, Cr शेयर पूँजी (सामान्य लेखा-प्रथा)।
5. ☐ धारण-सीमा (धारा 6) के भीतर।
6. ☐ नामांकन हो चुका है (नियम 21) और नामांकितों की संख्या शेयरों से ज़्यादा नहीं।
7. ☐ सदस्य का नाम, पिता/पति का नाम और पता आवेदन-पत्र के अनुसार सही और एक जैसा (वर्तनी तक)।
8. ☐ उपविधि में लिखे दस्तख़त करने वाले उपलब्ध हैं और उनके दस्तख़त के नमूने समिति के पास हैं।

नमूना: शेयर प्रमाणपत्र पर क्या-क्या लिखें

नीचे एक सरल नमूना है। इसे अपनी उपविधि के हिसाब से ढालें। सारे नाम और आँकड़े काल्पनिक हैं।

[समिति का नाम] पंजीकरण संख्या: [संख्या] · पता: [गाँव, ज़िला, राज्य]

शेयर प्रमाणपत्र

प्रमाणपत्र संख्या: SC-014 · सदस्य संख्या: M-0231

प्रमाणित किया जाता है कि श्रीमती कमला देवी, पत्नी/पुत्री श्री [नाम], निवासी [गाँव, पता], इस समिति की पंजीकृत सदस्य हैं और 10 (दस) शेयर, प्रत्येक ₹500 अंकित मूल्य के, कुल चुकता राशि ₹5,000 (पाँच हज़ार रुपये मात्र) के धारक हैं, जो अधिनियम, नियमों और समिति की उपविधि के अधीन हैं।

जारी करने की तिथि: [तारीख़]

सचिव: ______________ अध्यक्ष: ______________ (नाम व मुहर)

नमूने के छह ख़ाने ज़रूर रखें: समिति का नाम व पंजीकरण संख्या, प्रमाणपत्र संख्या, सदस्य का नाम, पिता/पति का नाम, पता, शेयरों की संख्या, अंकित मूल्य और कुल चुकता राशि, जारी करने की तारीख़, दस्तख़त/मुहर। राशि अंकों और शब्दों दोनों में लिखें, ताकि बदलाव की गुंजाइश कम रहे।

नंबर कैसे दें: प्रमाणपत्र-रजिस्टर

हर प्रमाणपत्र का अपना अलग क्रमांक हो और वह एक ही सदस्य को दिया गया हो। इसके लिए एक सरल प्रमाणपत्र-रजिस्टर रखें (शेयर रजिस्टर का ही एक कॉलम भी चल सकता है):

कुछ आदतें ऑडिट के समय बहुत काम आती हैं: एक क्रमांक दोबारा कभी न दें (रद्द हुए क्रमांक भी रजिस्टर में रहें); पूरे साल एक ही नंबर-पद्धति रखें (जैसे SC-001 से); और ख़ाली प्रमाणपत्र पहले से दस्तख़त करके न रखें।

एक साधारण उदाहरण: कमला देवी का पूरा क्रम

सदस्य "कमला देवी" (काल्पनिक)। प्रवेश स्वीकृत; 10 शेयर × ₹500 = ₹5,000 नकद जमा।

1. पैसे की एंट्री (शेयर राशि मिलते ही):

2. शेयर रजिस्टर: सदस्य M-0231, 10 शेयर, ₹500, ₹5,000, तारीख़।
3. प्रमाणपत्र जारी: क्रमांक SC-014, ऊपर के नमूने के अनुसार; सचिव और अध्यक्ष दस्तख़त करें; एक प्रति समिति की फ़ाइल में।
4. प्रमाणपत्र-रजिस्टर में पंक्ति जोड़ें।

तीसरे चरण में कोई एंट्री नहीं होती: प्रमाणपत्र जारी करने से न नकद बदलता है, न शेयर पूँजी। यह हिसाब का नहीं, रिकॉर्ड और सबूत का काम है। ग़लती तब होती है जब कोई सोचे कि प्रमाणपत्र के साथ भी कोई वाउचर काटना है।

जब कुछ बदले: पुनः जारी, और शेयर घटें-बढ़ें

इन सब में एक सूत्र एक-सा है: पहले पैसे या रजिस्टर की सही एंट्री, फिर प्रमाणपत्र का बदलाव, और पुराना प्रमाणपत्र रद्द हुए बिना नया कभी नहीं। वरना एक ही हिस्से के दो प्रमाणपत्र घूमते रहते हैं।

सहकार लेखा पोर्टल में यह कैसे होता है

यह हिस्सा केवल उन बातों का है जो पोर्टल के कोड में जाँची गईं (21 अक्टूबर 2026 के संस्करण के अनुसार)।

जो पोर्टल करता है:

• सदस्य पन्ने पर सदस्य की पंक्ति में "शेयर प्रमाणपत्र (जारी/पुनः/रद्द)" का आइकन है। उसमें आप प्रमाणपत्र संख्या, स्थिति (जारी / पुनः जारी / रद्द), शेयर संख्या और अंकित मूल्य (₹) भरते हैं। "पुनः जारी" या "रद्द" में कारण भरना ज़रूरी है। यह आइकन उन्हीं भूमिकाओं को दिखता है जिन्हें सदस्य बदलने की अनुमति है, और जिस सदस्य पर स्वीकृति की कार्रवाई लंबित न हो।
• प्रमाणपत्र संख्या सोसाइटी में एक ही सदस्य के नाम हो सकती है: वही संख्या किसी और सदस्य को दे दी गई हो तो पोर्टल सहेजने नहीं देता और बताता है कि वह किसे दी जा चुकी है।
• स्थिति "जारी" पर सहेजते ही प्रमाणपत्र का PDF अपने-आप बन जाता है (A5 आड़ा काग़ज़, बॉर्डर के साथ): समिति का नाम, पता, पंजीकरण संख्या, "SHARE CERTIFICATE", प्रमाणपत्र संख्या, सदस्य संख्या, सदस्य का नाम, पिता/पति का नाम और पता, शेयर की संख्या, अंकित मूल्य, चुकता राशि, जारी तारीख़, और सचिव व अध्यक्ष के दस्तख़त की रेखाएँ (नाम समिति की सेटिंग से)। "पुनः जारी" पर PDF पर "DUPLICATE / RE-ISSUED" लिखा आता है।
• शेयर रजिस्टर में हर सदस्य की पंक्ति में प्रमाणपत्र संख्या का कॉलम है और (रद्द न हो तो) प्रमाणपत्र PDF का बटन। पूरा शेयर रजिस्टर PDF में भी निकलता है, जिसमें प्रमाणपत्र संख्या का कॉलम रहता है। शेयर रजिस्टर से प्रमाणपत्र संख्या और नामांकन सुधारे जा सकते हैं; शेयर की संख्या/राशि वहाँ से नहीं बदलती, वह केवल "शेयर जोड़ें/वापसी/स्थानांतरण" से बदलती है, जो वाउचर बनाते हैं।

जो पोर्टल नहीं करता (साफ़ जान लें):

• प्रमाणपत्र संख्या अपने-आप नहीं बनती। आप ख़ुद लिखते हैं (जैसे SC-014); क्रम का ध्यान आपको रखना है।
• PDF पर दस्तख़त नहीं होते। उसे छापकर सचिव और अध्यक्ष हाथ से दस्तख़त करेंगे; पोर्टल कोई सुरक्षा-काग़ज़, होलोग्राम या स्टाम्प नहीं जोड़ता।
• "जारी तिथि" सहेजने के दिन की दर्ज होती है। तारीख़ पीछे की नहीं रखी जा सकती।
• PDF के लेबल अंग्रेज़ी में हैं (सदस्य का नाम और पता हिंदी में छप सकते हैं)।
• प्रमाणपत्र पर शेयर की संख्या और अंकित मूल्य आप अलग से भरते हैं, जबकि "चुकता राशि" सदस्य की शेयर पूँजी से आती है। इन तीनों की आपस में बराबरी (संख्या × मूल्य = राशि) का कोई अपने-आप मिलान हमें कोड में नहीं मिला। छापने से पहले ख़ुद मिलाएँ।
• शेयर बढ़ने, घटने या हस्तांतरित होने पर प्रमाणपत्र अपने-आप नहीं बदलता या रद्द होता। शेयर की वाउचर-एंट्री अलग है और प्रमाणपत्र का नया/रद्द दर्ज करना आपको अलग से करना होगा।
• रद्द स्थिति में PDF नहीं बनता।

आम गलतियाँ

• शेयर राशि पूरी मिले बिना प्रमाणपत्र जारी करना, और प्रमाणपत्र पर पूरी राशि लिख देना।
• नाम या पते की वर्तनी रजिस्टर से अलग। बाद में बैंक या क़ानूनी काम में दिक़्क़त।
• एक ही क्रमांक दो सदस्यों को या रद्द क्रमांक दोबारा देना।
• ख़ाली प्रमाणपत्र पहले से दस्तख़त करवाकर रख देना।
• शेयर बढ़ने पर पुराना प्रमाणपत्र रद्द किए बिना नया देना।
• खोए प्रमाणपत्र का डुप्लीकेट बिना प्रबंध समिति की मंज़ूरी के।
• प्रमाणपत्र को बकाया-मुक्त का सबूत समझना। धारा 55 के कारण शेयर पर समिति का प्रभार रहता है।

तीन बातें याद रखें

• 📜 प्रमाणपत्र सबूत है, एंट्री नहीं: पैसे की एंट्री शेयर राशि मिलते ही हो चुकी होती है।
• 🔢 हर प्रमाणपत्र का अपना क्रमांक, प्रमाणपत्र-रजिस्टर में दर्ज; और जो प्रमाणपत्र पर लिखा है, वही शेयर रजिस्टर और बही में हो।
• 🔁 कुछ बदले तो पुराना प्रमाणपत्र रद्द, कारण दर्ज, फिर नया; दस्तख़त, समय-सीमा और रूप अपनी उपविधि से।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या हर सदस्य को शेयर प्रमाणपत्र देना क़ानूनन ज़रूरी है? — हरियाणा अधिनियम और नियमों के जो पाठ पढ़े गए, उनमें इसका सीधा प्रावधान नहीं मिला। यह आम तौर पर उपविधि का विषय है, इसलिए अपनी पंजीकृत उपविधि देखें।

शेयर प्रमाणपत्र पर किसके दस्तख़त होते हैं? — यह उपविधि तय करती है (आम तौर पर अध्यक्ष और सचिव/CEO)। हमने इस पर कोई राज्य-विशेष नियम नहीं पाया, इसलिए उपविधि का खंड देखें।

प्रमाणपत्र जारी करने की समय-सीमा क्या है? — पढ़े गए अधिनियम और नियमों में नहीं मिली; उपविधि में देखें।

क्या प्रमाणपत्र जारी करने की कोई एंट्री होती है? — नहीं। एंट्री शेयर राशि मिलने पर होती है (Dr नकद/बैंक, Cr शेयर पूँजी)। प्रमाणपत्र दस्तावेज़ी सबूत है, उसका कोई वाउचर नहीं।

प्रमाणपत्र खो जाए तो क्या करें? — सदस्य से लिखित आवेदन लें, प्रबंध समिति की मंज़ूरी से पुराना क्रमांक रद्द दर्ज करें और "पुनः जारी (डुप्लीकेट)" चिह्न के साथ नया दें; कारण रजिस्टर में लिखें।

सदस्य और शेयर ख़रीदे तो? — पैसे की एंट्री के बाद पुराना प्रमाणपत्र रद्द करें और कुल शेयरों का नया दें (या अलग प्रमाणपत्र, यदि उपविधि इजाज़त दे)।

शेयर किसी और को देने पर प्रमाणपत्र का क्या होता है? — धारा 22 की शर्त (कम से कम दो साल के शेयर) पूरी हो तो देने वाले का प्रमाणपत्र रद्द, उसके बचे शेयरों का नया प्रमाणपत्र, और पाने वाले को नया।

क्या प्रमाणपत्र दिखाकर बैंक से ऋण लिया जा सकता है? — यह बैंक की नीति है, जिसकी जानकारी हमारे पास नहीं है। और समिति का शेयर पर प्रभार (धारा 55) रहता है, इसलिए प्रमाणपत्र बकाया-मुक्त का सबूत नहीं।

क्या पोर्टल से प्रमाणपत्र छप सकता है? — हाँ: सदस्य पन्ने पर "जारी" सहेजते ही PDF बनता है, और शेयर रजिस्टर से भी निकलता है। दस्तख़त हाथ से, और क्रमांक आप ख़ुद भरते हैं।

पोर्टल में प्रमाणपत्र की संख्या दोबारा आ जाए तो? — एक ही संख्या दूसरे सदस्य को देने पर पोर्टल रोकता है और बताता है कि वह किसे दी जा चुकी है।

आख़िर में

शेयर प्रमाणपत्र का काम चार छोटी चीज़ों में बँटा है: जारी करने से पहले चेकलिस्ट पूरी, नमूने के सब ख़ाने भरे, हर प्रमाणपत्र का अलग क्रमांक और रजिस्टर, और हर बदलाव पर पुराना रद्द फिर नया। ये हो जाएँ तो सदस्य को प्रमाणपत्र पाने में देर नहीं लगती और ऑडिट में रजिस्टर से मिलान सीधा बैठता है।

अगर आप सचिव, लेखाकार या मैनेजर हैं और सदस्य का प्रमाणपत्र, शेयर रजिस्टर और बही एक ही जगह से देखना चाहते हैं, तो सहकार लेखा में प्रमाणपत्र की संख्या-स्थिति, उसका PDF और शेयर रजिस्टर साथ-साथ हैं (क्रमांक और शेयर घटने-बढ़ने पर प्रमाणपत्र का बदलाव ऊपर बताए अनुसार आपको ही दर्ज करना होगा)।

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स्रोत

• The Haryana Co-operative Societies Act, 1984 (Haryana Act 22 of 1984, amended up to Oct 2007), सहकारिता मंत्रालय, भारत सरकार पर PDF: धाराएँ 6, 22, 23, 55; साथ ही यह जाँच कि पाठ में "शेयर प्रमाणपत्र" का कोई प्रावधान नहीं है। पाठ डाउनलोड कर सीधे पढ़ा, 21 अक्टूबर 2026।
• The Haryana Co-operative Societies Rules, 1989: नियम 17, 21, 22 (Indian Kanoon पर पुनर्प्रकाशित पाठ): प्रवेश-आवेदन का निपटारा (नियम 17), नामांकन (नियम 21), सदस्य रजिस्टर (नियम 22)। 21 अक्टूबर 2026 को देखा; यह तृतीय-पक्ष प्रति है। आधिकारिक India Code PDF से मिलान बाक़ी।
• हरियाणा सहकारिता विभाग: राज्य अधिनियम व नियम: अधिनियम/नियम के आधिकारिक स्रोत-पृष्ठ की पहचान के लिए।

📘 पद्धति नोट: सदस्य, राशियाँ, क्रमांक और नमूना-प्रमाणपत्र काल्पनिक हैं, किसी असली समिति के नहीं। वैधानिक प्रावधान ऊपर की सूची के पाठ से हैं; जहाँ पाठ में सीधा प्रावधान नहीं मिला (शेयर प्रमाणपत्र का प्रारूप, दस्तख़त करने वाले, जारी करने की समय-सीमा, खोए प्रमाणपत्र का डुप्लीकेट देने की प्रक्रिया, स्टाम्प-शुल्क संबंधी कोई बात), वहाँ लेख में साफ़ लिखा है और उपविधि देखने को कहा है। हरियाणा की पंजीकृत या आदर्श उपविधि का कोई खंड हमने नहीं पढ़ा। जारी करने से पहले की चेकलिस्ट, प्रमाणपत्र-रजिस्टर और "पहले एंट्री, फिर प्रमाणपत्र" का क्रम लेखांकन और कार्यालय-प्रबंधन की सामान्य प्रथा हैं, कानूनी निर्देश नहीं। आयकर या स्टाम्प-शुल्क संबंधी कोई सीमा या धारा इस लेख में नहीं है, क्योंकि उसका स्रोत नहीं खोला गया। अधिनियम 2007 तक संशोधित पाठ है; बाद की किसी अधिसूचना को प्राथमिकता दें। सहकार लेखा के फ़ीचर-विवरण (सदस्य पन्ने पर प्रमाणपत्र का डायलॉग, संख्या की विशिष्टता-जाँच, अपने-आप बनने वाला PDF, शेयर रजिस्टर का प्रमाणपत्र कॉलम और PDF-बटन) 21 अक्टूबर 2026 के संस्करण के अनुसार हैं; सुविधा बदलने पर लेख अपडेट होगा।

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