सहकारी समिति में भुगतान वाउचर कैसे भरें? नमूना, ज़रूरी दस्तावेज़ और लेखा एंट्री
उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि ऑडिटर के सामने भुगतान का एक वाउचर रखा गया है। उस पर तारीख़ है, राशि है और नीचे एक हस्ताक्षर। पर "भुगतान किसे?" की जगह सिर्फ़ "मे. शर्मा" लिखा है, कारण में लिखा है "विविध खर्च", बिल की कोई संख्या नहीं, चेक का नंबर नहीं, और पाने वाले के हस्ताक्षर की जगह ख़ाली है। रक़म ₹18,500 है। ऑडिटर पूछता है: "यह वाउचर किस बात का सबूत है?" सचिव के पास जवाब सिर्फ़ याद है।
भुगतान वाउचर वह काग़ज़ (और बही की वह एंट्री) है जो कल को यह साबित करता है कि पैसा किसे, कितना, किस काम के लिए, किस आधार पर और कैसे गया। अच्छा वाउचर अपने-आप बोलता है; ख़राब वाउचर के साथ सचिव को हर बार सफ़ाई देनी पड़ती है। यह लेख भुगतान वाउचर भरने का हर क़दम है: एक पूरा काग़ज़ी नमूना, हर ख़ाने में क्या लिखें, किस भुगतान के साथ कौन-से दस्तावेज़ लगें, सात तरह के भुगतान की एंट्री, और पोर्टल में इसे भरने की विधि।
📘 संक्षेप में: भुगतान वाउचर में नौ बातें साफ़ होनी चाहिए: वाउचर संख्या, तारीख़, किसे, राशि (अंकों और शब्दों में), किस काम के लिए, किस दस्तावेज़ के आधार पर, किस खाते में खर्च (Dr), कैसे दिया (नकद/चेक संख्या/ऑनलाइन UTR), और किसने तैयार, जाँच और मंज़ूर किया तथा पाने वाले ने पाया। एंट्री सीधी है: Dr खर्च (या आपूर्तिकर्ता/अग्रिम), Cr कैश/बैंक; कटौती (जैसे TDS) हो तो वह भी Cr की एक अलग पंक्ति। आधार-दस्तावेज़ वाउचर के साथ लगे हों। हरियाणा अधिनियम या नियमों में भुगतान वाउचर का कोई तय प्रारूप मुझे नहीं मिला; नीचे का प्रारूप अच्छी प्रथा है, कानूनी साँचा नहीं।
वाउचर क्या है और उसके सभी प्रकार वाउचर क्या है में हैं, और भुगतान की मंज़ूरी (कौन कितनी राशि तक मंज़ूर करे) का पूरा ढाँचा भुगतान की मंज़ूरी और वाउचर में। यह लेख इन दोनों के बीच की कड़ी है: वाउचर का काग़ज़ और उसकी एंट्री कैसे भरी जाए।
इस लेख में
- भुगतान वाउचर का काग़ज़ी नमूना
- हर ख़ाने में क्या लिखें
- किस भुगतान के साथ कौन-से दस्तावेज़
- सात तरह के भुगतान की एंट्री
- पोर्टल में भुगतान वाउचर कैसे भरें
- ग़लती हो जाए तो
- ऑडिट-तैयारी: क्या कानून कहता है, क्या प्रथा है
- आम गलतियाँ, FAQ
भुगतान वाउचर का काग़ज़ी नमूना
छोटी समितियों में आज भी हर भुगतान का एक छपा हुआ वाउचर-फ़ॉर्म चलता है, जिसकी एक प्रति वाउचर-फ़ाइल में लगती है। एक सीधा प्रारूप (नमूना; आपकी समिति का प्रारूप अलग हो सकता है):
| ख़ाना | भरा हुआ (काल्पनिक नमूना) |
|---|---|
| समिति का नाम / पंजीकरण सं. | उदाहरण ग्राम सहकारी समिति लि. / ____ |
| भुगतान वाउचर सं. | PV-0142 |
| तारीख़ | 12-10-2026 |
| भुगतान किसे | मे. शर्मा इलेक्ट्रिकल्स, मुख्य बाज़ार |
| राशि (अंकों में) | ₹18,500.00 |
| राशि (शब्दों में) | अठारह हज़ार पाँच सौ रुपये मात्र |
| किस काम के लिए (मद) | कार्यालय व गोदाम की वायरिंग की मरम्मत |
| आधार-दस्तावेज़ | बिल सं. 311 दि. 10-10-2026; प्रबंध समिति प्रस्ताव सं. 14 दि. 02-10-2026 |
| खर्च का खाता-शीर्ष (Dr) | मरम्मत खर्च |
| भुगतान का तरीक़ा | चेक सं. 004517, बैंक ____ , शाखा ____ |
| कटौती (यदि कोई) | कोई नहीं / TDS ₹____ |
| शुद्ध भुगतान | ₹18,500.00 |
| तैयार किया | (लेखाकार) हस्ताक्षर / तारीख़ |
| जाँचा | (कोषाध्यक्ष) हस्ताक्षर / तारीख़ |
| मंज़ूर | (अध्यक्ष / प्रस्ताव सं. के अनुसार) हस्ताक्षर / तारीख़ |
| पाने वाले ने पाया | नाम, हस्ताक्षर/अंगूठा, तारीख़ |
| संलग्न | बिल की प्रति, प्रस्ताव की प्रति, चेक की counterfoil |
इस एक पन्ने की ख़ासियत यह है कि अकेले यह वाउचर भुगतान की पूरी कहानी बताता है: किसे, कितना, क्यों, किस आधार पर, कैसे, किसने जाँचा, किसने मंज़ूर किया, और पाने वाले ने पाया या नहीं।
हर ख़ाने में क्या लिखें
| ख़ाना | क्या लिखें | क्या न लिखें |
|---|---|---|
| वाउचर संख्या | क्रमवार, बिना छूट-दोहराव के; भुगतान, रसीद आदि की अलग श्रृंखला | कोई संख्या छोड़ना या दोहराना |
| तारीख़ | जिस दिन असल में भुगतान हुआ | पीछे या आगे की तारीख़ डालकर "अनुकूल" वित्तीय वर्ष में लाना |
| भुगतान किसे | बिल पर जो नाम है, वही (पूरा नाम, फ़र्म का नाम, पता या सदस्य-कोड) | केवल "शर्मा", "ठेकेदार", "पार्टी" |
| राशि | अंकों और शब्दों दोनों में, और दोनों मिलें | सिर्फ़ अंक; या अंक-शब्द में फ़र्क़ |
| किस काम के लिए | "कार्यालय वायरिंग की मरम्मत", "सितंबर 2026 का बिजली बिल" | "विविध खर्च", "सामान", "खर्च" |
| आधार-दस्तावेज़ | बिल/चालान की संख्या और तारीख़, प्रस्ताव/आदेश की संख्या | "बिल लगा है" (संख्या के बिना) |
| खर्च का खाता (Dr) | सही मद: मरम्मत, बिजली, वेतन, खरीद, आपूर्तिकर्ता (यदि खरीद पहले दर्ज हो चुकी है) | हर चीज़ "विविध खर्च" में |
| भुगतान का तरीक़ा | नकद, या चेक संख्या, या ऑनलाइन का UTR/संदर्भ, और कौन-सा बैंक खाता | सिर्फ़ "बैंक से" |
| कटौती | TDS/GST/अन्य, राशि सहित | कटौती भूलकर पूरा पैसा देना |
| हस्ताक्षर | तैयार करने, जाँचने और मंज़ूर करने वाले अलग-अलग | एक ही व्यक्ति के तीनों हस्ताक्षर |
| पाने वाले की प्राप्ति | नाम, हस्ताक्षर या अंगूठा, तारीख़ | ख़ाली छोड़ना; किसी और के हस्ताक्षर |
विवरण (narration) का एक सूत्र, जो हर भुगतान पर चलता है:
किसे + किस काम के लिए + किस बिल/आदेश के आधार पर + कैसे चुकाया (चेक/UTR) + (कौन-सी अवधि)
उदाहरण: "मे. शर्मा इलेक्ट्रिकल्स को गोदाम की वायरिंग की मरम्मत का भुगतान, बिल सं. 311 दि. 10-10-26, प्रस्ताव सं. 14, चेक सं. 004517"। ऐसा विवरण छह महीने बाद भी पूरी बात बताता है। (विस्तार: वाउचर विवरण व दस्तावेज़।)
किस भुगतान के साथ कौन-से दस्तावेज़
नीचे की सूची अच्छी प्रथा है; किसी योजना या विभाग के निर्देश में अलग दस्तावेज़ माँगे हों तो वही अंतिम हैं।
| भुगतान | साथ में लगाएँ |
|---|---|
| आपूर्तिकर्ता को (माल की ख़रीद) | बिल/चालान; खरीद-आदेश; माल-प्राप्ति (GRN); दर और गणित की जाँच; भुगतान का प्रमाण |
| ठेकेदार / मरम्मत | कोटेशन (अक्सर तीन); प्रबंध समिति का प्रस्ताव; बिल; काम पूरा होने का प्रमाण; GST/TDS का ब्योरा |
| वेतन / मज़दूरी | हाज़िरी या मस्टर-रोल; वेतन-पत्रक; कटौतियों का ब्योरा; बैंक-हस्तांतरण का प्रमाण |
| किराया | किराया-अनुबंध; मकान-मालिक की रसीद; TDS का ब्योरा (यदि लागू) |
| बिजली, फ़ोन, पानी | बिल की प्रति; भुगतान की रसीद/UTR |
| यात्रा भत्ता / भ्रमण खर्च | यात्रा का आदेश/सूचना; यात्रा-विवरण; टिकट या रसीदें |
| व्यावसायिक शुल्क (CA, वकील आदि) | बिल; नियुक्ति का प्रस्ताव/पत्र; TDS की कटौती |
| ऑडिट शुल्क | रजिस्ट्रार/ऑडिटर का बिल या आदेश |
| अग्रिम भुगतान | मंज़ूरी; अग्रिम की शर्त और समायोजन की तारीख़ |
| सदस्य को शेयर वापसी / जमा निकासी | सदस्य का आवेदन; समिति का प्रस्ताव/उपविधि का आधार; पासबुक में प्रविष्टि |
| बैंक शुल्क | बैंक स्टेटमेंट की पंक्ति |
| नकद छोटा खर्च (पेटी कैश) | रसीद/बिल; न मिले तो स्व-वाउचर (self-voucher) कारण सहित |
तीन सामान्य नियम:
- आधार-दस्तावेज़ भुगतान से पहले मौजूद हो, भुगतान के बाद "ढूँढकर" नहीं।
- हर काग़ज़ पर वाउचर-संख्या पेंसिल से लिख दें, ताकि बिल और वाउचर अलग हो जाएँ तो जुड़ सकें।
- जहाँ दस्तावेज़ मिला ही नहीं, वहाँ वाउचर पर कारण लिखें और जिसने अनुमति दी, उसके हस्ताक्षर लें; चुपचाप भुगतान न करें। (सबूत के बिना भुगतान सबसे आम ऑडिट-आपत्ति है।)
सात तरह के भुगतान की एंट्री
(सभी राशियाँ और नाम काल्पनिक हैं।) हर पंक्ति में Dr और Cr बराबर हैं।
1. छोटा नकद खर्च, ₹1,200 (स्टेशनरी):
| खाता | Dr | Cr |
|---|---|---|
| स्टेशनरी खर्च | ₹1,200 | — |
| कैश | — | ₹1,200 |
2. बिजली का बिल, ऑनलाइन, ₹3,200:
| खाता | Dr | Cr |
|---|---|---|
| बिजली खर्च | ₹3,200 | — |
| बैंक | — | ₹3,200 |
विवरण: "सितंबर 2026 का बिजली बिल, उपभोक्ता सं. ___, UTR ___"।
3. आपूर्तिकर्ता को आंशिक भुगतान: पहले ₹38,000 का माल उधार ख़रीदा (Dr खरीद, Cr आपूर्तिकर्ता), फिर ₹25,000 चेक से चुकाया:
| खाता | Dr | Cr |
|---|---|---|
| आपूर्तिकर्ता | ₹25,000 | — |
| बैंक | — | ₹25,000 |
आपूर्तिकर्ता के खाते में ₹13,000 देय बचा रहता है। खर्च दोबारा न चढ़ाएँ: खरीद की एंट्री बिल आते समय हो चुकी है, भुगतान में सिर्फ़ आपूर्तिकर्ता का खाता कटता है।
4. TDS कटौती के साथ व्यावसायिक शुल्क, ₹20,000 (TDS की दर यहाँ केवल समझाने के लिए 10% मानी है; असली दर और सीमा आपके CA/TDS-लेख से):
| खाता | Dr | Cr |
|---|---|---|
| व्यावसायिक शुल्क (खर्च) | ₹20,000 | — |
| TDS देय (देनदारी) | — | ₹2,000 |
| बैंक | — | ₹18,000 |
| कुल | ₹20,000 | ₹20,000 |
पूरा बिल ₹20,000 का है, पर पाने वाले को ₹18,000 मिले और ₹2,000 सरकार को जमा करने के लिए रुके। इसी को तीन पंक्तियों में, एक वाउचर में दर्ज करें। (TDS क्या है, कब कटता है, कब जमा होता है: TDS और 26Q।)
5. आपूर्तिकर्ता को अग्रिम, ₹10,000:
| खाता | Dr | Cr |
|---|---|---|
| आपूर्तिकर्ता को अग्रिम (संपत्ति) | ₹10,000 | — |
| बैंक | — | ₹10,000 |
अग्रिम खर्च नहीं है, वह आगे वसूली या समायोजन योग्य संपत्ति है। जब बिल आए, तब उसका समायोजन हो।
6. वेतन का भुगतान (जब वेतन पहले ही "देय" चढ़ चुका हो), ₹20,000:
| खाता | Dr | Cr |
|---|---|---|
| देय वेतन (देनदारी) | ₹20,000 | — |
| बैंक | — | ₹20,000 |
7. बैंक शुल्क, स्टेटमेंट से, ₹354:
| खाता | Dr | Cr |
|---|---|---|
| बैंक शुल्क (खर्च) | ₹354 | — |
| बैंक | — | ₹354 |
इसका आधार बैंक की पंक्ति है, इसलिए बैंक-स्टेटमेंट की तारीख़ और संदर्भ narration में हों। (बैंक का मासिक मिलान: BRS।)
⚠️ कुछ भुगतान समिति की मंज़ूरी से भी आगे जाते हैं: अधिनियम की धारा 89 के अनुसार ज़मीन की ख़रीद-बिक्री-पट्टा और इमारत या अचल संपत्ति का निर्माण, और धारा 90 के अनुसार बकाये को बट्टे खाते में डालना, रजिस्ट्रार की पूर्व मंज़ूरी माँगते हैं। ऐसा भुगतान हो तो वाउचर के साथ वह मंज़ूरी लगी हो। (विस्तार: भुगतान की मंज़ूरी और वाउचर।)
नकद भुगतान पर: आयकर की दृष्टि से नकद भुगतान की कुछ सीमाएँ हैं, पर मैंने उसका पाठ नहीं खोला, इसलिए कोई सीमा नहीं लिख रहा। बड़े भुगतान बैंक से करें, और सीमाएँ अपने CA से पक्की करें। (नकद की सावधानियाँ: नकद संभाल व सत्यापन।)
पोर्टल में भुगतान वाउचर कैसे भरें
SahakarLekha में भुगतान वाउचर Vouchers पन्ने के प्रविष्टि वाले टैब से बनता है। यहाँ दो मोड हैं, और आप कभी भी बदल सकते हैं:
1. आसान मोड: "पैसा गया" के तैयार टेम्पलेट: वेतन दिया, मजदूरी दी, बिजली का बिल, फोन का बिल, मरम्मत खर्च, नकद खरीदी, लेखा परीक्षण शुल्क (साथ में "बैंक में नकद जमा" का नकद→बैंक हस्तांतरण)। टेम्पलेट चुनने पर खाते पहले से तय होते हैं (Dr उसका खर्च-शीर्ष, Cr कैश), आप तारीख़, राशि, विवरण और (वैकल्पिक) जुड़ा सदस्य भरते हैं।
2. विशेषज्ञ मोड: प्रकार (रसीद/भुगतान/जर्नल/कोंट्रा) चुनिए, फिर Dr और Cr की पंक्तियाँ भरिए। भुगतान प्रकार में Cr कैश या कोई बैंक खाता हो सकता है ("नकद/बैंक भुगतान के लिए"), और एक से ज़्यादा पंक्तियाँ जोड़ी जा सकती हैं, जैसे TDS वाले उदाहरण 4 के लिए: एक Dr पंक्ति, और दो Cr पंक्तियाँ (TDS देय और बैंक)।
भरने के कदम (विशेषज्ञ मोड):
- Vouchers → प्रविष्टि टैब → विशेषज्ञ मोड।
- प्रकार: भुगतान।
- तारीख़: जिस दिन भुगतान हुआ।
- Dr पंक्ति: खर्च का सही शीर्षक (या आपूर्तिकर्ता/अग्रिम) और राशि।
- Cr पंक्ति: कैश या सही बैंक खाता, और कटौती हो तो उसकी अलग पंक्ति (जैसे TDS देय)।
- विवरण: ऊपर के सूत्र के अनुसार, चेक संख्या/UTR भी यहीं लिखें (नीचे देखें)।
- (वैकल्पिक) सदस्य जोड़ें, अगर भुगतान किसी सदस्य से जुड़ा है।
- (वैकल्पिक) वाउचर संख्या अपनी लिखें; न लिखें तो पोर्टल अगली संख्या अपने-आप देता है।
- (वैकल्पिक) "अनुमोदन हेतु भेजें (Maker-Checker)" का चेकबॉक्स चुनें (आसान और विशेषज्ञ, दोनों मोड में है), तो वाउचर पहले "लंबित" रहेगा और मंज़ूरी के बाद बही में चढ़ेगा।
- सहेजें। जब तक Dr का जोड़ और Cr का जोड़ बराबर न हों, सहेजने का बटन बंद रहता है और पोर्टल चेतावनी देता है, इसलिए असंतुलित वाउचर नहीं बनता।
आपूर्तिकर्ता के बिल का भुगतान इसी पन्ने के "बिल-वार निपटान → आपूर्तिकर्ता को भुगतान" से भी हो सकता है: आपूर्तिकर्ता चुनने पर उसके खुले बिल दिखते हैं, राशि बिलों में बाँटी जाती है (पुराने बिल पहले अपने-आप भी), और नकद या बैंक चुनकर वाउचर बनता है। (कदम-दर-कदम: आपूर्तिकर्ता को भुगतान कैसे करें (Help)।)
पोर्टल की दो चेतावनियाँ, जो आसान मोड में छपी दिखती हैं, और जिन्हें याद रखना ज़रूरी है:
- "नकद खरीदी" टेम्पलेट सिर्फ़ रक़म दर्ज करता है: न स्टॉक बदलता है, न GST जुड़ता है। माल की ख़रीद के लिए खरीद (Purchases) पन्ना इस्तेमाल करें।
- "वेतन दिया" टेम्पलेट: अगर उस महीने का वेतन वेतन/पेरोल पन्ने से प्रोसेस हो चुका है, तो यह टेम्पलेट न इस्तेमाल करें, वरना वेतन दो बार दर्ज हो जाएगा। और यह टेम्पलेट कटौतियाँ (PF/TDS) भी नहीं जोड़ता।
दो सीमाएँ, जो ईमानदारी से बतानी ज़रूरी हैं:
- चेक संख्या का अलग ख़ाना नहीं है। मैंने वाउचर के फ़ॉर्म में न चेक-संख्या/UTR का अलग फ़ील्ड पाया, न दस्तावेज़ अपलोड करने का। इसलिए चेक संख्या और UTR विवरण (narration) में लिखें, और बिल, प्रस्ताव आदि की काग़ज़ी या अलग डिजिटल फ़ाइल वाउचर-संख्या के साथ रखें।
- आसान मोड के टेम्पलेट नकद-भुगतान के रूप में बने हैं। बैंक से भुगतान करना हो तो विशेषज्ञ मोड में Cr पर सही बैंक खाता चुनें।
मंज़ूरी की एक बारीकी: वैकल्पिक Maker–Checker व्यवस्था (राशि-सीमा या वाउचर-प्रकार) इसी प्रविष्टि-फ़ॉर्म के वाउचरों पर लगती है। पर बिल-वार निपटान और जमा/निकासी के वाउचर उस रोक के दायरे में नहीं आते, इसलिए उनकी मंज़ूरी काग़ज़ी पर्ची से पहले लें। (पूरी बात और कारण: भुगतान की मंज़ूरी और वाउचर।)
ग़लती हो जाए तो
- वाउचर को मिटाएँ नहीं। गलत राशि, गलत खाता या गलत तारीख़ हो, तो उसे रद्द (cancel) करें और सही नया वाउचर बनाएँ, ताकि लेखा-निशान बना रहे। पोर्टल की वाउचर-सूची में रद्द करने और उलटने (reverse) की सुविधा कारण दर्ज करके मिलती है।
- मंज़ूर हो चुका वाउचर (जहाँ मंज़ूरी चालू है) संपादन से लॉक रहता है; सुधार रद्द करके नया वाउचर बनाकर।
- वित्तीय वर्ष लॉक होने पर कोई सुधार नहीं; इसलिए ग़लतियाँ साल-अंत से पहले पकड़ें। (मासिक मिलान: मासिक लेखा-मिलान।)
- काग़ज़ी वाउचर में: पुराना वाउचर "रद्द" की मुहर और कारण के साथ फ़ाइल में रहे, और नया वाउचर उसका संदर्भ दे।
ऑडिट-तैयारी: क्या कानून कहता है, क्या प्रथा है
| बात | स्रोत | क्या कहता है |
|---|---|---|
| ऑडिटर की पहुँच | धारा 95(3) | बही, काग़ज़ात, वाउचर और संपत्ति तक खुली पहुँच |
| निरीक्षण में पहुँच | धारा 97(1) | रजिस्ट्रार/अधिकृत व्यक्ति को वाउचर आदि तक पहुँच |
| ज़मीन-इमारत और बट्टे खाते | धारा 89, 90 | रजिस्ट्रार की पूर्व मंज़ूरी |
| हितों का टकराव | नियम 30 (तृतीय-पक्ष प्रति) | officer का समिति के सौदों में प्रत्यक्ष/परोक्ष हित नहीं |
| भुगतान वाउचर का प्रारूप, ख़ाने, हस्ताक्षर, संलग्न दस्तावेज़ | — | मुझे अधिनियम/नियमों में नहीं मिला; प्रथा, उपविधि और रजिस्ट्रार/ऊपरी संस्था के आदेश |
ऑडिट से पहले हर भुगतान-वाउचर पर यह जाँचें:
- ☐ वाउचर-संख्या क्रमवार, और कोई छूटी नहीं
- ☐ तारीख़ असली भुगतान की, और सही वित्तीय वर्ष में
- ☐ पाने वाले का पूरा नाम, बिल से मिलता हुआ
- ☐ राशि अंकों-शब्दों में मिलती है
- ☐ कारण स्पष्ट; "विविध" नहीं
- ☐ आधार-दस्तावेज़ संलग्न, उसकी संख्या/तारीख़ वाउचर पर
- ☐ मंज़ूरी, जाँच और भुगतान के हस्ताक्षर अलग-अलग लोगों के
- ☐ चेक/UTR की संख्या दर्ज, और बैंक-मिलान में दिखती
- ☐ पाने वाले की प्राप्ति
- ☐ कटौती (TDS आदि) सही
- ☐ बड़ी राशि पर प्रस्ताव की संख्या; और जहाँ चाहिए, रजिस्ट्रार की मंज़ूरी
- ☐ वाउचर-फ़ाइल महीने-वार, सिली हुई (पूरी तैयारी: ऑडिट की तैयारी चेकलिस्ट)
⚠️ PACS और निर्धारित पोर्टल के पाठकों के लिए: अगर आपकी समिति के भुगतान किसी निर्धारित ERP/पोर्टल (जैसे e-PACS), DCCB या विभाग के प्रपत्र में दर्ज होते हैं, तो वाउचर का प्रारूप, ख़ाने और प्रक्रिया वही अंतिम है। इस लेख का नमूना उसकी जगह नहीं, उसकी समझ और आपके अपने रिकॉर्ड के लिए है। (पृष्ठभूमि: e-PACS और डे-एंड।)
आम गलतियाँ
- "विविध खर्च" जैसा विवरण। ऑडिट-आपत्ति की सबसे आम जड़।
- पाने वाले का नाम अधूरा ("शर्मा", "ठेकेदार")।
- बिल की संख्या और तारीख़ न लिखना। सबूत और वाउचर जुड़ते नहीं।
- राशि अंकों-शब्दों में अलग।
- चेक संख्या या UTR न लिखना। बैंक-मिलान में हर बार तकलीफ़।
- तैयार करने, जाँचने और मंज़ूर करने का एक ही व्यक्ति।
- आपूर्तिकर्ता को भुगतान में खर्च दोबारा चढ़ाना। खरीद पहले चढ़ चुकी हो तो Dr आपूर्तिकर्ता।
- TDS काटना भूल जाना, या काटकर अलग पंक्ति में न दिखाना।
- आसान मोड के "वेतन दिया" से वह वेतन दर्ज करना जो पेरोल से हो चुका है। वेतन दो बार चढ़ जाता है।
- "नकद खरीदी" टेम्पलेट से माल की ख़रीद दर्ज करना। स्टॉक और GST नहीं जुड़ते।
- पाने वाले की प्राप्ति के बिना नकद भुगतान।
- वाउचर मिटाना। रद्द करें, मिटाएँ नहीं।
SahakarLekha से भुगतान वाउचर का काम कैसे हल्का होता है
| काम / समस्या | SahakarLekha में |
|---|---|
| सामान्य भुगतान के तैयार टेम्पलेट | आसान मोड: वेतन, मजदूरी, बिजली, फोन, मरम्मत, नकद खरीदी, ऑडिट शुल्क |
| कटौती वाले (TDS) और कई पंक्तियों वाले भुगतान | विशेषज्ञ मोड: एक से ज़्यादा Dr/Cr पंक्तियाँ |
| कैश या सही बैंक से भुगतान | विशेषज्ञ मोड में Cr कैश या बैंक खाता |
| क्रमवार वाउचर संख्या | अपने-आप (या अपनी लिखें) |
| Dr = Cr की जाँच | असंतुलित वाउचर नहीं बनता |
| आपूर्तिकर्ता के खुले बिलों में बाँटकर भुगतान | बिल-वार निपटान (पुराने बिल पहले अपने-आप) |
| वैकल्पिक अनुमोदन | "अनुमोदन हेतु भेजें (Maker-Checker)" का चेकबॉक्स और Society Setup की मंज़ूरी-सेटिंग |
| ग़लती का सुधार | रद्द/उलटना, कारण सहित (मिटाना नहीं) |
| वाउचर की सूची, दिन-वार देखना | Vouchers की सूची; Day Book |
| चेक संख्या/UTR भरना | आपका काम: विवरण में लिखें (अलग फ़ील्ड नहीं) |
| बिल, प्रस्ताव आदि दस्तावेज़ संलग्न करना | आपका काम: वाउचर-फ़ाइल में रखें (अपलोड का फ़ील्ड नहीं) |
| बैंक से भुगतान में आसान मोड | आपका काम: विशेषज्ञ मोड में बैंक चुनें |
| हर वाउचर की जाँच, मंज़ूरी, पाने वाले की प्राप्ति | आपका काम; पोर्टल रिकॉर्ड देता है, निर्णय नहीं |
यानी पोर्टल Dr/Cr का जोड़-मिलान, क्रम-संख्या और बही में चढ़ाने का बोझ उठाता है, और आपका समय सही खाता चुनने, साफ़ विवरण लिखने, दस्तावेज़ जोड़ने और जाँच-मंज़ूरी में लगता है। (वाउचर की पूरी विधि: वाउचर एंट्री गाइड।)
तीन बातें याद रखें
- 🧾 भुगतान वाउचर में नौ बातें साफ़ हों: संख्या, तारीख़, किसे, राशि (अंक-शब्द), किस काम के लिए, किस दस्तावेज़ के आधार पर, किस खाते में (Dr), कैसे दिया (चेक संख्या/UTR), और तैयार-जाँच-मंज़ूरी तथा पाने वाले की प्राप्ति। एंट्री: Dr खर्च (या आपूर्तिकर्ता/अग्रिम), Cr कैश/बैंक, कटौती की अलग Cr पंक्ति।
- 📎 आधार-दस्तावेज़ भुगतान से पहले हो और वाउचर पर उसकी संख्या-तारीख़ लिखी हो; विवरण का सूत्र: किसे + क्यों + किस आधार पर + कैसे। वाउचर मिटाएँ नहीं, रद्द करके नया बनाएँ।
- 🖥️ पोर्टल में आसान मोड के "नकद खरीदी" से स्टॉक/GST नहीं जुड़ता और "वेतन दिया" से पेरोल का वेतन दो बार चढ़ सकता है; चेक संख्या विवरण में लिखें, और बिल-वार निपटान/जमा-निकासी की मंज़ूरी काग़ज़ी लें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
भुगतान वाउचर कैसे भरें? — वाउचर संख्या, तारीख़ (असल भुगतान की), पाने वाले का पूरा नाम, राशि अंकों-शब्दों में, कारण (मद), आधार-दस्तावेज़ की संख्या-तारीख़, खर्च का खाता (Dr), भुगतान का तरीक़ा (नकद/चेक संख्या/UTR), कटौती यदि कोई, और तैयार-जाँच-मंज़ूरी तथा पाने वाले के हस्ताक्षर। भुगतान वाउचर में एंट्री क्या होती है? — Dr खर्च का खाता (या आपूर्तिकर्ता, अगर खरीद पहले दर्ज है; या अग्रिम), Cr कैश या बैंक। TDS जैसी कटौती हो तो उसकी अलग Cr पंक्ति। भुगतान वाउचर के साथ कौन-से दस्तावेज़ लगाएँ? — भुगतान के प्रकार पर निर्भर: आपूर्तिकर्ता को बिल, खरीद-आदेश और माल-प्राप्ति; ठेकेदार को कोटेशन, प्रस्ताव और काम पूरा होने का प्रमाण; वेतन के लिए हाज़िरी और वेतन-पत्रक; बिजली-फ़ोन के लिए बिल; आदि। ऊपर की तालिका देखें। क्या कानून में भुगतान वाउचर का कोई तय प्रारूप है? — जो हरियाणा अधिनियम 1984 और नियम 1989 का पाठ मैंने पढ़ा, उसमें भुगतान वाउचर का तय प्रारूप नहीं मिला। धारा 95(3) के अनुसार ऑडिटर को वाउचर तक खुली पहुँच है। रजिस्ट्रार या ऊपरी संस्था का कोई प्रारूप हो तो वही मानें। चेक से भुगतान में क्या लिखें? — चेक संख्या, बैंक और शाखा, और विवरण में किसे/किस काम के लिए/किस बिल के आधार पर। चेक की counterfoil वाउचर के साथ रखें। आपूर्तिकर्ता को आंशिक भुगतान कैसे दर्ज करें? — Dr आपूर्तिकर्ता, Cr बैंक/कैश, जितनी राशि दी उतनी। बाक़ी राशि आपूर्तिकर्ता के खाते में देय बची रहती है। खरीद का खर्च दोबारा न चढ़ाएँ। पोर्टल में भुगतान वाउचर कहाँ भरें? — Vouchers पन्ने के प्रविष्टि टैब में: आसान मोड के "पैसा गया" टेम्पलेट से, या विशेषज्ञ मोड में प्रकार "भुगतान" चुनकर Dr/Cr पंक्तियाँ भरकर। क्या पोर्टल में चेक संख्या का अलग ख़ाना है? — मैंने वाउचर-फ़ॉर्म में अलग चेक-संख्या/UTR का फ़ील्ड नहीं पाया। इसे विवरण (narration) में लिखें। गलत भुगतान वाउचर को कैसे सुधारें? — मिटाएँ नहीं। उसे कारण सहित रद्द करें (या उलटें) और सही नया वाउचर बनाएँ, ताकि लेखा-निशान बना रहे।
आख़िर में
भुगतान वाउचर रोज़ का, सबसे छोटा-सा काग़ज़ है, और ऑडिट में सबसे ज़्यादा परखा जाने वाला भी। जिस वाउचर में किसे, कितना, क्यों, किस आधार पर, कैसे और किसने मंज़ूर किया, सब एक नज़र में दिखता है, उसे किसी सफ़ाई की ज़रूरत नहीं पड़ती। और जिस समिति में हर वाउचर इसी तरह भरा जाता है, वहाँ साल-अंत पर सचिव को फ़ाइलों में सबूत ढूँढना नहीं पड़ता।
✅ अपनी पात्र सहकारी समिति का खाता SahakarLekha पर शुरू करें: रजिस्टर करें और भुगतान का वाउचर, क्रमवार संख्या और बही में असर एक ही जगह रखें। शुरुआत के लिए पहला वाउचर कैसे बनाएँ पढ़ें। (अगर आपकी समिति पर कोई निर्धारित पोर्टल या ऊपरी संस्था का निर्देश लागू है, तो पहले उसे देखें।)
आगे पढ़ें: वाउचर क्या है · वाउचर एंट्री गाइड · भुगतान की मंज़ूरी और वाउचर · वाउचर विवरण व दस्तावेज़ · TDS और 26Q · ऑडिट की तैयारी
📌 यह लेख सामान्य जानकारी के लिए है। किसी विशेष मामले में लागू अधिनियम, नियम, अधिसूचना, उपविधि, ऊपरी संस्था के निर्देश या सक्षम प्राधिकारी के निर्देश को प्राथमिकता दी जानी चाहिए। PACS अपने निर्धारित पोर्टल और ऊपरी संस्था के निर्देशों का पालन करें।
स्रोत
- The Haryana Co-operative Societies Act, 1984 (Haryana Act 22 of 1984, amended up to Oct 2007), सहकारिता मंत्रालय, भारत सरकार पर PDF: धाराएँ 89, 90, 95(3), 97(1)। पाठ डाउनलोड कर सीधे पढ़ा, 16 अक्टूबर 2026।
- The Haryana Co-operative Societies Rules, 1989: नियम 30 (Indian Kanoon पर पुनर्प्रकाशित पाठ): हितों का टकराव (नियम 30)। 2 अक्टूबर 2026 को देखा; यह तृतीय-पक्ष प्रति है, आधिकारिक India Code PDF से मिलान बाक़ी।
- हरियाणा सहकारिता विभाग: राज्य अधिनियम व नियम: अधिनियम/नियम के आधिकारिक स्रोत-पृष्ठ की पहचान के लिए।
📘 पद्धति नोट: उदाहरण, नाम, राशियाँ, वाउचर-संख्या और TDS की दर काल्पनिक हैं, किसी वास्तविक समिति, आपूर्तिकर्ता या दर की नहीं। वैधानिक प्रावधान ऊपर की सूची के पाठ से हैं; जहाँ पाठ में सीधा प्रावधान नहीं मिला (भुगतान वाउचर का प्रारूप, ख़ाने, हस्ताक्षर, संलग्न दस्तावेज़, नकद भुगतान की कर-सीमा), वहाँ लेख में साफ़ लिखा है। वाउचर का नमूना, विवरण का सूत्र, दस्तावेज़ों की तालिका और सातों एंट्री लेखांकन और नियंत्रण की अच्छी प्रथा हैं, कानूनी निर्देश नहीं। आयकर संबंधी कोई सीमा या धारा इस लेख में नहीं है, क्योंकि उसका स्रोत नहीं खोला गया। अधिनियम 2007 तक संशोधित पाठ है; बाद की किसी अधिसूचना को प्राथमिकता दें। सहकार लेखा के फ़ीचर-विवरण (Vouchers का प्रविष्टि-फ़ॉर्म: आसान और विशेषज्ञ मोड, भुगतान के टेम्पलेट और उनकी दो चेतावनियाँ, "अनुमोदन हेतु भेजें (Maker-Checker)" का चेकबॉक्स, बिल-वार निपटान, रद्द/उलटना; और फ़ॉर्म में चेक-संख्या या दस्तावेज़-अपलोड के फ़ील्ड का न होना) 16 अक्टूबर 2026 के संस्करण के अनुसार हैं; सुविधा बदलने पर लेख अपडेट होगा।