अध्याय 10 — बिल-वार निपटान

इस अध्याय के बाद आप: उधार बिल कैसे बनता है; वसूली/भुगतान को बिल के विरुद्ध लगाना; आंशिक भुगतान व "पुराने बिल पहले बाँटें"; अग्रिम (Advance) व On Account; बकाया बिल की उम्र (Ageing)।

10.1 समस्या क्या है

राम पर तीन उधार बिल हैं — मई, जून और जुलाई के। वह ₹13,000 देता है। अगर आपने बस "राम से ₹13,000 मिले" लिख दिया, तो राम की बही का कुल शेष तो सही होगा, पर यह कोई नहीं बता पाएगा कि कौन-सा बिल चुकता हुआ और कौन-सा 90 दिन से पड़ा है। वसूली की बैठक में, ऑडिट में और बकाया पर ब्याज/नोटिस के समय यही सवाल आता है। बिल-वार निपटान हर रुपये को किसी ख़ास बिल से जोड़ देता है।

10.2 चार तरीके

तरीका	मतलब	ऐप में कहाँ
नया बिल (New Reference)	उधार बिक्री/खरीद से नया बकाया बनता है	"बिक्री"/"खरीद" में भुगतान विधि "उधार"
बिल के विरुद्ध (Against Reference)	पैसा किसी पुराने बिल पर लगाना	"बकाया बिल" तालिका का "इस बार" खाना
अग्रिम (Advance)	बिल बनने से पहले लिया/दिया पैसा	"अतिरिक्त राशि (बिना बिल)" → "अग्रिम (Advance)"
On Account	पैसा मिला, पर अभी किस बिल का पता नहीं	"अतिरिक्त राशि (बिना बिल)" → "On Account"

10.3 उधार बिल कैसे बनता है

"बिक्री" पेज पर पंजीकृत "ग्राहक" चुनकर "उधार" से बिल सहेजें: Dr राम (उसका अपना खाता) / Cr बिक्री खाता। यही बिल (जैसे SL/…/012) राम के बकाया बिलों में आ जाता है। सिर्फ़ उधार बिल और पंजीकृत ग्राहक/आपूर्तिकर्ता वाले बिल ही निपटान सूची में आते हैं — नकद/बैंक बिल पहले से चुकता हैं, और "💵 नकद ग्राहक" के नाम का उधार किसी ग्राहक से नहीं जुड़ता। खरीद की तरफ़ भी यही: उधार खरीद → Dr खरीद / Cr आपूर्तिकर्ता।

10.4 ऐप में — ग्राहक से वसूली

मेन्यू में "वाउचर" खोलें और "बिल-वार निपटान" में "ग्राहक से वसूली" दबाएँ। (पहले का अलग "भुगतान रसीद" पेज अब यहीं है; पुराना पता भी यहीं खुलता है।)
"ग्राहक" चुनें — जिनके बिल बकाया हैं वे ऊपर आते हैं, जैसे "राम (2 बकाया)"। "दिनांक" भरें।
"बकाया बिल" तालिका में हर बिल का "बिल नं", "दिनांक", "कुल", "पहले" (अब तक मिला) और "बकाया" दिखता है।
हर बिल के सामने "इस बार" में राशि भरें — आंशिक भी चलेगा, बकाया से ज़्यादा नहीं भरी जा सकती।
या एक साथ: "कुल राशि (ऑटो-आवंटन)" में पूरी रक़म लिखकर "पुराने बिल पहले बाँटें" दबाएँ — सबसे पुराने बिल पहले भरते हैं; बची राशि अपने-आप On Account में चली जाती है।
बिल से अलग पैसा हो तो "अतिरिक्त राशि (बिना बिल)" और "किस रूप में" (अग्रिम या On Account)।
"भुगतान माध्यम" — "नकद" या "बैंक" (बैंक में "बैंक खाता" चुनें), "टिप्पणी (वैकल्पिक)" में चेक नंबर।
"भुगतान दर्ज करें" — संदेश "✅ प्राप्ति दर्ज हुई" और रसीद (वाउचर) नंबर।

वाउचर: Dr नकद/बैंक / Cr ग्राहक का खाता — पूरी रक़म का, चाहे वह बिल पर लगी हो या अग्रिम में। अग्रिम भी ग्राहक के खाते में ही Cr होता है, इसलिए वह समिति की आय नहीं, ग्राहक का जमा है।

10.5 आपूर्तिकर्ता को भुगतान

मेन्यू में "वाउचर" → "बिल-वार निपटान" → "आपूर्तिकर्ता को भुगतान" — वही तरीका, बस "आपूर्तिकर्ता" चुनें और उधार खरीद बिलों पर राशि लगाएँ। वाउचर: Dr आपूर्तिकर्ता / Cr नकद-बैंक; संदेश "✅ भुगतान दर्ज हुआ"। खरीद बिल पर TDS कटा था तो बिल का "कुल" पहले से TDS घटाकर है — भुगतान के समय फिर से TDS न काटें (अध्याय खरीद)।

10.6 वाउचर पेज के अंदर से

"वाउचर" पेज पर (आसान और एक्सपर्ट दोनों तरीकों में) "बिल-वार निपटान (Against Reference)" के दो टाइल हैं: "ग्राहक से वसूली" और "आपूर्तिकर्ता को भुगतान"। ये वही पैनल खोलते हैं — जहाँ से आपको सुविधा हो।

10.7 पूरा हल किया हुआ उदाहरण

राम के दो उधार बिल: SL/…/012 (1 मई) ₹10,000 और SL/…/020 (10 जून) ₹6,000 — कुल ₹16,000।

1 जुलाई: राम ₹13,000 नकद देता है → "पुराने बिल पहले बाँटें"।

बिल	कुल	इस बार	बकाया	स्थिति
SL/…/012	10,000	10,000	0	चुकता
SL/…/020	6,000	3,000	3,000	आंशिक

खाता	Dr (₹)	Cr (₹)
हाथ में नकद	13,000
राम		13,000

20 जुलाई: राम ₹5,000 बैंक से देता है → ₹3,000 बिल 020 पर (चुकता), बचे ₹2,000 अपने-आप On Account।

राम की बही: Dr 16,000 (दो बिल) − Cr 18,000 (दो वसूली) = Cr ₹2,000 — यह राम का जमा है, अगले बिल पर लगेगा। दोनों बिल "चुकता"।

10.8 स्थिति और बकाया की उम्र

"बिक्री रजिस्टर" / "खरीद रजिस्टर" में हर उधार बिल की "स्थिति": बकाया / आंशिक / चुकता।
"बकाया बिल (बिल-वार)" रिपोर्ट (पेज: "बकाया बिल (Ageing)") — "वसूली योग्य (ग्राहक)" और "देय (आपूर्तिकर्ता)", "इस तिथि तक" चुनकर; उम्र-वर्ग 0–30, 31–60, 61–90, 90+ दिन, और हर पक्ष का "बिना बिल अग्रिम / On-Account"।
"बकाया विश्लेषण (वसूली/भुगतान)" (पेज: "AR/AP बकाया विश्लेषण") — देनदार-लेनदार खाते-वार, वर्ग 0–30, 31–60, 61–90, 91–180, >180 दिन।

बिल का "मिला हुआ" हिस्सा हर बार चालू रसीदों से गिना जाता है — कोई रसीद हटाएँ या रद्द करें, तो बिल का बकाया अपने-आप वापस बढ़ जाता है; अलग से कुछ ठीक नहीं करना पड़ता। किसी उधार बिल पर बिक्री वापसी (Credit Note, "उधार में समायोजन") हुई हो, तो ग्राहक की बही (लेजर) का शेष ही अंतिम बकाया मानें और वसूली की राशि उसी से मिलाकर भरें।

⚠️ आम गलतियाँ

गलती	असर	बचाव
वसूली को साधारण रसीद वाउचर से दर्ज करना	बिल बकाया ही दिखते रहते हैं	"भुगतान रसीद" से बिल पर लगाएँ
उधार बिक्री "नकद ग्राहक" के नाम	बिल किसी ग्राहक की सूची में नहीं	पंजीकृत ग्राहक चुनें
अग्रिम को आय मानना	झूठा लाभ	अग्रिम ग्राहक का जमा है
भुगतान पर TDS दोबारा	आपूर्तिकर्ता का शेष गलत	TDS सिर्फ़ खरीद बिल पर
90+ दिन के बकाया पर ध्यान न देना	डूबत ऋण, ऑडिट आपत्ति	हर महीने Ageing देखें

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर देनदार-लेनदार की बिल-वार सूची और Ageing माँगता है, पुष्टि-पत्र (balance confirmation) से मिलाता है, और लंबे बकाये पर वसूली के प्रयास व डूबत ऋण प्रावधान की टिप्पणी लिखता है। बिल-वार रसीदें इस काम को कुछ मिनटों का बना देती हैं।

❓ FAQ

प्र. एक रसीद से कई बिल? हाँ — हर बिल के सामने "इस बार" में राशि भरें, या "पुराने बिल पहले बाँटें"।

प्र. ग्राहक ने बकाया से ज़्यादा दे दिया? अतिरिक्त राशि On Account (या अग्रिम) में रहती है और बही में Cr शेष दिखता है।

प्र. ग्राहक का कोई बिल नहीं, फिर भी पैसा दे रहा है? "इस का कोई बकाया उधार बिल नहीं" दिखेगा — नीचे अग्रिम दर्ज कर सकते हैं।

प्र. गलत बिल पर राशि लग गई? वह रसीद वाउचर रद्द करके सही बिल पर दोबारा दर्ज करें — बकाया अपने-आप ठीक हो जाएगा।

✏️ अभ्यास

श्याम पर ₹8,000 का उधार बिल; वह ₹5,000 देता है — बिल की स्थिति और श्याम की बही का शेष?
आपूर्तिकर्ता के ₹12,000 के बिल में से ₹7,000 बैंक से चुकाए — वाउचर की पंक्तियाँ लिखिए।
बिल बनने से पहले ग्राहक ₹3,000 दे गया — कौन-सा तरीका, और किस खाते में Cr?
बकाया बिल (Ageing) रिपोर्ट के चार उम्र-वर्ग कौन-से हैं?
₹9,000 और ₹4,000 के दो बिल; ग्राहक ₹15,000 देता है और आप "पुराने बिल पहले बाँटें" दबाते हैं — क्या होगा?

और देखें: भुगतान रसीद (मदद) · आपूर्तिकर्ता भुगतान (मदद) · ग्राहक से वसूली (कुकबुक)

अंतिम अपडेट: 2026-10-09

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