SahakarLekhaसहकार लेखा

अध्याय 11 — वेतन प्रबंधन (Salary)

इस अध्याय के बाद आप: कर्मचारी मास्टर; महीने का वेतन प्रोसेस करना (accrual journal); सकल/कटौती/शुद्ध; PF/ESI/PT/TDS की देनदारी; "भुगतान चिह्नित करें" से भुगतान वाउचर; cumulative TDS; Form 24Q और वेतन स्लिप PDF।

11.1 वेतन क्यों ख़ास है

वेतन समिति का सबसे नियमित ख़र्च है, और इसमें दो तरह का पैसा मिला होता है:

  • कर्मचारी का पैसा — शुद्ध वेतन, जो उसके हाथ/खाते में जाता है।
  • सरकार/संस्थाओं का पैसा — कर्मचारी के वेतन से काटा गया PF, ESI, व्यावसायिक कर (PT) और TDS। ये समिति के पास अमानत हैं और तय समय पर जमा करने होते हैं।

सकल वेतन − कटौतियाँ = शुद्ध वेतन। समिति के लिए पूरा सकल वेतन (और नियोक्ता का PF/ESI हिस्सा) ख़र्च है; कटौतियाँ देनदारी हैं। अगर केवल शुद्ध वेतन को ख़र्च लिखा, तो ख़र्च कम दिखेगा और कटौतियों की देनदारी किताबों से ग़ायब हो जाएगी — फिर जमा भी छूट जाता है।

सहकार लेखा accrual तरीक़ा अपनाता है: वेतन जिस महीने का है, उसी महीने के अंत की तारीख़ पर ख़र्च और देनदारी दर्ज हो जाती है, चाहे भुगतान बाद में हो।

11.2 ऐप में — तीन टैब

"वेतन" पेज (उपशीर्षक: "कर्मचारी और वेतन का पूर्ण प्रबंधन") में तीन टैब हैं: "कर्मचारी", "वेतन प्रोसेसिंग", "वेतन इतिहास"।

टैब 1 — "कर्मचारी"

  1. "कर्मचारी जोड़ें" बटन दबाएँ — डायलॉग "नया कर्मचारी जोड़ें" खुलेगा।
  2. भरें: **"नाम (अंग्रेजी) *"**, "नाम (हिंदी)", **"पदनाम *"**, **"नियुक्ति तिथि *"**, **"मूल वेतन (₹) *"**, फ़ोन, "बैंक खाता (वैकल्पिक)" और "PAN (Form 24Q हेतु)"।
  3. "सहेजें" दबाएँ। केवल "सक्रिय" कर्मचारी ही प्रोसेसिंग में आते हैं।

टैब 2 — "वेतन प्रोसेसिंग"

  1. "माह चुनें" में महीना चुनें।
  2. "TDS व्यवस्था" में "नई व्यवस्था" या "पुरानी व्यवस्था" चुनें (कर्मचारी ने जो व्यवस्था चुनी हो)।
  3. "कर्मचारी लोड करें" दबाएँ — हर सक्रिय कर्मचारी की एक पंक्ति बनेगी: "मूल वेतन", "उपस्थिति (दिन)", "भत्ते", "व्यावसायिक कर", "TDS", "कटौती (PF/ESI+PT+TDS)", "शुद्ध वेतन", "भुगतान विधि"।
  4. उपस्थिति के दिन कम करेंगे तो कमाई उसी अनुपात में घटेगी।
  5. PF और ESI ऐप अपने-आप सुझाता है। पंक्ति के "PF / ESI समायोजित करें" आइकन से कर्मचारी/नियोक्ता हिस्सा बदल सकते हैं; खाली छोड़ने पर auto राशि रहती है। अगर आपकी समिति या कर्मचारी पर PF/ESI लागू नहीं है, तो यहाँ 0 भरें। PF/ESI की दर और सीमा EPFO/ESIC के आधिकारिक स्रोत से पक्की करें।
  6. PT: अगर समिति के राज्य में व्यावसायिक कर लगता है पर उसकी दर ऐप में अभी सत्यापित नहीं है, तो पीला संदेश आता है कि PT अपने-आप नहीं भरा गया — हर कर्मचारी का PT हाथ से भरें। दर अपने राज्य के नियम से लें।
  7. हर पंक्ति पर "प्रोसेस" या सबके लिए "सभी प्रोसेस करें" दबाएँ (पुष्टि: "सभी का वेतन प्रोसेस करें?")।

प्रोसेस होते ही हर कर्मचारी की वेतन स्लिप (नंबर SAL/वर्ष/क्रम) बनती है और एक accrual journal पोस्ट होता है: वेतन (5201) Dr, और देय वेतन (2103) Cr शुद्ध वेतन से; कटौतियाँ अपने देय खातों में Cr — देय EPF (2203), देय ESI (2204), देय व्यावसायिक कर (2207), देय TDS (2202)। इस समय कोई नकद/बैंक वाउचर नहीं बनता।

⚠️ अगर PT काटा गया है पर आपके खाता-चार्ट में "Professional Tax Payable" (देयता) खाता नहीं है, तो वेतन सेव नहीं होगा और संदेश आएगा कि Ledger Heads में वह खाता जोड़ें।

टैब 3 — "वेतन इतिहास"

  1. माह, कर्मचारी और स्थिति ("भुगतान किया" / "लंबित") से छाँटें। ऊपर "कुल प्रोसेस", "कुल भुगतान", "कुल लंबित" दिखते हैं।
  2. जब वेतन वास्तव में दें, तब पंक्ति पर "भुगतान चिह्नित करें" दबाएँ, "भुगतान तिथि", "भुगतान विधि" (नकद/बैंक) और बैंक खाता चुनें, फिर "भुगतान चिह्नित करें"।
  3. तभी भुगतान वाउचर बनता है: देय वेतन (2103) Dr / नकद या बैंक Cr — शुद्ध वेतन की राशि से। इससे देय वेतन की देनदारी साफ़ होती है।
  4. "वेतन स्लिप डाउनलोड करें" आइकन से स्लिप का PDF निकालें।
  5. "फॉर्म 24Q" बटन से डायलॉग "फॉर्म 24Q — त्रैमासिक वेतन TDS" खुलता है: तिमाही (Q1–Q4) चुनें और कर्मचारी-वार PAN, सकल वेतन, TDS की CSV निकालें। यह रिटर्न बनाने में मदद की सूची है — असली रिटर्न अपने TDS सॉफ़्टवेयर/CA से फ़ाइल करें।

11.3 वेतन पर TDS — ऐप कैसे गिनता है

ऐप TDS को cumulative तरीक़े से सुझाता है, सालाना कर ÷ 12 से नहीं:

इस माह का TDS = (साल का अनुमानित कर − इस वित्त वर्ष में अब तक कटा TDS) ÷ बचे हुए महीने (इस महीने समेत)

  • साल की आय का अनुमान इस महीने के (मूल वेतन + भत्ते) × 12 से लगता है, और चुनी गई व्यवस्था की slab लगती है।
  • कर उसी वर्ष के नियम से गिना जाता है जिस महीने का वेतन है; ऐप नीचे लिखता है कि किस वर्ष की slab लगी और वह सत्यापित है या नहीं। "अभी सत्यापित नहीं" दिखे तो आँकड़ा CA से जाँचें — TDS हर पंक्ति में बदल सकते हैं।
  • पहले ज़्यादा कट गया हो तो आगे के महीनों में ₹0 आता है और ऐप साफ़ बताता है कि कितना ज़्यादा कटा, और वह चालान से जमा हुआ है या नहीं (जमा न हुआ हो तो समिति के पास पैसा है; जमा हो चुका हो तो कर्मचारी ITR से refund लेगा)।
  • अवधि-लॉक (बंद अवधि) वाले महीने का TDS दोबारा नहीं गिना जाता; बंद वर्ष का सुधार TDS correction statement से होता है।

✅ हल किया हुआ उदाहरण

कर्मचारी: मूल वेतन ₹20,000, भत्ते ₹2,000 → सकल ₹22,000। कटौती: PF (कर्मचारी) ₹1,800, PT ₹200 (हाथ से भरा), TDS ₹500; नियोक्ता PF ₹1,800; ESI लागू नहीं। (सभी राशियाँ उदाहरण की हैं, दर नहीं।)

शुद्ध = 22,000 − 1,800 − 200 − 500 = ₹19,500।

"सभी प्रोसेस करें" पर accrual journal (महीने के अंत की तारीख)

खाता Dr (₹) Cr (₹)
वेतन (5201) — सकल 22,000 + नियोक्ता PF 1,800 23,800
देय वेतन (2103) 19,500
देय EPF (2203) — 1,800 + 1,800 3,600
देय व्यावसायिक कर (2207) 200
देय TDS (2202) 500
कुल 23,800 23,800

"भुगतान चिह्नित करें" पर भुगतान वाउचर

खाता Dr (₹) Cr (₹)
देय वेतन (2103) 19,500
बैंक 19,500

कटौतियाँ जमा करने पर (अलग भुगतान वाउचर)

खाता Dr (₹) Cr (₹)
देय EPF (2203) 3,600
देय TDS (2202) 500
देय व्यावसायिक कर (2207) 200
बैंक 4,300

अब 2103, 2203, 2202, 2207 सबका शेष शून्य — यही सही स्थिति है। PF/ESI चालान मिलाने के लिए "सांविधिक मिलान (PF/ESI)" पेज देखें।

11.4 बोनस और ग्रेच्युटी

कर्मचारी बोनस ख़र्च है — कर्मचारी बोनस (5207) में Dr करें। हरियाणा सहकारी समिति अधिनियम 1984 की धारा 87 के स्पष्टीकरण में भी कर्मचारी बोनस को ख़र्च माना गया है, लाभ का बँटवारा नहीं। ग्रेच्युटी का साल-दर-साल प्रावधान उपदान प्रावधान (5206) में। अपने राज्य का नियम भी देख लें।

⚠️ आम गलतियाँ

गलती असर बचाव
केवल शुद्ध वेतन को ख़र्च मानना ख़र्च कम, कटौती की देनदारी ग़ायब पूरा सकल + नियोक्ता हिस्सा 5201 में; ऐप का accrual इस्तेमाल करें
प्रोसेस के बाद "भुगतान चिह्नित करें" भूलना 2103 में शेष बचा रहता है, बैंक मेल नहीं खाता भुगतान वाले दिन "वेतन इतिहास" में चिह्नित करें
PF/ESI लागू न होने पर भी auto राशि छोड़ देना ग़लत कटौती, कर्मचारी शिकायत "PF / ESI समायोजित करें" में 0 भरें
PT का पीला संदेश अनदेखा करना PT कटा ही नहीं, बाद में जुर्माना राज्य की दर से हाथ से भरें
कटौतियाँ जमा न करना 2202–2207 में शेष बढ़ता जाता है, ब्याज/जुर्माना हर महीने देय खातों का शेष जाँचें
बोनस को लाभ-बँटवारे में दिखाना I&E में ख़र्च कम, लाभ ज़्यादा बोनस 5207 में ख़र्च

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर वेतन रजिस्टर (स्लिप) को accrual journal से, और 2103 के शेष को भुगतान वाउचरों से मिलाएँगे। देय EPF/ESI/PT/TDS के शेष चालानों से मेल खाने चाहिए; TDS के लिए Form 24Q की तिमाही राशि और TDS रजिस्टर एक जैसे हों। बिना PAN वाले कर्मचारी पर TDS हो तो उस पर ध्यान जाएगा।

❓ FAQ

प्र. "सभी प्रोसेस करें" दबाया पर बैंक में कुछ नहीं घटा? सही है — प्रोसेस से केवल ख़र्च और देनदारी बनती है। बैंक तभी घटेगा जब "भुगतान चिह्नित करें" करेंगे।

प्र. उसी महीने को दोबारा लोड किया तो? ऐप बताता है कि उस माह का वेतन पहले से प्रोसेस हो चुका है; प्रोसेस हो चुकी पंक्ति पर "हो गया" दिखता है।

प्र. TDS ग़लत लगे तो? पंक्ति में बदल सकते हैं। slab "अभी सत्यापित नहीं" दिखे तो CA से पक्का करें। TDS के बारे में और: /guide/tds-and-26q।

प्र. EPF/ESI लागू नहीं है? "PF / ESI समायोजित करें" में 0 भरें; तब सकल − PT − TDS = शुद्ध।

प्र. क़दम-दर-क़दम मदद? देखें /help/process-salary और /cookbook/salary-paid, /cookbook/epf-esi-deposit।

✏️ अभ्यास

  1. मूल ₹18,000, भत्ते ₹1,000; PF (कर्मचारी) ₹1,500, नियोक्ता PF ₹1,500, TDS ₹300 (उदाहरण की राशियाँ) — शुद्ध वेतन और accrual journal लिखिए।
  2. ऊपर के कर्मचारी का भुगतान बैंक से हुआ — "भुगतान चिह्नित करें" पर कौन-सा वाउचर बनेगा?
  3. सही/ग़लत: "वेतन प्रोसेस करते ही बैंक खाता घट जाता है।"
  4. अप्रैल से सितंबर तक ₹3,000 TDS कटा, साल का अनुमानित कर ₹9,000 है — अक्टूबर का cumulative TDS कितना सुझाया जाएगा? (संकेत: अक्टूबर समेत 6 महीने बचे)
  5. कर्मचारी बोनस किस खाते में जाएगा और क्यों?

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

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