अध्याय 15 — आमदनी-खर्च खाता (Income & Expenditure)
इस अध्याय के बाद आप: नेट प्रॉफ़िट/घाटा; ग्रॉस प्रॉफ़िट का अंतरण; प्रत्यक्ष व अप्रत्यक्ष व्यय; पूँजी बनाम राजस्व।
15.1 आमदनी-खर्च खाता क्या है
कंपनी जिसे "लाभ-हानि खाता" कहती है, सहकारी समिति में वही आमदनी-खर्च खाता (आय-व्यय खाता, Income & Expenditure) कहलाता है। यह बताता है कि पूरे साल में समिति की कमाई उसके चलाने के ख़र्च से ज़्यादा रही या कम। ज़्यादा रही तो सरप्लस (Surplus / शुद्ध अधिशेष), कम रही तो घाटा (Deficit)।
सूत्र: सरप्लस = (व्यापार से सकल लाभ + अन्य आय) − (संचालन व्यय)
यह खाता उपार्जन-आधार (accrual) पर बनता है — यानी जो आमदनी इस साल की है वह इस साल गिनी जाती है, भले पैसा अभी न आया हो; और जो ख़र्च इस साल का है वह भी, भले भुगतान बाक़ी हो। इसीलिए यह रसीद-भुगतान खाते (अध्याय 17) से अलग है।
समिति के लिए यह रिपोर्ट सबसे अहम इसलिए है कि इसी सरप्लस से रिज़र्व फंड, शिक्षा फंड और डिविडेंड बनते हैं, और आम सभा (AGM) में सदस्य सबसे पहले यही आँकड़ा पूछते हैं।
15.2 क्या आता है, क्या नहीं
| आय (Cr) में | व्यय (Dr) में | यहाँ नहीं आता |
|---|---|---|
| व्यापार से सकल लाभ | वेतन, मानदेय | शेयर पूँजी (बैलेंस शीट) |
| ब्याज आय (ऋण, FD) | किराया, बिजली, स्टेशनरी | ऋण लेना/लौटाना (बैलेंस शीट) |
| कमीशन, सेवा शुल्क | डेप्रिसिएशन | गोदाम/मशीन ख़रीद (संपत्ति) |
| प्रवेश शुल्क (4407) | ऑडिट फ़ीस, बैंक चार्ज | रिज़र्व/डिविडेंड का बँटवारा (अलग विनियोजन) |
| अनुदान/अन्य आय | कर्मचारी बोनस (5207) | सदस्य की जमा राशि (देनदारी) |
प्रत्यक्ष बनाम अप्रत्यक्ष: माल से सीधे जुड़ा ख़र्च (ढुलाई, लदाई) व्यापार खाते में जाता है; दफ़्तर चलाने का ख़र्च (वेतन, किराया, डेप्रिसिएशन) यहाँ। पूँजी बनाम राजस्व: जिस ख़र्च से कई साल चलने वाली चीज़ बनती है (गोदाम, फ़र्नीचर, बड़ा सुधार) वह संपत्ति है, ख़र्च नहीं — उसका सिर्फ़ डेप्रिसिएशन हर साल यहाँ आता है। रोज़मर्रा की मरम्मत राजस्व ख़र्च है।
15.3 ग्रॉस प्रॉफ़िट कैसे आता है
व्यापार करने वाली समिति के लिए बिक्री, ख़रीद और प्रत्यक्ष व्यय यहाँ अलग-अलग नहीं दिखते। ऐप उन्हें व्यापार खाते में समेटता है और सिर्फ़ उसका नतीजा एक पंक्ति में लाता है — "व्यापार से सकल लाभ" आय-पक्ष में, या "व्यापार से सकल हानि" व्यय-पक्ष में। जिस समिति में माल-बिक्री की सुविधा नहीं है, उसकी सारी आय-ख़र्च मदें सीधे यहाँ आती हैं, बिना किसी सकल-लाभ पंक्ति के।
किसी आय खाते में उल्टा (Dr) बैलेंस हो, जैसे refund, तो वह आय को घटाता है; और किसी ख़र्च खाते में Cr बैलेंस हो तो वह ख़र्च घटाता है — ताकि खाता हमेशा लेजर से मेल खाए। रद्द/मिटाए गए और अस्वीकृत वाउचर नहीं गिने जाते; "हर manual वाउचर: चालू" होने पर अनुमोदन के लिए रुके वाउचर भी मंज़ूरी तक बाहर रहते हैं।
15.4 ऐप में
- मेनू "रिपोर्ट" → "आमदनी-खर्च" खोलें। जो समिति माल ख़रीदती-बेचती है (स्टॉक वाली), उसके पेज का शीर्षक "लाभ-हानि खाता" होता है; बाकी (सेवा) समितियों में "आय-व्यय खाता"। नीचे "वित्तीय वर्ष … के लिए" लिखा आता है। PDF और Excel में भी यही नाम आता है।
- इस पेज पर तारीख़ चुनने का विकल्प नहीं है — यह हमेशा चालू वित्तीय वर्ष, 31 मार्च तक का बनता है, ताकि अगले साल की तारीख़ का कोई वाउचर इस साल का सरप्लस न बढ़ा दे।
- ऊपर कार्ड: "कुल आय", "कुल व्यय" और "सरप्लस (Surplus)" या "घाटा (Deficit)"।
- मुख्य खाता: बाएँ "व्यय (Dr)", दाएँ "आय (Cr)"। व्यय-पक्ष के आख़िर में "नेट सरप्लस (बैलेंस शीट में)" या आय-पक्ष में "घाटा (बैलेंस शीट में)" आता है, और दोनों तरफ़ "कुल" बराबर होता है।
- पिछले साल का कॉलम: अगर पिछले साल का डेटा ऐप में है तो हर मद के सामने पिछले FY का आँकड़ा अपने-आप निकलकर हल्के रंग के कॉलम में दिखता है; डेटा न हो तो समिति सेटअप में सहेजा गया पिछले साल का आँकड़ा।
- सरप्लस का आवंटन: सरप्लस हो और रिज़र्व/शिक्षा फंड का आवंटन अभी पोस्ट न हुआ हो, तो पीला संदेश आता है — "सरप्लस का आवंटन अभी पोस्ट नहीं हुआ (वैकल्पिक)" — साथ में "अनुमानित रिज़र्व फंड" और "अनुमानित शिक्षा फंड" की सुझाई रक़म और "आवंटन पोस्ट करें" बटन, जो "लाभ विनियोजन" पेज का "फंडों में आवंटन" कदम खोलता है। ये रक़में सिर्फ़ सुझाव हैं, किताबों में पोस्ट नहीं होतीं। आवंटन पोस्ट होने के बाद यही जगह "लाभ-हानि विनियोजन खाता (Appropriation A/c)" दिखाती है: वर्ष का नेट सरप्लस, घटाएँ रिज़र्व फंड (1201), घटाएँ शिक्षा फंड (1203), और "बिना बाँटा सरप्लस c/d (बैलेंस शीट में)"।
- "PDF" बटन से रिपोर्ट डाउनलोड होती है (export अनुमति वालों को Excel/CSV भी)। PDF में ऑडिटर प्रमाण-पत्र का हिस्सा भी आता है। PDF हिंदी या हिंदी+English में चाहिए तो header के भाषा-बटन में "रिपोर्ट PDF की भाषा" के नीचे "हिंदी" या "हिंदी + English (दोनों)" चुनें — पूरा ब्योरा अध्याय 16 में।
✅ हल किया हुआ उदाहरण
पिछले अध्याय वाली समिति: व्यापार से सकल लाभ ₹31,000; ऋण पर ब्याज ₹12,000; कमीशन ₹6,000; प्रवेश शुल्क ₹1,000। ख़र्च: वेतन ₹24,000; किराया ₹6,000; डेप्रिसिएशन ₹4,000; ऑडिट फ़ीस ₹2,000; बैंक चार्ज ₹500।
| व्यय (Dr) | ₹ | आय (Cr) | ₹ |
|---|---|---|---|
| वेतन | 24,000 | व्यापार से सकल लाभ | 31,000 |
| किराया | 6,000 | ब्याज आय | 12,000 |
| डेप्रिसिएशन | 4,000 | कमीशन | 6,000 |
| ऑडिट फ़ीस | 2,000 | प्रवेश शुल्क | 1,000 |
| बैंक चार्ज | 500 | ||
| नेट सरप्लस (बैलेंस शीट में) | 13,500 | ||
| कुल | 50,000 | कुल | 50,000 |
आवंटन का एक उदाहरण (हरियाणा): रिज़र्व कम से कम 10% और बैड-डेट फंड कम से कम 10% [हरियाणा सहकारी समितियाँ अधिनियम 1984, धारा 87(1)(a)] → रिज़र्व ₹1,350 और बैड-डेट फंड ₹1,350; शिक्षा फंड 2% तक [हरियाणा नियम 1989, नियम 73]। दूसरे राज्य अपने अधिनियम/नियम से % पक्का करें। विस्तार: अध्याय /guide/profit-distribution और /cookbook/profit-distribution-reserve।
⚠️ आम गलतियाँ
| गलती | असर | बचाव |
|---|---|---|
| गोदाम-ख़रीद या बड़ा सुधार ख़र्च में डालना | सरप्लस कम, संपत्ति ग़ायब | संपत्ति में दर्ज करें, हर साल डेप्रिसिएशन लें (/cookbook/asset-purchase) |
| डेप्रिसिएशन भूल जाना | सरप्लस ज़्यादा, संपत्ति फूली | साल-अंत पर जर्नल (/cookbook/depreciation) |
| रिज़र्व/डिविडेंड को ख़र्च की तरह डालना | सरप्लस ग़लत | आवंटन अलग, "आवंटन पोस्ट करें" से |
| बकाया ख़र्च/उपार्जित आय न दर्ज करना | उपार्जन-आधार टूटता है | /cookbook/outstanding-expense, /cookbook/accrued-income |
| पीले संदेश के सुझाए % को क़ानूनी दर मान लेना | ग़लत आवंटन | अपने राज्य के अधिनियम/उपनियम से % तय करें |
🔍 ऑडिट टिप्पणी
ऑडिटर देखते हैं कि पूँजी और राजस्व मदें अलग हैं, डेप्रिसिएशन और बकाया ख़र्च दर्ज हैं, पिछले साल के कॉलम से बड़े अंतर का कारण बताया जा सकता है, और सरप्लस का आवंटन आम सभा के संकल्प व राज्य-नियम के अनुसार अलग से पोस्ट हुआ है — आय-व्यय खाते के अंदर घटाकर नहीं।
📘 सहकारी मानक
आय-व्यय खाता पूरा सरप्लस दिखाता है; रिज़र्व, शिक्षा फंड, डिविडेंड का बँटवारा अलग "विनियोजन" में होता है। कर्मचारी बोनस ख़र्च है, सरप्लस का बँटवारा नहीं [हरियाणा अधिनियम धारा 87 की व्याख्या]।
📚 केस-स्टडी
एक समिति ने गोदाम की छत बदलने (पूँजीगत सुधार) के ₹80,000 मरम्मत ख़र्च में डाल दिए। सरप्लस घाटे में बदल गया और गोदाम का मूल्य कम दिखा। ऑडिट में इसे संपत्ति में बदला गया, उस पर साल का डेप्रिसिएशन लिया गया और सरप्लस सही हुआ।
❓ FAQ
प्र. लाभ-हानि खाता और आमदनी-खर्च खाता एक ही हैं? काम एक ही है। माल का व्यापार करने वाली समिति (जिसका व्यापार खाता बनता है) में इसे आम तौर पर लाभ-हानि खाता कहते हैं, और सेवा देने वाली समिति में आय-व्यय/आमदनी-खर्च खाता — ऐप यही नियम अपने-आप लगाता है। नतीजे को सरप्लस/घाटा कहते हैं।
प्र. घाटा हुआ तो कहाँ जाता है? बैलेंस शीट में; पिछले संचित सरप्लस से घटता है। घाटे के साल में डिविडेंड नहीं बँटता।
प्र. पिछले साल का कॉलम ख़ाली क्यों है? ऐप में पिछले साल का डेटा या सहेजा गया आँकड़ा नहीं है। पहले साल में यह सामान्य है।
प्र. पीले संदेश में 25% क्यों लिखा है? वह सिर्फ़ आम सुझाव है। असली % अपने राज्य-नियम/उपनियम से तय करके "रिज़र्व फंड आवंटन" पेज पर पोस्ट करें।
✏️ अभ्यास
- ग्रॉस प्रॉफ़िट 50,000; ब्याज 5,000; वेतन 30,000; किराया 10,000; डेप्रिसिएशन 3,000 — सरप्लस निकालिए और Dr/Cr तालिका बनाइए।
- पूँजीगत या राजस्व: गोदाम-ख़रीद, बिजली बिल, ऋण-वापसी, वेतन, छत बदलना, ताला ठीक कराना।
- व्यापार करने वाली और सेवा देने वाली समिति के आय-व्यय खाते में क्या फ़र्क़ दिखेगा?
- "आवंटन पोस्ट करें" दबाने के बाद आय-व्यय पेज पर क्या बदलता है?
- सही/ग़लत: "रिज़र्व फंड में डाली रक़म आय-व्यय खाते का ख़र्च है।"
अंतिम अपडेट: 2026-10-10