दुग्ध सहकारी समिति में दूध की खरीद और किसान भुगतान का हिसाब कैसे रखें?

उदाहरण के लिए मान लेते हैं कि दस दिन के चक्र का भुगतान होने के बाद एक सदस्य सचिव के पास आता है और कहता है, "मेरा पैसा इस बार कम क्यों आया?" सचिव के सामने तीन चीज़ें हैं: पर्चियों का गट्ठर, संग्रह रजिस्टर, और पशु-आहार के अग्रिम की कॉपी। साथ ही दुग्ध संघ का भुगतान अभी तक समिति के खाते में पूरा नहीं आया है।

दुग्ध समिति में हर रोज़ दो पाली में दर्जनों सदस्य दूध डालते हैं। हर पाली की मात्रा, फैट और SNF अलग-अलग होती है, और हर दस दिन या महीने में हर सदस्य का हिसाब चुकाना होता है, कटौतियाँ घटाकर। अगर इस पूरी कड़ी में एक भी कड़ी ढीली हो, तो सदस्य का भरोसा और समिति का पैसा, दोनों दाँव पर लगते हैं। यह लेख उसी कड़ी को क्रम से बाँधता है: संग्रह, दर, पर्ची, चक्र-अंत का सेटलमेंट, कटौती, भुगतान, संघ को डिस्पैच और मिलान, और ऑडिट के लिए रिकॉर्ड।

📘 संक्षेप में: दूध की खरीद का हिसाब पाँच कदमों में चलता है: (1) हर पाली में सदस्य-वार मात्रा, फैट, SNF और गुणवत्ता का फ़ैसला (स्वीकृत/कटौती सहित/अस्वीकृत) दर्ज करना; (2) दर को संघ या समिति की फैट×SNF दर-तालिका से तय करना; (3) चक्र-अंत पर हर सदस्य का सकल = स्वीकृत दूध की कुल राशि, शुद्ध = सकल − कटौतियाँ निकालना; (4) उसकी एक संतुलित एंट्री बनाना: Dr दूध खरीद, Cr देय दूध भुगतान और कटौती वाले खाते; (5) भुगतान करके देय खाते को शून्य करना और संघ के बिल से मिलान करना। कानून में दर-तालिका या भुगतान-चक्र का कोई तय नियम मुझे नहीं मिला; ये संघ, उपविधि और समिति की नीति पर हैं।

दुग्ध समिति की बुनियाद, यानी फैट/SNF क्या है, चक्र क्या है, समिति की आय कहाँ से आती है, दुग्ध सहकारी समिति: हिसाब की बुनियाद में है। यह लेख उसके आगे का कैसे-करें वाला हिस्सा है: वही बुनियाद, पर हर कदम, हर एंट्री और हर चेकलिस्ट के साथ।

इस लेख में

1. पूरा चक्र एक नज़र में
2. कदम 1: पाली का संग्रह
3. कदम 2: दर कैसे तय हो
4. कदम 3: चक्र-अंत का सेटलमेंट
5. कदम 4: कटौती और इनपुट की वसूली
6. कदम 5: भुगतान
7. संघ को डिस्पैच और मिलान
8. बोनस और लाभांश: साल-अंत से जुड़ाव
9. ऑडिट-तैयारी: क्या कानून कहता है, क्या प्रथा है
10. कैलेंडर, आम गलतियाँ, FAQ

पूरा चक्र एक नज़र में

इस श्रृंखला की सबसे महत्वपूर्ण बात: सदस्य को देय भुगतान और संघ से समिति की प्राप्ति दो अलग हिसाब हैं, और दोनों का समय अलग हो सकता है। इसलिए खरीद की देनदारी और संघ से प्राप्ति, दोनों के हिसाब अलग और साफ़ रखें।

कदम 1: पाली का संग्रह

दुग्ध समिति का दिल उसका संग्रह रजिस्टर है। हर पाली (सुबह/शाम) में हर सदस्य की प्रविष्टि इन चीज़ों के साथ होनी चाहिए:

गुणवत्ता का फ़ैसला एक बारीक बात है, जिसे अक्सर रजिस्टर में जगह नहीं मिलती:

• स्वीकृत: पूरी राशि बनेगी।
• कटौती सहित: दूध ले लिया पर एक प्रतिशत की कटौती के साथ, जैसे हल्की खटास या कम गुणवत्ता पर; कटौती का प्रतिशत और कारण लिखें।
• अस्वीकृत: दूध नहीं लिया गया (जैसे फट गया, मिलावट मिली)। उसकी राशि भुगतान में नहीं जुड़ेगी, पर उसकी प्रविष्टि रजिस्टर में रहनी चाहिए, ताकि सदस्य को बताया जा सके कि क्यों नहीं लिया।

रोज़ का काम रोज़:

• ☐ हर पाली का संग्रह उसी पाली में दर्ज हो, और पाली-अंत पर कुल लीटर रजिस्टर में जोड़ा जाए।
• ☐ सदस्य को पर्ची उसी समय दें: मात्रा, फैट/SNF, दर, राशि। पर्ची सदस्य के लिए सबूत है, और बाद में "मेरा पैसा कम क्यों" की सबसे सीधी जाँच।
• ☐ तौल-काँटे और फैट/SNF जाँच की मशीन समय-समय पर जाँचते रहें। (मशीन का अंशांकन कितनी बार हो, यह संघ के निर्देश पर है।)
• ☐ अस्वीकृत और कटौती वाली प्रविष्टि का कारण लिखा हो।

💡 सचिव/ऑपरेटर के लिए: पाली में सबसे बड़ा दबाव गति का है: लाइन लगी है, हर सदस्य जल्दी में है। SahakarLekha के दूध संकलन पन्ने पर तारीख़, पाली, सदस्य, लीटर, फैट और SNF भरते ही दर दर-तालिका से अपने-आप आती है (तालिका न हो तो प्रति-पॉइंट फैट-दर से), गुणवत्ता के तीन विकल्प (स्वीकृत/कटौती सहित/अस्वीकृत) कटौती-प्रतिशत के साथ मिलते हैं, कीबोर्ड पर Enter से अगला खाना खुलता है, और हर प्रविष्टि की दूध पर्ची छापी जा सकती है। तौल और जाँच खुद करना और गुणवत्ता पर निर्णय लेना आपका ही काम रहता है।

कदम 2: दर कैसे तय हो

दुग्ध समिति में दर आम तौर पर दो अक्षों वाली तालिका से आती है: एक तरफ़ फैट की श्रेणियाँ, दूसरी तरफ़ SNF की। जिस फैट-श्रेणी और SNF-श्रेणी के मेल पर आपका दूध पड़ता है, वही दर लगती है। एक काल्पनिक उदाहरण (दरें केवल समझाने के लिए हैं; असली तालिका आपके संघ/समिति की होगी):

सदस्य A: 10 लीटर, फैट 4.8, SNF 8.7 → श्रेणी (4.5–5.0, 8.5–9.0) → ₹38 → 10 × 38 = ₹380। सदस्य B: 10 लीटर, फैट 4.2, SNF 8.2 → श्रेणी (4.0–4.5, 8.0–8.5) → ₹33 → 10 × 33 = ₹330।

कटौती सहित वाला उदाहरण: A का 10 लीटर 10% कटौती के साथ लिया गया → ₹380 − 10% = ₹342।

दर-तालिका के नियम, जो अक्सर चूकते हैं:

• तारीख़ के साथ: हर तालिका की प्रभावी तारीख़ हो। संघ दर बदले, तो नई तालिका नई तारीख़ से लगे, पुरानी प्रविष्टियाँ नहीं बदलें। जो दूध पिछली तालिका के समय आया, उसकी दर वही रहेगी।
• मौसम: कई जगह फ़्लश और लीन मौसम की अलग तालिकाएँ होती हैं। चालू मौसम की तालिका लगे।
• किनारे के मान: अगर फैट या SNF तालिका की सबसे ऊपरी या सबसे निचली सीमा से बाहर निकले, तो क्या हो? कई चार्ट किनारे के मान पर किनारे की ही दर लगाते हैं; पर यह आपके चार्ट के नियम पर है, इसे संघ से पूछकर पक्का करें।
• तालिका संघ की है, समिति की नहीं: समिति अपने मन से ऊँची-नीची दर नहीं लगाती। जो भी दर चल रही है, उसका लिखित आधार (संघ का पत्र या प्रस्ताव) फ़ाइल में हो।

दर-तालिका की जानकारी, फैट/SNF का मतलब और भुगतान के उदाहरण के लिए दुग्ध समिति: हिसाब की बुनियाद भी देखें।

💡 सचिव/लेखाकार के लिए: दर की सबसे आम गलती है पुरानी तालिका का इस्तेमाल करना या नई तालिका लगाते समय पुरानी प्रविष्टियाँ बदल देना। SahakarLekha के दुग्ध रेट चार्ट पन्ने में फैट×SNF की तालिका प्रभावी-तारीख़ और (वैकल्पिक) मौसम के साथ बनती है; प्रविष्टि की तारीख़ के हिसाब से उस तारीख़ पर लागू तालिका चुनी जाती है, और तालिका खाली हो तो सिस्टम दर "नहीं मिली" बताता है, चुपचाप शून्य नहीं लगाता। तालिका की दर क्या हो, यह संघ और समिति का निर्णय है।

कदम 3: चक्र-अंत का सेटलमेंट

हर चक्र (दस-दिनी, पंद्रह-दिनी या मासिक) के अंत में हर सदस्य का हिसाब बनता है। सूत्र सीधा है:

सकल = उस चक्र में सदस्य की स्वीकृत प्रविष्टियों की कुल राशि (अस्वीकृत प्रविष्टियाँ नहीं जुड़तीं) शुद्ध देय = सकल − कुल कटौती

एक काल्पनिक सदस्य, एक दस-दिनी चक्र (सभी आँकड़े काल्पनिक हैं):

इसकी एंट्री (मंज़ूरी पर, एक संतुलित वाउचर में):

कुल Dr और कुल Cr बराबर हैं: सकल के बराबर। इसका मतलब: समिति ने ₹7,056 का दूध ख़रीदा, उसमें से ₹2,100 सदस्य पर उसके उधार के रूप में चुक गए (प्राप्य घटा), और सदस्य को ₹4,956 देना बाक़ी है (देनदारी बढ़ी)। ध्यान दें कि दूध-खरीद का खाता अलग रहे, सामान्य खरीद-खाते में न मिले, ताकि Trading Account में दूध की खरीद साफ़ दिखे।

सेटलमेंट के नियम:

• ☐ मंज़ूरी से पहले ड्राफ़्ट: हर सदस्य का सेटलमेंट पहले ड्राफ़्ट में बने, जाँचा जाए, फिर मंज़ूर हो; मंज़ूरी पर ही एंट्री बनती है।
• ☐ कटौती सकल से ज़्यादा न हो। अगर ज़्यादा है, तो सेटलमेंट में बाक़ी उधार अगले चक्र में ले जाएँ, सदस्य को नकारात्मक भुगतान न दिखे।
• ☐ सेटलमेंट-पत्रक सदस्य को दिया जाए: चक्र की मात्रा, औसत दर, सकल, हर कटौती, शुद्ध।
• ☐ एक चक्र का सेटलमेंट एक ही बार बने: दोहराव से दुगुनी देनदारी बन जाती है।

💡 लेखाकार के लिए: सैकड़ों सदस्यों का दस-दिनी हिसाब हाथ से निकालना सबसे बड़ा बोझ और सबसे बड़े जोखिम का काम है। SahakarLekha का किसान सेटलमेंट पन्ना चक्र की तारीखों में सदस्य का स्वीकृत दूध जोड़कर सकल निकालता है (अस्वीकृत प्रविष्टियाँ छोड़कर), कटौतियाँ जोड़ने देता है, शुद्ध देय और बकाया दिखाता है, सेटलमेंट को ड्राफ़्ट और स्वीकृत स्थिति में रखता है, और स्वीकृति पर ऊपर जैसी एक संतुलित एंट्री (Dr दूध खरीद; Cr देय भुगतान और हर कटौती का खाता) बनाता है; कटौती का खाता न हो या कटौती सकल से बड़ी हो तो वह एंट्री नहीं बनने देता। कटौती का क्या करना है, यह आपका निर्णय है।

कदम 4: कटौती और इनपुट की वसूली

दुग्ध समिति सिर्फ़ दूध नहीं लेती; अक्सर पशु-आहार, चारा, दवा, कृत्रिम गर्भाधान जैसी चीज़ें उधार भी देती है, जिनकी वसूली दूध के भुगतान से होती है। यह व्यवस्था सदस्य और समिति, दोनों के लिए सुविधाजनक है, पर हिसाब अलग न रखा जाए तो सबसे ज़्यादा झगड़ा यहीं होता है।

उधार देते समय:

दूध-भुगतान से वसूली के समय वही कटौती-पंक्ति: Cr सदस्य आदान प्राप्य (ऊपर के सेटलमेंट में दिखी)।

नियम:

• ☐ हर उधार की रसीद और सदस्य के हस्ताक्षर या अंगूठा, तारीख़ और वस्तु के साथ।
• ☐ उधार का अलग खाता और अलग रजिस्टर: दूध-भुगतान में गड्डमड्ड नहीं। हर सदस्य का बकाया-आदान एक नज़र में दिखे।
• ☐ कटौती का आधार: दूध-भुगतान से वसूली सदस्य की सहमति और उपविधि/समिति के निर्णय से हो। जो पाठ मैंने पढ़ा, उसमें दूध-भुगतान से कटौती का कोई सीधा प्रावधान नहीं मिला, इसलिए यह उपविधि और समिति की नीति पर है। कितना प्रतिशत हर चक्र में कट सकता है, यह भी अपनी नीति में लिखित रखें।
• ☐ बकाया की आयु: कौन सदस्य कितने चक्रों से उधार नहीं चुका रहा, यह महीने में एक बार प्रबंध समिति के सामने।

💡 सचिव के लिए: SahakarLekha का दुग्ध आदान पन्ना पशु-आहार, दवा या AI (कृत्रिम गर्भाधान) का उधार सदस्य-वार दर्ज करता है और उसे सदस्य आदान प्राप्य खाते में चढ़ाता है; वही बकाया किसान सेटलमेंट में "वसूल करें" के रूप में सामने आता है। उधार कितना देना है और किसको नहीं, यह समिति का निर्णय है।

कदम 5: भुगतान

सेटलमेंट की एंट्री के बाद सदस्य का पैसा समिति की देनदारी (देय दूध भुगतान) में चढ़ गया। भुगतान से वह घटती है:

भुगतान के बाद उस सदस्य का "देय दूध भुगतान" शून्य होना चाहिए। जो बाक़ी रहे, वह बकाया भुगतान है, और उसकी सूची हर चक्र के बाद बने।

नियम:

• ☐ बैंक में सीधे भुगतान बेहतर, ख़ासकर बड़ी राशि पर: रिकॉर्ड अपने-आप बनता है और नकद की गिनती और जोखिम घटते हैं। (तरीके: बैंक भुगतान के तरीके।)
• ☐ नकद भुगतान हो तो प्राप्ति पर सदस्य के हस्ताक्षर या अंगूठा, और भुगतान-रजिस्टर में तारीख़। (सावधानियाँ: नकद संभाल व सत्यापन।)
• ☐ कितने दिन में भुगतान हो: कानून में मुझे इसकी कोई तय समय-सीमा नहीं मिली। यह संघ की व्यवस्था, उपविधि और समिति की नीति पर है। जो भी चक्र हो (दस-दिनी, मासिक), उसे हर बार एक-सा रखें और सदस्यों को पहले से बताएँ।
• ☐ बकाया सदस्य-भुगतान की आयु-सूची: जो पैसा किसी कारण से सदस्य ने नहीं उठाया, उसे चुपचाप आय न बनाएँ; वह देनदारी बना रहता है।

संघ को डिस्पैच और मिलान

समिति का दूध आगे संघ को जाता है। यहाँ तीन अलग हिसाब चलते हैं, जिन्हें गड्डमड्ड न करें:

1. सदस्य से खरीद (ऊपर के कदम)
2. संघ को भेजा (डिस्पैच)
3. संघ से मिला पैसा

डिस्पैच की एंट्री (काल्पनिक राशि):

शॉर्टेज, यानी भेजे और ली मात्रा का अंतर: मान लें एक चक्र में समिति ने सदस्यों से 4,200 लीटर लिया और संघ को 4,150 लीटर भेजा। अंतर 50 लीटर, यानी लगभग 1.2%। यह अंतर कहाँ गया, यह साफ़ होना चाहिए: माप का अंतर, गिरा-फैला, या खटास में फेंका गया? जो दूध समिति ने ख़रीदा पर संघ को नहीं भेजा, उसकी लागत समिति पर पड़ती है, इसलिए शॉर्टेज को हर डिस्पैच पर लिखें, कारण सहित, और चक्र-अंत पर उसका जोड़ प्रबंध समिति को दिखाएँ। कितना शॉर्टेज स्वीकार्य है, इसकी कोई वैधानिक सीमा मुझे नहीं मिली; यह संघ की नीति या समिति के निर्णय पर है।

संघ के साथ मिलान (हर चक्र या महीने में):

• ☐ मात्रा: समिति का डिस्पैच (लीटर) बनाम संघ की प्राप्ति।
• ☐ गुणवत्ता: संघ की प्रयोगशाला का फैट/SNF बनाम समिति की जाँच। फ़र्क़ आए तो वही चक्र, वही तारीख़ ढूँढें।
• ☐ राशि: संघ का बिल बनाम समिति की "संघ प्राप्य" प्रविष्टि; संघ ने कटौतियाँ की हों तो उनका कारण।
• ☐ भुगतान की प्राप्ति: कौन-सी राशि बैंक में आई, कौन-सी बाक़ी। (बैंक का मासिक मिलान: BRS।)

💡 सचिव/लेखाकार के लिए: SahakarLekha का दूध डिस्पैच पन्ना हर डिस्पैच की मात्रा, फैट/SNF, दर, वाहन-संख्या और शॉर्टेज (लीटर में) दर्ज करता है, बिक्री-राशि बनाम संघ से प्राप्त राशि और बकाया दिखाता है (भुगतान का माध्यम: बैंक या नकद), और डिस्पैच की एंट्री संघ प्राप्य और संघ-बिक्री खातों में चढ़ाता है। दुग्ध रजिस्टर पन्ना संग्रह, सेटलमेंट और भुगतान के रजिस्टर एक जगह देता है। शॉर्टेज का कारण तय करना और संघ से अंतर पर बात करना आपका काम है।

बोनस और लाभांश: साल-अंत से जुड़ाव

साल-अंत पर दुग्ध समिति का लाभ बँटता है। दुग्ध समिति में बोनस अक्सर दिए गए दूध की मात्रा/मूल्य के हिसाब से और लाभांश शेयर पूँजी पर होता है। यही फ़र्क़ लाभ का बँटवारा में दिया है, और डिविडेंड की सीमाएँ, यानी हरियाणा में नियम 72 के अनुसार चुकता शेयर पूँजी पर 10% प्रति वर्ष, मेम्बर डिविडेंड गाइड में।

एक विशेष बात: हरियाणा अधिनियम की धारा 28(4) के दूसरे परंतुक में प्राथमिक, केंद्रीय और शीर्ष दुग्ध उत्पादक सहकारी समितियों की समिति का कार्यकाल उनकी उपविधि के अनुसार बताया गया है, और धारा 30 के दूसरे परंतुक में उनके पदाधिकारियों का चुनाव भी उनकी उपविधि के अनुसार। यानी दुग्ध समिति में कुछ प्रशासनिक नियम सामान्य समिति से अलग हैं, और अपनी उपविधि देखना ज़्यादा ज़रूरी है।

💡 सचिव के लिए: SahakarLekha का दुग्ध वितरण पन्ना बोनस (दूध के मूल्य/प्रति लीटर के आधार पर) और लाभांश (शेयर पूँजी पर) का प्रस्ताव और ड्राफ़्ट/स्वीकृत स्थिति के साथ सदस्य-वार बँटवारा बनाता है। दर और बँटवारे का निर्णय आम सभा और उपविधि का है।

ऑडिट-तैयारी: क्या कानून कहता है, क्या प्रथा है

ऑडिट से पहले तैयार रखें:

• ☐ संग्रह रजिस्टर पाली-वार, पूरे साल का, जोड़ के साथ।
• ☐ दर-तालिकाओं की फ़ाइल, हर तालिका की प्रभावी तारीख़ और संघ के पत्र के साथ।
• ☐ सदस्य-वार सेटलमेंट-पत्रक, हर चक्र का, सदस्य के हस्ताक्षर/अंगूठे के साथ।
• ☐ भुगतान-रजिस्टर और बैंक-प्रमाण (NEFT/चेक की पर्ची); नकद भुगतान पर सदस्य की प्राप्ति।
• ☐ अस्वीकृत और कटौती वाली प्रविष्टियों की अलग सूची, कारण सहित।
• ☐ आदान (आहार/दवा) के उधार का रजिस्टर और सदस्य-वार बकाया।
• ☐ संघ से डिस्पैच-पर्चियाँ, बिल और मिलान-विवरण; शॉर्टेज का रजिस्टर।
• ☐ बकाया सदस्य-भुगतान की सूची (जो पैसा सदस्यों ने नहीं उठाया)।
• ☐ पिछली ऑडिट-आपत्तियों का निराकरण। (पूरी तैयारी: ऑडिट की तैयारी चेकलिस्ट।)

⚠️ दुग्ध संघ, निर्धारित सॉफ़्टवेयर और PACS के पाठकों के लिए: अगर आपका दुग्ध संघ, ऊपरी संस्था या विभाग समिति के लिए कोई निर्धारित सॉफ़्टवेयर, AMCU या पोर्टल चलाता है, तो संग्रह, दर और भुगतान की प्रविष्टियाँ उसी निर्धारित व्यवस्था के अनुसार करें। इस लेख की चेकलिस्ट उसकी जगह नहीं, उसकी समझ और आपके अपने रिकॉर्ड के लिए है। जो PACS दुग्ध की गतिविधि भी चलाती हैं, वे अपने निर्धारित पोर्टल (e-PACS) की प्रक्रिया का पालन करें। (पृष्ठभूमि: e-PACS और डे-एंड।)

कैलेंडर

एक छोटा काल्पनिक उदाहरण

(काल्पनिक: किसी वास्तविक समिति का नहीं।) मान लीजिए एक छोटी दुग्ध समिति में रोज़ का दूध तो दर्ज होता है, पर दर-तालिका बदलने पर पुरानी तारीख़ों की प्रविष्टियाँ भी नई दर से "सुधार" दी जाती हैं। चक्र-अंत पर सेटलमेंट हाथ से, काग़ज़ पर बनता है, और सदस्य की कटौतियाँ उसके अलग उधार-रजिस्टर से मिलाई नहीं जातीं। साल-अंत ऑडिट में संघ के बिल और समिति की प्रविष्टियों में ₹14,300 का अंतर निकलता है, और बकाया सदस्य-भुगतान की कोई सूची नहीं है।

अगर वही समिति हर चक्र में तीन काम करती: दर-तालिका तारीख़ के साथ अलग रखती, सेटलमेंट की एक ही संतुलित एंट्री बनाती, और संघ के बिल से हर चक्र मिलाती, तो वही अंतर पहले चक्र में पकड़ में आ जाता, जब कारण याद होता है।

आम गलतियाँ

1. संग्रह देर से दर्ज करना। चक्र-अंत पर हिसाब बिगड़ता है।
2. फैट/SNF न लिखना, सिर्फ़ लीटर दर्ज करना। गुणवत्ता-आधारित सही भुगतान नहीं बनता।
3. पुरानी तारीख़ों की दर बदल देना नई तालिका के साथ।
4. अस्वीकृत दूध का रिकॉर्ड न रखना। सदस्य के सवाल पर जवाब नहीं।
5. सेटलमेंट दो बार बनाना या कटौती सकल से ज़्यादा लेना।
6. उधार-आदान का अलग खाता न रखना। कटौती का सबूत नहीं रहता।
7. सदस्य को पर्ची/सेटलमेंट-पत्रक न देना। भरोसा टूटता है।
8. दूध-खरीद को सामान्य खरीद-खाते में मिलाना। Trading Account में दूध की खरीद अलग नहीं दिखती।
9. संघ का मिलान न करना। भेजे और भुगतान किए दूध का अंतर साल-अंत तक छिपा रहता है।
10. निर्धारित सॉफ़्टवेयर/पोर्टल की प्रक्रिया की जगह अपनी व्यवस्था चलाना।

SahakarLekha से दुग्ध समिति का काम कैसे हल्का होता है

ऊपर हर चरण में बताया है कि कौन-सा पन्ना कौन-सा बोझ उठाता है। एक नज़र में, और यह भी कि क्या आपका ही रहेगा:

यानी पोर्टल जोड़, दर-मिलान, एंट्री और रजिस्टर का बोझ उठाता है, ताकि सचिव और ऑपरेटर का समय तौल, जाँच, सदस्यों से बात और संघ से मिलान में लगे: जोड़ने में नहीं। (दुग्ध समिति के लिए पूरा परिचय: दुग्ध सहकारी समिति सॉफ़्टवेयर।)

तीन बातें याद रखें

• 🥛 दूध की खरीद का हिसाब पाँच कदमों की कड़ी है: पाली का संग्रह, दर-तालिका से दर, चक्र-अंत का सेटलमेंट (सकल − कटौती = शुद्ध), एक संतुलित एंट्री (Dr दूध खरीद; Cr देय भुगतान और कटौती-खाते), और भुगतान, फिर संघ के बिल से मिलान।
• 🧾 अस्वीकृत दूध, कटौती, दर-तालिका की तारीख़ और उधार-आदान, हर एक का अलग और लिखित रिकॉर्ड; पुरानी प्रविष्टियाँ नई दर से न बदलें, और सदस्य को पर्ची और सेटलमेंट-पत्रक दें।
• ⚖️ कानून में ऑडिटर की पहुँच (धारा 95(3)) साफ़ है; दर-तालिका, भुगतान-चक्र, कटौती का आधार और शॉर्टेज की सीमा संघ/उपविधि/समिति की नीति से आती हैं, और जहाँ निर्धारित सॉफ़्टवेयर या पोर्टल हो, वह अंतिम है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

दुग्ध सहकारी समिति में दूध की खरीद का हिसाब कैसे रखें? — हर पाली में सदस्य-वार मात्रा, फैट, SNF और गुणवत्ता का फ़ैसला दर्ज करें; दर-तालिका से राशि निकालें; चक्र-अंत पर हर सदस्य का सकल, कटौती और शुद्ध देय बनाएँ; उसकी संतुलित एंट्री (Dr दूध खरीद, Cr देय भुगतान और कटौती-खाते) करें; फिर भुगतान करके देय खाता शून्य करें। किसान का भुगतान कैसे निकलता है? — स्वीकृत दूध की कुल राशि (सकल) में से कटौतियाँ (जैसे पशु-आहार या दवा की वसूली) घटाने पर शुद्ध देय राशि बनती है; अस्वीकृत दूध की राशि नहीं जुड़ती। फैट और SNF से दर कैसे तय होती है? — आम तौर पर एक दो-अक्षीय तालिका से: फैट की श्रेणी और SNF की श्रेणी के मेल पर जो दर है, वही लगती है। तालिका संघ या समिति की होती है और प्रभावी तारीख़ के साथ रखनी चाहिए। दर-तालिका बदलने पर पुरानी प्रविष्टियाँ क्या करें? — न बदलें। नई तालिका नई प्रभावी तारीख़ से लागू होती है; पुरानी तारीख़ों का दूध पुरानी दर पर ही रहेगा। दूध अस्वीकृत हो तो क्या करें? — उसकी राशि भुगतान में न जोड़ें, पर रजिस्टर में प्रविष्टि और कारण ज़रूर रखें, ताकि सदस्य को बताया जा सके। भुगतान कितने दिन में होना चाहिए? — मुझे कानून में इसकी कोई तय समय-सीमा नहीं मिली। यह संघ की व्यवस्था, उपविधि और समिति की नीति पर है। जो चक्र चुना जाए, उसे हर बार एक-सा रखें। पशु-आहार के उधार की वसूली कैसे हो? — उधार देते समय Dr सदस्य आदान प्राप्य; दूध-भुगतान के सेटलमेंट में उसी की कटौती (Cr सदस्य आदान प्राप्य)। कटौती का आधार उपविधि और समिति की नीति है। संघ के साथ मिलान क्यों ज़रूरी है? — ताकि समिति के भेजे दूध (मात्रा, गुणवत्ता) और संघ के भुगतान में अंतर समय पर पकड़ में आए। कितना शॉर्टेज स्वीकार्य है, इसकी कोई वैधानिक सीमा मुझे नहीं मिली। ऑडिटर दुग्ध समिति में क्या देखता है? — धारा 95(3) के अनुसार बही, वाउचर और संपत्ति तक उसकी खुली पहुँच है। व्यवहार में संग्रह रजिस्टर, दर-तालिका, सेटलमेंट-पत्रक, भुगतान-प्रमाण, उधार-आदान और संघ के मिलान का मेल देखा जाता है। अगर दुग्ध संघ का निर्धारित सॉफ़्टवेयर है तो? — तब संग्रह, दर और भुगतान की प्रविष्टियाँ उसी निर्धारित व्यवस्था के अनुसार करें। यह लेख उसकी जगह नहीं लेता; वह आपके अपने रिकॉर्ड और समझ के लिए है।

आख़िर में

दुग्ध समिति का भरोसा हर सदस्य के मन में एक सवाल पर टिका है: "मेरा दूध सही तौला गया, सही दर लगी, और पैसा पूरा आया?" जिस समिति के पास हर पाली की पर्ची, हर चक्र का सेटलमेंट-पत्रक और संघ से मिला हुआ हिसाब है, उसे इस सवाल से डर नहीं लगता। और जिस सचिव के पास यह सब एक ही जगह है, उसे महीने के अंत में हिसाब ढूँढना नहीं पड़ता।

✅ अपनी पात्र सहकारी समिति का खाता SahakarLekha पर शुरू करें: रजिस्टर करें और दूध-संग्रह, दर, किसान-सेटलमेंट, संघ-डिस्पैच और रजिस्टर एक ही बही में रखें। (दुग्ध संघ या PACS का निर्धारित सॉफ़्टवेयर/पोर्टल हो, तो पहले उसकी प्रक्रिया देखें।)

आगे पढ़ें: दुग्ध सहकारी समिति: हिसाब की बुनियाद · Amul और आणंद पैटर्न · मेम्बर डिविडेंड गाइड · वाउचर क्या है · बैंक समाधान (BRS)

📌 यह लेख सामान्य जानकारी के लिए है। किसी विशेष मामले में लागू अधिनियम, नियम, अधिसूचना, उपविधि, दुग्ध संघ के निर्देश या सक्षम प्राधिकारी के निर्देश को प्राथमिकता दी जानी चाहिए।

स्रोत

• The Haryana Co-operative Societies Act, 1984 (Haryana Act 22 of 1984, amended up to Oct 2007), सहकारिता मंत्रालय, भारत सरकार पर PDF: धाराएँ 28(4), 30 के परंतुक (दुग्ध समितियाँ), 95, 97(1)। पाठ डाउनलोड कर सीधे पढ़ा, 2 अक्टूबर 2026।
• हरियाणा सहकारिता विभाग: राज्य अधिनियम व नियम: अधिनियम/नियम के आधिकारिक स्रोत-पृष्ठ की पहचान के लिए।

📘 पद्धति नोट: उदाहरण, दरें, मात्राएँ और राशियाँ काल्पनिक हैं, किसी वास्तविक समिति, संघ या दर-तालिका की नहीं। वैधानिक प्रावधान ऊपर की सूची के पाठ से हैं; जहाँ पाठ में सीधा प्रावधान नहीं मिला (दर-तालिका, भुगतान-चक्र की समय-सीमा, दूध-भुगतान से कटौती का आधार, शॉर्टेज की सीमा), वहाँ लेख में साफ़ लिखा है। खरीद, सेटलमेंट और डिस्पैच की एंट्री लेखांकन की सामान्य प्रथा के अनुसार हैं, किसी संघ का निर्धारित प्रारूप नहीं; अपने दुग्ध संघ/ऑडिटर से पुष्टि करें। अधिनियम 2007 तक संशोधित पाठ है; बाद की किसी अधिसूचना को प्राथमिकता दें। SahakarLekha के फ़ीचर-विवरण पोर्टल के वर्तमान पन्नों (दूध संकलन, दुग्ध रेट चार्ट, किसान सेटलमेंट, दुग्ध आदान, दूध डिस्पैच, दुग्ध रजिस्टर, दुग्ध वितरण) और उनके लेखा-तर्क (दूध खरीद, देय दूध भुगतान, सदस्य आदान प्राप्य, संघ प्राप्य, दूध बिक्री-थोक के खाते) पर आधारित हैं।

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