अध्याय 6 — वाउचर प्रणाली: रसीद, भुगतान, जर्नल व कोंट्रा

इस अध्याय के बाद आप: चारों वाउचर प्रकार; आसान व विशेषज्ञ मोड; वाउचर नंबर सर्वर से कैसे आता है; अनुमोदन (Maker-Checker); edit, रद्द और रिवर्स का सही तरीका।

6.1 चार प्रकार — और यह फ़र्क क्यों ज़रूरी है

समिति का हर लेन-देन किसी न किसी वाउचर से बही में जाता है। वाउचर का प्रकार सिर्फ़ नाम नहीं है — इसी से रोकड़ बही, रसीद-भुगतान खाता (Receipts & Payments) और ऑडिट की जाँच तय होती है। गलत प्रकार चुना तो रकम सही होते हुए भी रिपोर्ट गलत बनती है।

ऐप यह नियम खुद भी जाँचता है: रसीद वाउचर में डेबिट खाता "हाथ में नकद" या कोई बैंक खाता होना चाहिए, भुगतान वाउचर में क्रेडिट खाता नकद/बैंक, और कोंट्रा में दोनों तरफ़ नकद/बैंक। समूह (group) खाते में सीधी एंट्री भी नहीं होती — हमेशा उसके नीचे का असली लेजर खाता चुनें।

6.2 कब कौन-सा

• सदस्य से शेयर पूँजी नकद मिली = रसीद
• कर्मचारी को वेतन नकद दिया = भुगतान
• साल के अंत में डेप्रिसिएशन, बकाया खर्च का प्रावधान = जर्नल
• नकद बैंक में जमा किया या बैंक से नकद निकाला = कोंट्रा

बिक्री, खरीद, वेतन, ऋण जैसे काम अपने-अपने पेज (बिक्री, खरीद, वेतन…) से करें — वहाँ से वाउचर अपने-आप बनता है और स्टॉक/बकाया भी साथ में ठीक रहता है।

6.3 ऐप में — आसान मोड

"वाउचर" पेज के ऊपर दो बटन हैं: "आसान" और "विशेषज्ञ"।

1. "आसान" चुनें। टाइलें दिखेंगी — ऊपर "बिल-वार निपटान (Against Reference)" ("ग्राहक से वसूली", "आपूर्तिकर्ता को भुगतान"), फिर "पैसा आया (रसीद)" और "पैसा गया (भुगतान)"।
2. रसीद में जैसे "सदस्य शेयर पूंजी", "प्रवेश शुल्क", "ब्याज मिला", "बैंक से नकद निकाला"; भुगतान में "वेतन दिया", "बिजली का बिल", "मरम्मत खर्च", "बैंक में नकद जमा", "लेखा परीक्षण शुल्क" आदि टाइलें हैं।
3. टाइल चुनते ही ऊपर Dr/Cr खाते लिखे दिखते हैं — खाते पहले से तय हैं। बैंक वाली टाइल में "बैंक खाता" चुनें।
4. तिथि, राशि भरें; "विवरण" (वैकल्पिक) लिखें; चाहें तो "सदस्य से लिंक करें (वैकल्पिक)"।
5. "सहेजें" दबाएँ। ऊपर हरी पट्टी में "वाउचर सफलतापूर्वक सहेजा गया:" के साथ नंबर दिखेगा।

6.4 ऐप में — विशेषज्ञ मोड

1. "विशेषज्ञ" चुनें। चार टैब: "रसीद" | "भुगतान" | "कोंट्रा" | "जर्नल"।
2. रसीद/भुगतान/जर्नल में कई पंक्तियाँ जोड़ सकते हैं — "डेबिट पंक्ति जोड़ें", "क्रेडिट पंक्ति जोड़ें"; हर पंक्ति में खाता और राशि।
3. नीचे Dr और Cr का योग दिखता है। बराबर हो तो "संतुलित", नहीं तो "अंतर"।
4. कोंट्रा टैब में बस "हस्तांतरण दिशा" (नकद → बैंक या बैंक → नकद), बैंक और राशि चुनें।

⚠️ Dr कुल ≠ Cr कुल हो तो ऐप वाउचर सहेजने नहीं देगा — "डेबिट और क्रेडिट का योग बराबर होना चाहिए"। पहले का अलग "संयुक्त वाउचर" पेज अब इसी विशेषज्ञ रूप में मिला दिया गया है (F4 दबाने पर सीधे कई पंक्तियों वाला जर्नल खुलता है)।

खाता सूची में न मिले — वहीं "+ नया खाता बनाएँ"

खाता चुनते समय खोजा गया नाम न मिले, तो सूची में "+ '…' नाम से नया खाता बनाएँ" दिखता है (सिर्फ़ उन भूमिकाओं को जिन्हें लेजर हेड पेज की अनुमति है)। छोटे फ़ॉर्म में पहले तय करें कि खाता किस तरह का है:

• सामान्य खाता — नाम, प्रकार (व्यय / आय / संपत्ति / देयता / पूँजी) और समूह ज़रूरी। प्रकार बाद में नहीं बदलता, इसलिए सोचकर चुनें।
• ग्राहक / आपूर्तिकर्ता — ग्राहक या आपूर्तिकर्ता का रिकॉर्ड और उसका खाता साथ बनते हैं (बिल-वार वसूली/भुगतान के लिए ज़रूरी); GSTIN भरने पर राज्य अपने-आप।
• बैंक खाता — "बैंक खाते" समूह में, बैंक बुक में भी दिखता है।

उसी नाम का खाता पहले से हो तो फ़ॉर्म उसे चुनने का बटन देता है। नया खाता cloud में सेव होने के बाद ही अपने-आप चुना जाता है (तब तक "बन रहा है…")। प्रारंभिक शेष ₹0 रहता है — वह ओपनिंग बैलेंस पेज पर भरें।

6.5 वाउचर नंबर — सर्वर से आता है

ऊपर दाईं ओर "वाउचर नं." का खाना होता है, जिसमें धुँधला सा अगला नंबर (जैसे RV/2026/27/012) दिखता है।

• इसे खाली छोड़ दें — यही सबसे सही तरीका है। सहेजते समय नंबर समिति के सर्वर से मिलता है — क्रम से, बिना बीच में छूटे। इसलिए दो कंप्यूटर पर दो लोग एक साथ एंट्री करें तब भी दोनों को एक जैसा नंबर नहीं मिलेगा।
• खाने में दिखा नंबर केवल अनुमान है; पक्का नंबर वही है जो सहेजने के बाद हरी पट्टी/सूची में दिखे।
• अपना नंबर लिखना हो तो लिख सकते हैं, पर पहले से मौजूद नंबर पर ऐप रोकेगा — "यह वाउचर नंबर पहले से मौजूद है"। अगर आपने भी इसी RV/2026/27/… ढाँचे में नंबर लिखा, तो आख़िरी अंक सर्वर अपनी अगली गिनती से बदल सकता है।

6.6 तिथि वित्त वर्ष से बाहर हो तो

चालू वर्ष (जैसे 2026-27 = 01-04-2026 से 31-03-2027) से बाहर की तिथि डालने पर ऐप चेतावनी देता है — "तिथि … वित्तीय वर्ष … से बाहर है" / "Date Outside Financial Year"। यह केवल चेतावनी है, वाउचर सहेज जाता है — इसलिए तिथि दोबारा देखें। हाँ, अगर वह अवधि लॉक है या FY-लॉक है तो एंट्री होगी ही नहीं।

6.7 अनुमोदन (Maker-Checker)

• एंट्री फ़ॉर्म में "अनुमोदन हेतु भेजें (Maker-Checker)" का निशान लगाने पर बटन भी "अनुमोदन हेतु भेजें" बन जाता है।
• Admin समिति सेटअप में "अनुमोदन नियम (Maker-Checker)" तय करता है: "हर manual वाउचर: चालू/बंद", "सीमा राशि ≥ (₹)" (इससे बड़ी रकम अपने-आप रुकेगी), और "ये वाउचर प्रकार हमेशा अनुमोदन चाहिए"। बिक्री/खरीद जैसे सिस्टम वाले वाउचर कभी नहीं रुकते।
• रुके वाउचर "वाउचर अनुमोदन" पेज (Admin) पर "लम्बित | स्वीकृत | अस्वीकृत" टैब में दिखते हैं। अस्वीकार करते समय कारण लिखना होता है।
• अपना ही बनाया वाउचर खुद स्वीकृत नहीं कर सकते — "स्व-अनुमोदन मना है"; किसी दूसरे अधिकृत व्यक्ति से कराएँ।

6.8 Edit, रद्द और रिवर्स

सूची ("सूची" बटन) में हर वाउचर के आगे बटन हैं: Voucher PDF, "संपादित करें", "रिवर्स करें (Reversal voucher बनेगा)", "वाउचर रद्द करें"।

रिवर्स करने पर उल्टी एंट्री वाला नया वाउचर आज की तिथि से बनता है ("Reversal of …")। जो वाउचर रिवर्स हो चुका, उसे न edit कर सकते, न रद्द। रद्द वाउचर सूची में "रद्द" फ़िल्टर से दिखता रहता है, पर हर रिपोर्ट से बाहर रहता है — नंबर सुरक्षित रहता है।

✅ हल किया हुआ उदाहरण — एक हफ़्ता, चारों प्रकार

ध्यान दें: #4 से समिति की आय या खर्च पर कोई असर नहीं — सिर्फ़ नकद घटा, बैंक बढ़ा।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर वाउचर क्रम देखते हैं — सर्वर-क्रमांक से नंबर लगातार रहते हैं। रद्द वाउचर कारण सहित दिखने चाहिए और परिणाम में शामिल नहीं होने चाहिए; बड़ी रकम पर Maker-Checker का प्रमाण (किसने बनाया, किसने स्वीकृत किया) अच्छी आंतरिक नियंत्रण व्यवस्था माना जाता है।

📘 सहकारी मानक

हर वाउचर पर तिथि, क्रमांक, खाते, राशि, विवरण और प्राधिकारी के हस्ताक्षर हों; Voucher PDF निकालकर मूल बिल के साथ फ़ाइल करें।

❓ FAQ

प्र. आसान या विशेषज्ञ? रोज़ के सीधे लेन-देन = आसान; कई खाते/जर्नल = विशेषज्ञ।

प्र. "वाउचर नं." खाली छोड़ सकते हैं? हाँ, और यही सलाह है — नंबर सर्वर देगा।

प्र. स्वीकृत वाउचर में गलती मिली? रिवर्स करें, फिर सही वाउचर बनाएँ।

प्र. अपना वाउचर खुद approve क्यों नहीं होता? Maker-Checker का मतलब ही दो अलग लोग हैं।

✏️ अभ्यास

1. सही प्रकार बताइए: बैंक से नकद निकाला; बिजली बिल; शेयर पूँजी; बकाया वेतन का प्रावधान।
2. ₹3,000 स्टेशनरी नकद खरीदी — कौन-सा वाउचर, Dr/Cr क्या?
3. कोंट्रा को रसीद बनाने से कौन-सी दो रिपोर्ट गलत होंगी?
4. रद्द और रिवर्स में तीन फ़र्क लिखिए।
5. "सीमा राशि ≥ ₹25,000" तय है — ₹40,000 का manual भुगतान वाउचर बनाने पर क्या होगा?

अंतिम अपडेट: 2026-10-09

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