अध्याय 13 — ट्रायल बैलेंस (Trial Balance)
इस अध्याय के बाद आप: ट्रायल बैलेंस खोलना व पढ़ना; ओपनिंग–लेन-देन–क्लोज़िंग कॉलम समझना; Dr = Cr का असली मतलब; NCDC दो-खंड प्रारूप; न मिलने पर कारण ढूँढना।
13.1 ट्रायल बैलेंस क्या है और क्यों
ट्रायल बैलेंस किसी तिथि पर सभी खातों के शेष की एक सूची है। दोहरी प्रविष्टि में हर Dr के बराबर Cr होता है, इसलिए सारे डेबिट शेषों का जोड़ = सारे क्रेडिट शेषों का जोड़। यह बराबरी बताती है कि हिसाब अंकगणित में ठीक है।
समिति के लिए यह सबसे ज़रूरी जाँच-पन्ना है: व्यापार खाता, आय-व्यय खाता और बैलेंस शीट — तीनों इसी के आँकड़ों से बनते हैं। ऑडिटर भी सबसे पहले ट्रायल बैलेंस माँगते हैं। अगर यही नहीं मिला, तो आगे की कोई रिपोर्ट भरोसेमंद नहीं।
पर याद रखें: Dr = Cr होने का मतलब यह नहीं कि हर एंट्री सही खाते में है। किराया गलती से मरम्मत में चला गया तो भी ट्रायल बैलेंस मिल जाएगा — इसे "सिद्धांत की त्रुटि" कहते हैं (अध्याय 33 देखें)।
13.2 ऐप में — खोलना
- मेनू में "रिपोर्ट" के अंदर "ट्रायल बैलेंस" खोलें।
- "दिनांक तक" में तिथि पहले से चालू वर्ष की 31 मार्च भरी आती है। किसी और दिन की स्थिति देखनी हो (जैसे 30 सितंबर), तिथि बदलें — रिपोर्ट तुरंत बदल जाती है।
- सबसे ऊपर हरा संदेश "ट्रायल बैलेंस संतुलित है" या लाल "ट्रायल बैलेंस असंतुलित है!" के साथ "अंतर: ₹…"। हरा संदेश सिर्फ़ यह बताता है कि कुल डेबिट = कुल क्रेडिट है — यह नहीं कि हर खाता सही है। जिन खातों का शेष उनकी सामान्य तरफ़ के उलट है (जैसे बैंक या नकद Cr में), वे नीचे पीले बॉक्स "असामान्य शेष" में नाम के साथ दिखते हैं; नाम पर क्लिक करके उसकी बही देखें।
- तालिका के कॉलम: "क्र.", "खाते का नाम", "ओपनिंग बैलेंस", डेबिट, क्रेडिट (इस वर्ष के लेन-देन), "क्लोज़िंग बैलेंस"। पिछले वर्ष का डेटा हो तो एक और कॉलम पिछले वर्ष के अंत का शेष ("डेटा से गणना (पिछले FY अंत)") दिखाता है।
- नीचे "कुल (समापन)" पंक्ति में "₹… Dr = ₹… Cr", और तीन कार्ड: "कुल डेबिट", "कुल क्रेडिट", "अंतर"।
- किसी खाते के नाम पर क्लिक करें ("खाता-बही खोलें") — उसका लेजर खुल जाता है।
- PDF, Excel, CSV बटन ऊपर हैं।
जिन खातों में न opening है न कोई लेन-देन, वे सूची में नहीं आते। रद्द वाउचर कभी नहीं गिने जाते।
13.3 "ओपनिंग बैलेंस" कॉलम — लगातार बही
सहकार लेखा की बही साल बदलने पर टूटती नहीं। इसलिए ओपनिंग कॉलम = समिति के सहकार लेखा पर आने के समय डाला गया शुरुआती शेष + पिछले सभी वर्षों के लेन-देन। यानी 31 मार्च 2026 का क्लोज़िंग अपने-आप 1 अप्रैल 2026 का ओपनिंग बनता है; डेबिट/क्रेडिट कॉलम में केवल चुने वर्ष के लेन-देन रहते हैं।
13.4 NCDC दो-खंड प्रारूप
ऐप ट्रायल बैलेंस को NCDC अनुलग्नक-I की तरह दो खंडों में दिखाता है:
- "खंड I — देयताएं एवं आय" — शेयर पूँजी, फंड, ऋण, लेनदार, बिक्री/आय (Cr स्वभाव वाले)
- "खंड II — संपत्ति एवं व्यय" — नकद, बैंक, स्टॉक, देनदार, खरीद/खर्च (Dr स्वभाव वाले)
हर खंड का "उप-योग" अलग दिखता है। संतुलन का नियम: कुल समापन डेबिट = कुल समापन क्रेडिट।
✅ हल किया हुआ उदाहरण
| खंड | खाता | क्लोज़िंग Dr (₹) | क्लोज़िंग Cr (₹) |
|---|---|---|---|
| I | शेयर पूँजी | 80,000 | |
| I | लेनदार (आपूर्तिकर्ता) | 16,000 | |
| I | बिक्री | 90,000 | |
| II | नकद | 11,000 | |
| II | बैंक | 50,000 | |
| II | देनदार | 15,000 | |
| II | फ़र्नीचर | 20,000 | |
| II | खरीद | 85,000 | |
| II | वेतन | 5,000 | |
| कुल | 1,86,000 | 1,86,000 |
खंड I उप-योग 1,86,000 Cr; खंड II उप-योग 1,86,000 Dr — दोनों बराबर, इसलिए "ट्रायल बैलेंस संतुलित है"।
13.5 जब न मिले — कारण कैसे ढूँढें
ऐप हर नया वाउचर तभी सहेजता है जब उसमें Dr = Cr हो। इसलिए नया असंतुलन लगभग हमेशा इन जगहों से आता है:
- ओपनिंग बैलेंस का Dr ≠ Cr — "ओपनिंग बैलेंस" पेज पर "अंतर" देखें (अध्याय 4)। यह सबसे आम कारण है।
- समूह खाते पर opening या एंट्री — ट्रायल बैलेंस में खाते के नीचे चेतावनी आती है: "⚠ ग्रुप खाते पर सीधी entry — Ledger Heads में इसे ledger बनाएँ"।
- बहुत पुराना वाउचर जो Dr = Cr का नियम लागू होने से पहले बना था।
बैलेंस शीट पेज असंतुलन पर संभावित कारण भी लिखकर बताता है — "Opening Dr ≠ Cr, अंतर" या "किसी voucher में Dr ≠ Cr, अंतर" — और ठीक करने की राह। ट्रायल बैलेंस पर सिर्फ़ कुल "अंतर" दिखता है।
💡 एक छोटी ट्रिक: अंतर किसी खाते के opening के बराबर हो, तो प्रायः वही opening दूसरी तरफ़ (Dr की जगह Cr) चढ़ा है या छूट गया है। अंतर 9 से पूरा कटे तो अंकों की अदला-बदली (जैसे 54 की जगह 45) की आशंका देखें।
13.6 ट्रायल बैलेंस से आगे
ट्रायल बैलेंस → व्यापार खाता → आय-व्यय खाता → बैलेंस शीट। इसीलिए महीने के अंत और ऑडिट से पहले सबसे पहले इसे मिलाएँ।
⚠️ आम गलतियाँ
| गलती | असर | बचाव |
|---|---|---|
| Dr = Cr को "सब सही" मानना | गलत खाते की एंट्री छुपी रहती | हर बड़े शेष को "क्या यह उचित है?" से देखें |
| "दिनांक तक" गलत वर्ष की | आँकड़े किसी और साल के | रिपोर्ट के शीर्ष पर तिथि जाँचें |
| opening अंतर अनदेखा | बैलेंस शीट भी नहीं मिलेगी | पहले opening Dr = Cr करें |
| समूह खाते की चेतावनी नज़रअंदाज़ | शेष गायब/गलत खंड | Ledger Heads में लेजर बनाएँ |
| नकद खाते का Cr शेष | असंभव स्थिति | नकद लेजर देखकर वाउचर सुधारें |
🔍 ऑडिट टिप्पणी
ऑडिटर ट्रायल बैलेंस के हर शेष को लेजर, बैंक विवरण, स्टॉक सूची और सदस्य रजिस्टर से मिलाते हैं। दो-खंड प्रारूप, ओपनिंग का पिछले वर्ष के अंकेक्षित आँकड़ों से मेल, और नकद/बैंक का कभी Cr न होना — ये तीनों पहले देखे जाते हैं।
📘 सहकारी मानक
ट्रायल बैलेंस NCDC/सहकारी प्रारूप में रखें; हर तिमाही का PDF फ़ाइल में लगाएँ।
📚 केस-स्टडी
एक समिति का ट्रायल बैलेंस ₹77,000 से नहीं मिल रहा था। "ओपनिंग बैलेंस" पेज पर "अंतर" भी ₹77,000 था — पिछले वर्ष का संचित लाभ (शुद्ध अधिशेष) opening में डालना छूट गया था। उसे Cr में डालते ही दोनों रिपोर्ट मिल गईं।
❓ FAQ
प्र. मिल गया तो सब सही? अंकगणित सही है; पर गलत खाते में सही राशि फिर भी हो सकती है।
प्र. कितनी बार देखें? हर महीने के अंत में और ऑडिट से पहले।
प्र. पिछले वर्ष का शेष अलग से डालना होगा? नहीं — लगातार बही से अपने-आप ओपनिंग कॉलम में आता है।
प्र. किसी खाते का ब्योरा कैसे देखूँ? खाते के नाम पर क्लिक करें — लेजर खुलेगा।
✏️ अभ्यास
- कुल Dr/Cr निकालिए: नकद 12,000; शेयर पूँजी 20,000; खरीद 15,000; बिक्री 18,000; लेनदार 5,000; देनदार 16,000। मिला?
- ट्रायल बैलेंस में अंतर हो तो कौन-से दो कारण सबसे पहले जाँचेंगे?
- ट्रायल बैलेंस किन तीन रिपोर्ट का आधार है?
- NCDC प्रारूप के दोनों खंडों के नाम और हर खंड के दो खाते लिखिए।
- सही/गलत: "ऐप ₹500 के अंतर वाला असंतुलित वाउचर भी सहेज लेता है।"
अंतिम अपडेट: 2026-10-08