अध्याय 14 — व्यापार खाता (Trading Account)

इस अध्याय के बाद आप: ग्रॉस प्रॉफ़िट; प्रारंभिक+खरीद−समापन; गतिविधि-वार ब्योरा; क्लोज़िंग स्टॉक का सही मूल्य।

14.1 व्यापार खाता क्या है और क्यों ज़रूरी

जो समिति माल ख़रीदकर बेचती है — खाद, बीज, कीटनाशक, राशन, उपभोक्ता सामान — उसके लिए साल के अंत में सबसे पहला सवाल होता है: "माल के धंधे में कितना बचा?" इसका जवाब व्यापार खाता देता है। इसका नतीजा ग्रॉस प्रॉफ़िट (सकल लाभ) या ग्रॉस लॉस (सकल हानि) कहलाता है।

सूत्र:

• ग्रॉस प्रॉफ़िट = (बिक्री + क्लोज़िंग स्टॉक) − (प्रारंभिक स्टॉक + खरीद + प्रत्यक्ष व्यय)
• यानी बिकी-माल-लागत = प्रारंभिक स्टॉक + खरीद + प्रत्यक्ष व्यय − क्लोज़िंग स्टॉक

सहकारी समिति के लिए यह इसलिए अहम है कि वेतन, किराया, ब्याज जैसे ख़र्च अलग रखने पर ही पता चलता है कि माल का कारोबार ख़ुद मुनाफ़े में है या नहीं। अगर ग्रॉस प्रॉफ़िट ही कम है तो समस्या ख़रीद-भाव, बिक्री-भाव या स्टॉक के नुक़सान में है — दफ़्तर के ख़र्च में नहीं।

💡 सेवा-समितियाँ (हाउसिंग, लेबर आदि) माल का व्यापार नहीं करतीं। सहकार लेखा में जिस समिति के लिए माल-बिक्री वाली सुविधा चालू नहीं है, उसके मेनू में "व्यापार खाता" दिखता ही नहीं, और उसकी बिक्री/खरीद जैसी मदें सीधे आमदनी-खर्च खाते में चली जाती हैं।

14.2 प्रारूप

व्यापार खाता दो तरफ़ का होता है — बाएँ नाम (Dr), दाएँ जमा (Cr)।

14.3 क्लोज़िंग स्टॉक — एक ही नियम, हर रिपोर्ट में

सबसे ज़्यादा गड़बड़ी क्लोज़िंग स्टॉक में होती है, इसलिए सहकार लेखा में इसका एक ही नियम है, जो व्यापार खाता, बैलेंस शीट और डैशबोर्ड — तीनों में एक जैसा लगता है:

1. हर स्टॉक आइटम की मात्रा उसकी असली ख़रीद, बिक्री, बिक्री वापसी और ख़रीद वापसी से निकलती है (आइटम पर लिखे पुराने "current stock" आँकड़े से नहीं)।
2. मूल्य वेटेड एवरेज लागत पर लगता है — बिक्री-भाव पर नहीं, और आइटम के "purchase rate" खाने पर भी नहीं (वह कभी 0 हो तो स्टॉक शून्य दिखने लगता था)।
3. जो माल सीधे स्टॉक खाते (3400 समूह) में डाला गया हो — जैसे सरकारी ख़रीद का गेहूँ — वह भी गिना जाता है, और वही रक़म नाम-पक्ष में "माल खरीद (स्टॉक में)" बनकर आती है, ताकि बिना बिका माल झूठा मुनाफ़ा न दिखाए।
4. साल-अंत पर क्लोज़िंग स्टॉक की जर्नल (Dr 3403 / Cr 5150) पोस्ट हो जाने के बाद स्टॉक खाते का बैलेंस ही क्लोज़िंग स्टॉक माना जाता है। 5150 को प्रत्यक्ष व्यय में नहीं गिना जाता, इसलिए दोहरी गिनती नहीं होती।

रिपोर्ट में सिर्फ़ चालू वाउचर गिने जाते हैं। रद्द या मिटाए गए (cancelled / soft-deleted) और अस्वीकृत (rejected) वाउचर कभी नहीं गिने जाते। अनुमोदन के लिए रुके (pending) वाउचर भी — "अनुमोदन नियम (Maker-Checker)" के किसी भी नियम से रुके हों — तब तक बाहर रहते हैं जब तक उन्हें मंज़ूरी न मिल जाए।

14.4 गतिविधि-वार व्यापार खाता

पेज के नीचे "गतिविधि-वार व्यापार खाता (NCDC अनुलग्नक V)" तालिका आती है: हर गतिविधि (उर्वरक, बीज, उपभोक्ता वस्तु, कीटनाशक, पशु आहार, सार्वजनिक वितरण, सरकारी ख़रीद…) की बिक्री, क्रय और सकल मार्जिन (= बिक्री − क्रय)। इसमें क्लोज़िंग स्टॉक का समायोजन नहीं होता, वह ऊपर वाले पूरे खाते में रहता है।

जो खरीद सामान्य Purchases (5101) में पड़ी है, वह "अनावंटित (सामान्य 5101 + प्रत्यक्ष व्यय)" में दिखती है। इसे ठीक करने के लिए Inventory में हर आइटम का "Purchase A/c" (और Sales A/c) उसकी गतिविधि वाले खाते पर सेट करें — फिर आगे की नई ख़रीद-बिक्री उसी खाते में जाएगी। ख़ाली छोड़ने पर बिक्री 4101 और ख़रीद 5101 में जाती है।

14.5 ऐप में

1. बाएँ मेनू में "रिपोर्ट" समूह खोलें और "व्यापार खाता" पर क्लिक करें।
2. ऊपर तीन कार्ड दिखते हैं: "कुल बिक्री", "कुल क्रय + प्रत्यक्ष व्यय" और "सकल लाभ (Gross Profit)" या "सकल हानि (Gross Loss)"।
3. नीचे दो कॉलम का खाता: "नाम (Dr)" में "प्रारंभिक स्टॉक", "क्रय", "प्रत्यक्ष व्यय", "सकल लाभ (आय-व्यय खाते में)"; "जमा (Cr)" में "बिक्री (Trading Income)", "अंतिम स्टॉक"। दोनों तरफ़ "कुल योग" बराबर होना चाहिए।
4. यह पेज चालू वित्तीय वर्ष (31 मार्च तक) का बनता है — इसमें तारीख़ चुनने का विकल्प नहीं है। अगले साल की तारीख़ वाले वाउचर इसमें नहीं आते।
5. "PDF" से डाउनलोड करें; जिन users को export की अनुमति है उन्हें "Excel" और "CSV" भी दिखते हैं। PDF की भाषा (English / हिंदी / दोनों) ऊपर header के भाषा-बटन में "रिपोर्ट PDF की भाषा" से चुनें (अध्याय 16 देखें)।
6. स्टॉक का ब्योरा जाँचने के लिए "क्लोज़िंग स्टॉक रिपोर्ट" और "स्टॉक वैल्यूएशन" देखें — दोनों उसी नियम से चलते हैं। क्लोज़िंग स्टॉक की एंट्री का पूरा तरीका: /cookbook/closing-stock।

✅ हल किया हुआ उदाहरण

किसान सेवा समिति, वित्तीय वर्ष के आँकड़े: प्रारंभिक स्टॉक ₹20,000; खाद-बीज की ख़रीद ₹1,50,000; ढुलाई ₹5,000; बिक्री ₹1,80,000 जिसमें से ₹4,000 का माल वापस आया (Credit Note से दर्ज); 31 मार्च को बचा माल लागत पर ₹30,000।

जाँच: बिकी-माल-लागत = 20,000 + 1,50,000 + 5,000 − 30,000 = 1,45,000; ग्रॉस प्रॉफ़िट = 1,76,000 − 1,45,000 = ₹31,000। ग्रॉस प्रॉफ़िट दर = 31,000 ÷ 1,76,000 × 100 ≈ 17.6%। यही ₹31,000 अगले अध्याय में आमदनी-खर्च खाते के आय-पक्ष में जाता है।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर पहले क्लोज़िंग स्टॉक की भौतिक गिनती (stock verification) को "क्लोज़िंग स्टॉक रिपोर्ट" से मिलाते हैं, फिर देखते हैं कि मूल्य लागत पर है, व्यापार खाते और बैलेंस शीट में वही रक़म है, और गतिविधि-वार मार्जिन में कोई अजीब उछाल (जैसे नकारात्मक मार्जिन) नहीं है। "अनावंटित" में बड़ी रक़म हो तो वजह पूछी जाती है।

📘 सहकारी मानक

व्यापारिक गतिविधि का सकल परिणाम अलग दिखाया जाता है, और क्लोज़िंग स्टॉक लागत या बाज़ार-मूल्य में जो कम हो उस पर (AS-2 का सिद्धांत)। ऐप लागत पर मूल्य लगाता है; अगर किसी माल का बाज़ार-भाव लागत से नीचे गिर गया हो (ख़राब/पुराना माल), तो उसका समायोजन CA/ऑडिटर की सलाह से जर्नल द्वारा करें।

📚 केस-स्टडी

एक समिति में पुराने import के बाद आइटम का purchase rate 0 रह गया था, तो पहले के तरीक़े में क्लोज़िंग स्टॉक ₹0 दिखा और ग्रॉस प्रॉफ़िट भारी घाटे में आया। अब मूल्य असली ख़रीद की वेटेड एवरेज लागत से लगता है, इसलिए वही माल सही मूल्य पर आया और बैलेंस शीट भी मिल गई।

❓ FAQ

प्र. हमारी समिति सिर्फ़ सेवा देती है, व्यापार खाता क्यों नहीं दिखता? माल-बिक्री वाली सुविधा न होने पर यह मेनू में नहीं आता; आपकी आय-ख़र्च सीधे आमदनी-खर्च खाते में दिखते हैं।

प्र. सकल हानि क्यों आई? बिक्री-भाव ख़रीद-भाव से कम, स्टॉक कम गिना गया, कोई बिक्री दर्ज ही नहीं हुई, या ख़रीद ग़लत खाते में गई। पहले स्टॉक रिपोर्ट और बिक्री रजिस्टर मिलाएँ।

प्र. क्या बीच साल की तारीख़ का व्यापार खाता बन सकता है? इस पेज पर तारीख़ नहीं चुनी जाती; यह चालू FY के 31 मार्च तक बनता है। बीच की तारीख़ की स्थिति के लिए बैलेंस शीट में "दिनांक तक" बदलें — वहाँ उसी तारीख़ तक का लाभ गिना जाता है।

प्र. रद्द किया गया बिक्री बिल रिपोर्ट में आएगा? नहीं, रद्द/मिटाए गए वाउचर किसी रिपोर्ट में नहीं गिने जाते।

✏️ अभ्यास

1. प्रारंभिक स्टॉक 10,000; ख़रीद 50,000; ढुलाई 2,000; क्लोज़िंग 15,000; बिक्री 70,000 — ग्रॉस प्रॉफ़िट निकालिए और Dr/Cr तालिका बनाइए।
2. क्लोज़िंग स्टॉक किस मूल्य पर लगता है, और ऐप उसकी मात्रा कहाँ से निकालता है?
3. "अनावंटित" पंक्ति में रक़म क्यों आती है और उसे कैसे ठीक करेंगे?
4. ₹5,000 का माल वापस आया — इसे कहाँ दर्ज करेंगे और व्यापार खाते पर क्या असर होगा?
5. सकल लाभ और शुद्ध लाभ (सरप्लस) में फ़र्क़ एक उदाहरण से समझाइए।

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

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