अध्याय 12 — डे बुक (Day Book) व लेजर (Ledger)

इस अध्याय के बाद आप: Day Book (रोजनामचा) पढ़ना; किसी खाते की बही व चालू शेष देखना; तिथि से छानना; ऑडिट ट्रेल में "किसने, कब, क्या बदला" खोजना।

12.1 Day Book क्या है और क्यों ज़रूरी

Day Book समिति की डायरी है — हर वाउचर तिथि के क्रम में, दिन-वार। पुराने रजिस्टर में इसे "रोजनामचा" कहते थे। सचिव/लेखाकार के लिए यह रोज़ का पहला पन्ना है: आज क्या-क्या दर्ज हुआ, कुछ छूटा तो नहीं, कोई एंट्री दो बार तो नहीं चढ़ गई।

लेजर (खाता-बही) उसी डेटा को खाते के हिसाब से दिखाता है — एक खाते (जैसे नकद, इफको, किराया) के सारे लेन-देन एक पन्ने पर, साथ में चालू शेष। Day Book "कब" बताता है, लेजर "किस खाते में कितना"।

दोनों रिपोर्ट अलग से कुछ नहीं जोड़तीं — वाउचर से अपने-आप बनती हैं। इसलिए बही में गलती दिखे तो बही नहीं, वाउचर सुधारा जाता है।

12.2 ऐप में — Day Book

बाएँ मेनू में "डे बुक" खोलें। पेज का शीर्षक "रोजनामचा" — "सभी लेनदेन का दिनवार विवरण"।
ऊपर चार कार्ड: "कुल रसीद", "कुल भुगतान", "कुल जर्नल", "कुल वाउचर"।
"दिनांक से" और "दिनांक तक" भरें, फिर "फ़िल्टर" दबाएँ। हटाने के लिए "रीसेट"। फ़िल्टर न लगाने पर पूरी सूची दिखती है।
दाईं ओर "नकद ओपनिंग बैलेंस" — चुनी अवधि से पहले का नकद शेष।
हर दिन का अलग खाना बनता है — उस दिन के वाउचर, नाम (Dr) और जमा (Cr) खाते, "दिन का योग", और दिन के अंत का नकद शेष। सबसे नीचे "कुल योग (सभी दिन)" और "अंतिम नकद शेष (Closing Cash Balance)"।
ज़रूरत हो तो किसी वाउचर पर "संपादित करें" से वहीं सुधार कर सकते हैं (वही नियम लागू जो वाउचर पेज पर — स्वीकृत/रिवर्स वाउचर edit नहीं होंगे)।
प्रिंट, PDF, Excel, CSV बटन ऊपर हैं।

रद्द वाउचर Day Book में नहीं गिने जाते। अनुमोदन के लिए रुके (लम्बित) वाउचर भी स्वीकृति तक यहाँ नहीं आते — चाहे वे "हर manual वाउचर" नियम से रुके हों या राशि-सीमा / वाउचर-प्रकार के नियम से।

12.3 ऐप में — लेजर

मेनू से "लेजर" खोलें ("लेजर - विस्तृत खाता विवरण")।
"खाता चुनें" से खाता चुनें; चाहें तो "से" / "तक" तिथि दें। "साफ करें" से तिथि हटती है।
पहली पंक्ति OB — "ओपनिंग बैलेंस" होती है: खाते का शुरुआती शेष + चुनी "से" तिथि से पहले के सारे लेन-देन।
फिर हर लेन-देन: तिथि, वाउचर नं., विवरण (narration के साथ सामने वाले खाते का नाम), डेबिट, क्रेडिट और "शेष" (Dr/Cr सहित)।
ट्रायल बैलेंस में किसी खाते के नाम पर क्लिक करें ("खाता-बही खोलें") — सीधे उसी खाते का लेजर खुलता है।

12.4 चालू शेष का अर्थ

खाता-प्रकार	सामान्य शेष	उल्टा शेष दिखे तो
नकद, बैंक, संपत्ति, खर्च	Dr	नकद Cr = खर्च नकद से ज़्यादा दर्ज — जाँचें
देनदारी, पूँजी, आय	Cr	लेनदार Dr = ज़्यादा भुगतान/अग्रिम
ग्राहक (देनदार)	Dr	Cr = अग्रिम मिला

12.5 पार्टी व सदस्य की बही

हर ग्राहक और आपूर्तिकर्ता का अपना लेजर खाता बनता है — लेजर में उसका नाम चुनकर बकाया देखें।
सदस्य का शेयर/लेन-देन विवरण "सदस्य विवरण" पेज पर मिलता है। वाउचर में "सदस्य से लिंक करें" चुनने पर वह एंट्री वहाँ भी दिखती है।

12.6 ऑडिट ट्रेल — "किसने, कब, क्या"

"ऑडिट ट्रेल" पेज ("विस्तृत ऑडिट ट्रेल") बताता है: किसने, कब, किस रिकॉर्ड में क्या किया — पहले → बाद और कारण के साथ। ऊपर "खोजें" में वाउचर नं., नाम या विवरण लिखकर ढूँढ सकते हैं; "से"/"तक" से अवधि छोटी करें। रद्द और रिवर्स भी कारण सहित यहीं दर्ज होते हैं।

✅ हल किया हुआ उदाहरण — नकद खाते का लेजर (अप्रैल)

तिथि	वाउचर	विवरण	Dr ₹	Cr ₹	शेष ₹
01/04	OB	ओपनिंग बैलेंस	10,000		10,000 Dr
05/04	RV/…/001	खाद बिक्री वसूली	6,000		16,000 Dr
10/04	PV/…/001	गोदाम किराया		5,000	11,000 Dr
15/04	CV/…/001	बैंक में जमा		8,000	3,000 Dr
20/04	RV/…/002	प्रवेश शुल्क	500		3,500 Dr
		योग	16,500	13,000	3,500 Dr

जाँच: 16,500 − 13,000 = 3,500 — यही Day Book का "अंतिम नकद शेष" भी होना चाहिए, और हाथ की गिनती भी।

⚠️ आम गलतियाँ

गलती	असर	बचाव
"दिनांक से/तक" भरकर "फ़िल्टर" न दबाना	पूरी सूची दिखती रहती है	फ़िल्टर दबाएँ, फिर पढ़ें
लेजर में "से" तिथि बीच की रखना	OB बदला लगता है	OB = उस तिथि से पहले का सब
बही में गलती पर नया उल्टा वाउचर बिना कारण	दोहरा सुधार	मूल वाउचर edit/रिवर्स करें
नकद शेष Cr आने पर ध्यान न देना	नकद-कमी छुपी	उसी दिन वाउचर जाँचें
शाखा चुनकर रिपोर्ट देखना और भूल जाना	कुल आँकड़े कम दिखते	"सभी शाखाएँ" देखें

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर Day Book से क्रम, लेजर से हर खाते का शेष और ऑडिट ट्रेल से बदलाव जाँचते हैं। नकद लेजर का अंतिम शेष, रोकड़ गिनती और Day Book का "अंतिम नकद शेष" — तीनों एक होने चाहिए; edit/रद्द का कारण हर बार दर्ज रहे।

📘 सहकारी मानक

Day Book व Ledger मूल लेखा रिकॉर्ड हैं — महीने के अंत में PDF निकालकर सुरक्षित रखें।

📚 केस-स्टडी

ऑडिटर ने "इस साल इफको को कुल कितना भुगतान?" पूछा। लेखाकार ने लेजर में इफको का खाता चुना, तिथि 01-04 से 31-03 दी — Dr कॉलम का योग तुरंत मिल गया; Excel निकालकर दे दिया।

❓ FAQ

प्र. Day Book और Ledger में फ़र्क? Day Book समय-क्रम में सब वाउचर; Ledger एक खाते के सब लेन-देन।

प्र. बही में सीधे बदलाव कर सकते हैं? नहीं — वाउचर सुधारें, बही अपने-आप बदलेगी।

प्र. Day Book में खाता या राशि से खोज? Day Book में केवल तिथि फ़िल्टर है; खाते के लिए लेजर, और वाउचर नं./नाम के लिए ऑडिट ट्रेल की "खोजें"।

प्र. रद्द वाउचर कहाँ दिखेगा? वाउचर पेज की सूची में "रद्द" फ़िल्टर से — Day Book/लेजर में नहीं।

✏️ अभ्यास

नकद लेजर: OB 8,000; रसीद 3,000; भुगतान 2,500; कोंट्रा (बैंक में) 4,000 — अंतिम शेष?
Day Book और Ledger में दो फ़र्क लिखिए।
आपूर्तिकर्ता के लेजर में Cr शेष क्या बताता है? Dr शेष क्या?
ऑडिट ट्रेल किन तीन सवालों का जवाब देता है?
लेजर में "से" तिथि 01-07 रखी तो OB पंक्ति में क्या-क्या जुड़ा होगा?

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

अपनी समिति का खाता डिजिटल कीजिए — रजिस्टर करें →