अध्याय 16 — बैलेंस शीट (Balance Sheet)

इस अध्याय के बाद आप: संपत्ति=देनदारी+कैपिटल; क्लोज़िंग स्टॉक की एकल गणना; डबल-काउंट से बचाव; पढ़ना।

16.1 बैलेंस शीट क्या है

बैलेंस शीट एक तारीख़ पर समिति की आर्थिक तस्वीर है — "आज की तारीख़ में समिति के पास क्या है और उस पर किसका कितना हक़ है।" एक तरफ़ संपत्तियाँ (नकद, बैंक, देनदार, स्टॉक, गोदाम, निवेश, दिए गए ऋण), दूसरी तरफ़ कैपिटल एवं लायबिलिटीज़ (शेयर पूँजी, रिज़र्व व फंड, सरप्लस, लेनदार, लिए गए ऋण, सदस्यों की जमा)। दोहरी प्रविष्टि के कारण दोनों तरफ़ का कुल हमेशा बराबर होता है:

संपत्तियाँ = कैपिटल + लायबिलिटीज़

आमदनी-खर्च खाता पूरे साल की कहानी है; बैलेंस शीट साल-अंत (या चुनी तारीख़) की स्थिति। समिति के लिए इसका मतलब है: सदस्यों का पैसा (शेयर + रिज़र्व) कितना मज़बूत है, बाहर का कर्ज़ कितना है, और पैसा कहाँ फँसा है — उधारी में, स्टॉक में या नकद में।

16.2 क्लोज़िंग स्टॉक — एक ही बार, एक ही नियम से

स्टॉक बैलेंस शीट में सबसे आसानी से दो बार गिना जा सकता है — एक बार इन्वेंट्री से और एक बार स्टॉक खाते (3400 समूह) से। सहकार लेखा में व्यापार खाता, बैलेंस शीट और डैशबोर्ड एक ही नियम से क्लोज़िंग स्टॉक निकालते हैं (अध्याय 14.3):

• साल-अंत की क्लोज़िंग स्टॉक जर्नल पोस्ट नहीं हुई और इन्वेंट्री में माल है → स्टॉक खाते की जगह एक पंक्ति आती है: "समापन माल (इन्वेंट्री + इस वर्ष स्टॉक खाते में आया माल)" — यानी आइटमों का वेटेड-एवरेज-लागत पर मूल्य, और इस साल सीधे स्टॉक खाते में डाला गया माल।
• जर्नल (Dr 3403 / Cr 5150) पोस्ट हो चुकी है → "समापन माल" समूह में स्टॉक खाते का बैलेंस ही दिखता है।

दोनों में से एक ही रास्ता लगता है, इसलिए स्टॉक दोबारा नहीं जुड़ता। यही रक़म व्यापार खाते के "अंतिम स्टॉक" में भी होती है। रद्द/मिटाए गए और अस्वीकृत वाउचर कहीं नहीं गिने जाते; "हर manual वाउचर: चालू" होने पर अनुमोदन के लिए रुके वाउचर भी मंज़ूरी तक बाहर रहते हैं।

16.3 कुछ और नियम जो ऐप अपने-आप लगाता है

• लाभ-हानि एक ही पंक्ति में: "संचय एवं अधिशेष" के अंदर "लाभ-हानि खाता (शेष)" = पिछला शेष + इस वर्ष का लाभ (CA की बैलेंस शीट के "Add: Net Profit" जैसा)। घाटा हो तो यही पंक्ति "घटाएँ: लाभ-हानि खाता (घाटा)" बनकर आती है। "पूर्ण विवरण" में इसका ब्योरा (पिछला शेष, इस वर्ष का लाभ/घाटा) दिखता है। रिज़र्व/शिक्षा फंड का पोस्ट किया गया आवंटन अपने-अपने फंड खाते में दिखता है।
• उल्टे बैलेंस वाली मद दूसरी तरफ़: कोई संपत्ति खाता Cr में चला जाए (जैसे बैंक ओवरड्राफ़्ट या आढ़ती से ज़्यादा मिला एडवांस) तो वह लायबिलिटी-पक्ष में दिखता है; कोई देनदारी Dr में हो तो संपत्ति-पक्ष में। दोनों कुल बराबर बदलते हैं, बैलेंस नहीं बिगड़ता।
• अचल संपत्ति उसकी किताबी क़ीमत पर — मूल लागत घटा अब तक का डेप्रिसिएशन — इसलिए डेप्रिसिएशन की जर्नल ज़रूरी है (/guide/depreciation)। "स्थायी संपत्तियाँ" में पहले लागत वाली पंक्तियाँ आती हैं, फिर "घटाएँ: संचित ह्रास …", और हेड का योग शुद्ध रक़म होता है।

16.4 ऐप में

1. मेनू "रिपोर्ट" → "बैलेंस शीट" खोलें (उप-शीर्षक: "बैलेंस शीट - वित्तीय स्थिति विवरण")।
2. "दिनांक तक" में तारीख़ अपने-आप FY का 31 मार्च होती है। कोई और तारीख़ चुनें तो "⚠ अंतरिम बैलेंस शीट" चेतावनी आती है और "FY अंत पर रीसेट" बटन से वापस 31 मार्च पर आ जाते हैं। चुनी तारीख़ तक के बैलेंस, उसी तारीख़ तक का सरप्लस और उसी तारीख़ तक का स्टॉक — तीनों एक ही तारीख़ से गिने जाते हैं, ताकि शीट मिले।
3. शीट CA की बैलेंस शीट जैसी है: "राशि" column में हर पंक्ति की रक़म, और हेड का योग हेड की आख़िरी पंक्ति पर "योग" column में। "सारांश" (शुरुआती) में हर उप-समूह (जैसे बैंक खाते, विविध देनदार) एक पंक्ति में आता है; "पूर्ण विवरण" में उसके खाते अलग "ब्योरा" column में दिखते हैं, ताकि किसी column में योग और उसके हिस्से साथ न आएँ। किसी खाते की पंक्ति पर क्लिक करने से उसका लेजर खुलता है। PDF और Excel भी यही पंक्तियाँ छापते हैं।
4. पिछले साल के कॉलम: पिछले FY का डेटा हो तो हर मद के सामने पिछले साल (31 मार्च) का आँकड़ा और "बदलाव" कॉलम (रक़म व %) आता है। साल के आगे * का मतलब है कि आँकड़ा डेटा से निकाला गया; नहीं तो सहेजा गया स्नैपशॉट।
5. नीचे "सत्यापन" बॉक्स: "कुल लायबिलिटीज़", "कुल संपत्तियां" और "✓ संतुलित" या "✗ असंतुलित"। असंतुलित होने पर ऐप वजह भी बताता है — ओपनिंग बैलेंस में कुल डेबिट ≠ कुल क्रेडिट (तब Society Setup → Opening Balances ठीक करें), किसी पुराने वाउचर में Dr ≠ Cr (ट्रायल बैलेंस पर भी यही अंतर दिखेगा), या समापन माल की पोस्टिंग।
6. "PDF" बटन: शीट असंतुलित हो तो PDF नहीं बनती — "बैलेंस शीट असंतुलित है" लाल संदेश अंतर की रक़म के साथ आता है। पहले अंतर ठीक करें। PDF उसी "सारांश / पूर्ण विवरण" स्तर पर बनती है जो स्क्रीन पर चुना है, और उसमें ऑडिटर प्रमाण-पत्र और हस्ताक्षर (ऑडिटर, सचिव, अध्यक्ष) की जगह होती है। Export अनुमति वालों को "Excel" और "CSV" भी मिलते हैं।
7. छोटी step-by-step मदद: /help/view-balance-sheet।

16.5 रिपोर्ट PDF हिंदी में या दोनों भाषाओं में

स्क्रीन की भाषा और PDF की भाषा अलग-अलग चुनी जाती हैं।

1. ऊपर header में भाषा वाला बटन ("हिंदी" / "English") दबाएँ।
2. मेनू में नीचे "रिपोर्ट PDF की भाषा" के तहत चुनें: "English" (शुरुआती), "हिंदी", या "हिंदी + English (दोनों)"।
3. अब जो भी रिपोर्ट PDF डाउनलोड होगी — बैलेंस शीट, आय-व्यय, व्यापार खाता, रसीद-भुगतान, ट्रायल बैलेंस, रजिस्टर आदि — उसके शीर्षक, कॉलम, हस्ताक्षर-पंक्तियाँ और ऑडिटर प्रमाण-पत्र चुनी भाषा में आएँगे। समिति का हिंदी नाम सेटअप में भरा हो तो वह भी। आँकड़े, तारीख़ें और नाम जैसे-के-तैसे रहते हैं।
4. यह चुनाव इसी browser में याद रहता है। जिस शब्द का हिंदी अनुवाद ऐप के पास नहीं है, वह English में ही छपता है — रिपोर्ट कभी ख़ाली नहीं होती।

⚠️ हिंदी शब्दावली प्रस्तुति के लिए है। रजिस्ट्रार या किसी वैधानिक जमा में देने से पहले शब्द अपने CA/सहकारिता विभाग से पक्के करें। ऑडिटर/रजिस्ट्रार के लिए "हिंदी + English (दोनों)" सबसे सुरक्षित है।

✅ हल किया हुआ उदाहरण

पिछले दो अध्यायों वाली समिति, 31 मार्च को (सरप्लस ₹13,500, क्लोज़िंग स्टॉक ₹30,000):

पढ़ना: सदस्यों का पैसा (शेयर + रिज़र्व + सरप्लस) ₹2,03,500, यानी कुल का क़रीब 74% — समिति बाहरी कर्ज़ पर कम निर्भर है। नकद + बैंक ₹75,000 है, जो रसीद-भुगतान खाते (अध्याय 17) के अंतिम शेष से मिलना चाहिए।

⚠️ आम गलतियाँ

🔍 ऑडिट टिप्पणी

ऑडिटर शीट का संतुलन, नकद-बैंक का कैश बुक व बैंक मिलान से मेल, स्टॉक का भौतिक सत्यापन और व्यापार खाते से मेल, देनदारों की पुष्टि, अचल संपत्ति रजिस्टर से मिलान और शेयर पूँजी का सदस्य-रजिस्टर से मिलान देखते हैं। पिछले साल के कॉलम में बड़े "बदलाव" का कारण लिखकर रखें।

📘 सहकारी मानक

सहकारी बैलेंस शीट में सदस्यों के फंड (शेयर पूँजी, रिज़र्व व अन्य फंड) और बाहरी देनदारियाँ अलग-अलग समूहों में दिखाई जाती हैं।

📚 केस-स्टडी

एक समिति की शीट ठीक ओपनिंग स्टॉक जितनी अधिक दिख रही थी — स्टॉक इन्वेंट्री और स्टॉक खाते दोनों से गिना जा रहा था। अब एक-नियम से स्टॉक एक ही जगह से आता है और "सत्यापन" बॉक्स में "✓ संतुलित" दिखा।

❓ FAQ

प्र. शीट नहीं मिल रही, क्या करें? "सत्यापन" बॉक्स की पंक्तियाँ पढ़ें — ऐप बताता है कि अंतर ओपनिंग बैलेंस में है, किसी पुराने वाउचर में या स्टॉक पोस्टिंग में। फिर /help/view-trial-balance से ट्रायल बैलेंस जाँचें।

प्र. क्या बीच साल की बैलेंस शीट बन सकती है? हाँ, "दिनांक तक" बदलें। वह "अंतरिम" होगी।

प्र. PDF बटन दबाने पर लाल संदेश क्यों आया? शीट असंतुलित है; अंतर ठीक होने तक PDF नहीं बनती।

प्र. PDF हिंदी में कैसे लूँ? Header भाषा-बटन → "रिपोर्ट PDF की भाषा" → "हिंदी" या "हिंदी + English (दोनों)"।

✏️ अभ्यास

1. संपत्ति: नकद 8,000; स्टॉक 12,000; देनदार 4,000; फ़र्नीचर 6,000। देनदारी+कैपिटल: शेयर पूँजी 15,000; लेनदार 6,000; सरप्लस ? — सरप्लस निकालिए और तालिका बनाइए।
2. बैंक खाते में ₹5,000 का ओवरड्राफ़्ट (Cr बैलेंस) है — शीट में कहाँ दिखेगा?
3. क्लोज़िंग स्टॉक जर्नल पोस्ट होने से पहले और बाद में शीट पर स्टॉक कैसे दिखता है?
4. "सारांश" और "पूर्ण विवरण" में क्या फ़र्क़ है, और ऑडिटर को कौन-सी PDF देंगे?
5. सही/ग़लत: "बैलेंस शीट पूरे साल की अवधि का विवरण है।"

अंतिम अपडेट: 2026-10-04

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